Żeby ocenić, czy prowadzone procesy rekrutacyjne są efektywne, konieczne jest ich właściwe mierzenie. Określenie konkretnego celu rekrutacji pozwala na ustalenie mierników, które pomogą w weryfikacji skuteczności podejmowanych działań. Jak określić KPI rekrutacji w zgodzie z charakterystyką prowadzonych projektów? Na jakie z nich zwracać szczególną uwagę? W tym artykule przygotowaliśmy listę 17 kluczowych wskaźników rekrutacji, o których warto pamiętać.
KPI w rekrutacji, co to takiego?
Zanim przejdziemy do wskaźników, które powinien znać i monitorować każdy ekspert HR, dwa słowa o tym, czym są KPI rekrutacji i co możemy zyskać, mając je pod kontrolą.
Wskaźniki efektywności rekrutacji to określone liczbowo efekty poszczególnych elementów lub etapów procesu, które pozwalają nie tylko kontrolować, ale przede wszystkim optymalizować rekrutacje w organizacji. Regularność i skrupulatność w monitorowaniu rekrutacyjnych KPI, pozwala zweryfikować, czy firma rzeczywiście zatrudnia właściwych ludzi i robi to w zoptymalizowany sposób.
Dowiedz się jak system ATS wpływa na efektywność rekrutacji.
Najważniejsze wskaźniki efektywności rekrutacji i jak je mierzyć
Poniżej przedstawiamy świetną ściągawkę najważniejszych wskaźników efektywności rekrutacji, które powinien rozważyć każdy specjalista HR planując swoje projekty.
1. Liczba aplikacji z poszczególnych źródeł
Dzięki monitorowaniu spływu aplikacji w podziale na kanały, w których zamieszczamy informację o prowadzonej rekrutacji, wiemy, w którym z nich ogłoszenie jest bardziej skuteczne. Tym samym dowiadujemy się, gdzie szukać naszej grupy docelowej. Ten KPI może różnić się w zależności od tego, na jakie stanowisko prowadzimy rekrutację. Przykładowo odzew na ofertę kierowaną do pracowników fizycznych może być większy na platformie X, a z kolei na kierowaną do specjalistów – na platformie Y. Znając wskaźnik skuteczności źródeł, wiemy w które rozwiązanie warto zainwestować czas i budżet przy kolejnym podobnym projekcie.
2. Koszt korzystania z różnych źródeł pozyskiwania aplikacji
Podobnie, jak w przypadku skuteczności pozyskiwania aplikacji z różnych źródeł, określa się opłacalność korzystania z nich. Dla każdego kanału dzielimy wydatki, jakie ponosimy przez liczbę osób, które zaaplikowały na nie i w ten sposób otrzymujemy koszt pozyskania kandydata z danego źródła. W ramach obliczeń możemy uwzględnić np.: koszty publikacji ogłoszenia czy kwotę wydaną na reklamę oferty.
3. Liczba przesłanych aplikacji w stosunku do odsłon ogłoszenia
Ten wskaźnik rekrutacji dotyczy przede wszystkim tych procesów, w których ogłoszenia pojawiają się w Internecie. Jeśli opublikowane przez nas ogłoszenie ma wiele odsłon, jednak spływ aplikacji jest znikomy, może to świadczyć o konieczności weryfikacji oferty. Znajomość tego miernika pozwala na szybkie wprowadzanie zmian, które mogą znacząco wpłynąć na zwiększenie spływu CV.
4. Czas trwania rekrutacji
Ten KPI odnosi się do czasu, jaki jest potrzebny na znalezienie właściwego kandydata na dane stanowisko od momentu opublikowania oferty. Znajomość tego miernika to znaczne ułatwienie, szczególnie we współpracy z biznesem. Wiedząc, ile czasu zajmuje obsadzenie danego stanowiska w organizacji, dział HR jest w stanie precyzyjnie oszacować, ile zajmie znalezienie nowego pracownika. Tym samym może przedstawić menedżerom konkretny plan działania, uwzględniający harmonogram czasowy.
5. Jakość aplikacji
Kolejnym, niezwykle ważnym wskaźnikiem efektywności rekrutacji jest jakość pozyskanych aplikacji. Pod pojęciem jakości, kryje się dopasowanie otrzymywanych aplikacji do profilu poszukiwanego pracownika. To, czy okażą się one jakościowe, zależy przede wszystkim od tego, jak została przygotowana treść oferty lub czy wybraliśmy właściwe miejsce na jej zamieszczenie.
6. Koszty rekrutacji pracownika
To innymi słowy wszystkie koszty, jakie ponosi pracodawca w ramach działań prowadzących do zatrudnienia pracownika. Są to np.:
- przygotowanie ogłoszenia,
- koszt publikacji ogłoszenia,
- wynagrodzenie rekrutera lub agencji rekrutacyjnej,
- koszt wykorzystania narzędzia do rekrutacji.
Kiedy jednocześnie prowadzimy więcej rekrutacji, warto posłużyć się prostym wzorem, który pozwoli na dokładne obliczenie kosztu:
7. Odsetek zaakceptowanych ofert pracy
Jest to wskaźnik, który porównuje liczbę kandydatów, którzy przyjęli ofertę podjęcia pracy, do wszystkich, którzy taką ofertę otrzymali. Aby utrzymać odsetek akceptacji ofert na wysokim poziomie, konieczne jest transparentne podejście do procesu. Kandydat powinien otrzymać jak najwcześniej możliwie najwięcej informacji, np. o zakresie obowiązków czy możliwym wynagrodzeniu.
8. Odsetek odrzuconych ofert pracy
Analogicznie do wskaźnika zaakceptowanych ofert porównujemy liczbę kandydatów, którzy ofertę odrzucili, do wszystkich, którzy ją otrzymali. Jeśli odsetek odrzuconych ofert utrzymuje się na wysokim poziomie, warto zastanowić się, co powinniśmy zmienić już na etapie ogłoszenia o pracę. Może to być np. informowanie o wysokości wynagrodzenia.
9. Ocena satysfakcji menedżerów
Jest to niezwykle istotny KPI w rekrutacji. Nowych pracowników rekrutuje się do poszczególnych zespołów, dlatego zadowolenie wewnętrznego klienta jest ważnym wskaźnikiem sukcesu. Prostym sposobem na zweryfikowanie satysfakcji biznesu jest przeprowadzenie krótkiej ankiety po okresie wdrożenia pracownika, kiedy menedżer miał już okazję bliżej poznać jego sposób pracy.
10. Candidate experience – czyli ocena satysfakcji kandydata
Nikt nie powie więcej o tym, jak z perspektywy odbiorcy wygląda proces rekrutacyjny, niż sami kandydaci 😊. Dlatego ważne w mierzeniu efektywności rekrutacji jest poznanie ich wrażenia. Z najnowszego raportu Candidate Experience jednak wynika, że zaledwie 17% badanych pracodawców minimum raz w roku pyta kandydatów o opinię nt. procesów rekrutacyjnych.
Aby dowiedzieć się, które elementy rekrutacji wymagają poprawy lub są jak najbardziej pożądane, warto przygotować krótką, anonimową ankietę. Warto badać nią zarówno kandydatów, którzy zakończyli rekrutację jako nowy pracownik organizacji, jak i tych, którzy zostali odrzuceni w trakcie procesu.
Dowiedz się jak zabłysnąć candidate experience prowadząc rekrutacje online.
11. Satysfakcja kandydata z podjętej pracy
Ten wskaźnik pozwala zweryfikować, czy sposób w jaki przedstawiona została kandydatowi perspektywa pracy na danym stanowisku realizuje się w rzeczywistości. Niska satysfakcja kandydata z pracy może wskazywać na to, że jego oczekiwania były rozbieżne z realnymi wymaganiami na danym stanowisku. Co z kolei może sugerować, że opis obowiązków, jaki został mu przedstawiony był niepełny lub nieodpowiednio zaprezentowany. Już na etapie rozmów warto przedstawić zarówno pozytywne aspekty wykonywania konkretnej pracy, jak i te negatywne. Dzięki temu kandydat z pełną świadomością wad i zalet może podjąć decyzję o podjęciu pracy.
12. Jakość zatrudnienia
Podstawą weryfikacji tego KPI jest dokonywanie np. ocen okresowych nowego pracownika w trakcie pierwszego roku jego pracy. Kandydaci, którzy otrzymują od swoich przełożonych i współpracowników dobre oceny świadczą o udanej rekrutacji 😊 Aby obliczyć wskaźnik sukcesu rekrutacji należy podzielić liczbę pracowników, którzy osiągają dobre wyniki przez całkowitą liczbę zatrudnionych kandydatów.
13. Koszt osiągnięcia optymalnego poziomu produktywności
Koszt osiągnięcia optymalnego poziomu produktywności to miernik efektywności rekrutacji, który określa całkowity koszt, jaki ponosi pracodawca w związku z przygotowaniem nowego pracownika do wykonywania pracy. Zawierają się w nim m.in.:
- koszt wdrożenia,
- koszt wszystkich niezbędnych szkoleń,
- wynagrodzenie przełożonych i współpracowników zaangażowanych w szkolenie,
- wynagrodzenie nowego pracownika .
14. Czas do osiągnięcia pełnej produktywności
Kolejny wskaźnik, który pomaga w zbadaniu efektywności rekrutacji to czas, jaki upływa od momentu zatrudnienia pracownika, do chwili kiedy osiąga optymalny poziom produktywności. Upraszczając – wskaźnik ten mierzy, ile potrzeba czasu, aby nowi pracownicy pracowali sprawniej, produktywniej i samodzielniej.
15. Współczynnik rotacji wśród nowych pracowników
Kolejnym dobrym KPI w rekrutacji jest wskaźnik rotacji. Pokazuje on stosunek liczby pracowników, którzy zrezygnowali z pracy w organizacji w ciągu roku do średniej rocznej liczby pracowników zatrudnionych w tym czasie. Nowi pracownicy, którzy odchodzą w trakcie pierwszego roku swojej pracy to duży koszt dla firmy. Decyzja o rezygnacji może mieć dwie przyczyny:
- rozwiązanie umowy przez pracownika – np. spowodowane niewłaściwym dopasowaniem do zespołu lub rozbieżnością między rzeczywistością, a oczekiwanym zakresem pracy i obowiązków na danym stanowisku,
- rozwiązanie umowy przez pracodawcę – wiąże się np. z „nietrafioną” rekrutacją, czyli błędnym dopasowaniem profilu kandydata do stanowiska, kiedy to nowy pracownik nie spełnia oczekiwań biznesu w pełnieniu określonej funkcji.
16. Koszty rotacji
Analogicznie jak w przypadku kosztów zatrudnienia pracownika, są to wszystkie koszty jakie ponosi organizacja wiążące się nie tylko z odejściem, ale i zastąpieniem pracownika. Zalicza się do nich:
- koszty procesów związanych z odejściem pracownika, jak np. exit interview, pensja działu kadr itd.,
- straty finansowe, które w wyniku nieefektywnej pracy nowego pracownika poniosła organizacja,
- całość kosztów zatrudnienia,
- koszty onboardingu.
17. Skuteczność lejka rekrutacyjnego
Proces rekrutacji można opisać jako lejek, który rozpoczyna się od potrzeby wewnątrz organizacji, a kończy się podpisaniem umowy z nowym pracownikiem. Mierzenie efektywności na poszczególnych etapach lejka pozwala na dokładną ocenę skuteczności rekrutacji. Warto więc stale badać i monitorować, jak zachowują się w nim kandydaci.
Przepływ kandydatów między poszczególnymi etapami lejka rekrutacji można monitorować w eRecruiter. Po wykonaniu analizy danych dostępnych w module Dane do analizy rekruter może sprawdzić, ilu kandydatów było na danym etapie, a także ile czasu upłynęło pomiędzy przejściem na kolejne stopnie lejka.
Podsumowanie
Mierniki opisane powyżej to przykłady tego, co warto mierzyć, chcąc usprawniać rekrutacje w organizacji. Nie każdy z nich będzie pasował do aktualnie prowadzonych procesów. Pamiętajmy, że kluczem do właściwego mierzenia i określania skuteczności rekrutacji, jest właściwy dobór mierników oparty o odpowiedzi na pytania: „po co mierzyć?” i „jak mierzyć?”. Przed wyborem wskaźników, które chcemy monitorować, ważne jest określenie celów, do których będziemy dążyć.
Efektywne zarządzanie procesami rekrutacyjnymi, szczególnie przy dużym zapotrzebowaniu na nowych pracowników jest nie lada wyzwaniem. Aby zapanować nad wszystkimi procesami i jednocześnie dbać o ich efektywność niezbędne są: odpowiednio opisane procedury działania, dobrze dobrane narzędzia wspierające codzienną pracę jak system ATS, a także stałe monitorowanie kluczowych wskaźników. Obecność tych 3 elementów w codziennej pracy zespołów HR to pierwszy, ogromny krok do efektywnych procesów rekrutacyjnych.
