Największym atutem każdej organizacji są jej pracownicy. To właśnie oni decydują o sile i konkurencyjności firmy. Prawidłowo zorganizowana rekrutacja odgrywa kluczową rolę w pozyskiwaniu wartościowych kandydatów. W dobie nowoczesnych technologii pracodawcy mają do dyspozycji narzędzia, które usprawniają i automatyzują procesy rekrutacyjne. Jednym z takich narzędzi jest system ATS, który znacząco poprawia efektywność i organizację poszczególnych etapów rekrutacji. Chcesz dowiedzieć się, czym są i jak działają systemy ATS? Przeczytaj nasz artykuł.
Czym jest system ATS?
System ATS (Applicant Tracking System) to zaawansowane oprogramowanie przeznaczone do zarządzania procesami rekrutacyjnymi w firmach, instytucjach państwowych oraz organizacjach pożytku publicznego. Jego głównym celem jest optymalizacja procesów pozyskiwania kandydatów oraz redukcja kosztów związanych z rekrutacją. Wyższa skuteczność procesów rekrutacyjnych osiągana jest poprzez automatyzację zadań, które bez tego systemu musiałyby być wykonywane ręcznie.
Dzięki ATS firmy mogą szybciej i bardziej precyzyjnie zarządzać aplikacjami kandydatów. System śledzenia aplikacji umożliwia sprawne przetwarzanie dużej liczby zgłoszeń, ich sortowanie oraz filtrowanie. Dzięki temu znacząco skraca czas potrzebny na znalezienie odpowiednich osób na dane stanowisko. System do rekrutacji automatyzuje także komunikację z kandydatami, wysyłając im automatyczne potwierdzenia otrzymania aplikacji oraz informacje o etapach rekrutacji.
Na jakiej zasadzie działa system ATS?
System śledzenia aplikacji automatycznie zbiera i przechowuje aplikacje kandydatów w swojej bazie danych. Użytkownicy systemu dzięki zaawansowanym algorytmom mogą za jego pomocą wyłonić kandydatów, którzy najlepiej spełniają określone kryteria. System śledzenia aplikacji sprawnie analizuje przesłane zgłoszenia, porównując je z kryteriami wyszukiwania. Applicant Tracking System oferuje również zaawansowane narzędzia do analizy i raportowania. Osoby odpowiedzialne za rekrutację pracowników mogą za jego pośrednictwem łatwo generować raporty, wykresy i zestawienia dotyczące efektywności procesu rekrutacji.
System ATS umożliwia działom HR tworzenie z jednego miejsca profesjonalnych ogłoszeń rekrutacyjnych oraz publikowanie ich na różnych platformach, takich jak OLX czy Pracuj.pl lub na własnej firmowej stronie internetowej. To rozwiązanie poszerza zasięg ogłoszeń rekrutacyjnych, a tym samym zwiększa szanse na dotarcie do większej liczby potencjalnych kandydatów. System rekrutacyjny ATS dba również o wizerunek pracodawcy. Oprogramowanie wysyła do kandydatów automatyczne powiadomienia o przyjęciu aplikacji, informuje o kolejnych etapach rekrutacji, a także wysyła spersonalizowane wiadomości e-mail. System ATS poprawia doświadczenia kandydatów, upraszczając proces aplikowania o pracę i czyniąc go bardziej transparentnym.
Warto podkreślić, że systemy rekrutacyjne ATS stosują najnowocześniejsze zabezpieczenia, gwarantujące pełną ochronę danych osobowych kandydatów. Dzięki temu informacje zgromadzone w systemie są skutecznie chronione przed wyciekiem oraz przetwarzane zgodnie z przepisami RODO.
Dzięki integracji systemów rekrutacyjnych ATS ze sztuczną inteligencją praca działu HR jest szybsza i wydajniejsza. Za pomocą np. Chata GPT możliwe jest wygenerowanie treści ogłoszenia o pracę lub pytań rekrutacyjnych. Niektóre systemy ATS mają także wbudowaną sztuczną inteligencję, opartą na własnych algorytmach. Dzięki temu potrafią m.in. porównywać aplikacje z treścią ogłoszenia i tym samym podpowiadać, na których kandydatów szczególnie warto zwrócić uwagę. Oprogramowanie ATS jest narzędziem, które sprawia, że proces rekrutacyjny przebiega sprawniej i efektywniej.
Wolisz słuchać niż czytać? Systemom ATS poświęciliśmy również odcinek naszego podcastu.
Funkcjonalność systemu ATS
System ATS (Applicant Tracking System) to zaawansowane narzędzie, które wspomaga proces rekrutacji poprzez automatyzację i usprawnienie wielu czynności związanych z zarządzaniem procesem rekrutacji. Funkcjonalność systemu ATS obejmuje szeroki zakres możliwości, które znacząco ułatwiają pracę działów HR.
Przede wszystkim, system ATS umożliwia zbieranie i organizowanie aplikacji kandydatów w jednym miejscu. Dzięki temu, rekruterzy mogą łatwo przeglądać i zarządzać zgłoszeniami, co znacząco przyspiesza etapy rekrutacji. System oferuje również zaawansowane funkcje filtrowania i sortowania aplikacji na podstawie określonych kryteriów, co pozwala na szybkie wyłonienie najbardziej dopasowanych kandydatów na podstawie ich umiejętności, doświadczenia i innych parametrów.
Kolejną kluczową funkcją jest śledzenie postępów kandydatów w całym procesie rekrutacji. System ATS umożliwia monitorowanie, na jakim etapie rekrutacji znajduje się każdy kandydat, co ułatwia zarządzanie procesem rekrutacji i zapewnia jego płynność od początku do końca. Dodatkowo, system automatyzuje komunikację z kandydatami poprzez wysyłanie automatycznych powiadomień i wiadomości e-mail, co poprawia doświadczenia kandydatów i zwiększa ich zaangażowanie.
System ATS integruje się również z innymi systemami HR, takimi jak systemy zarządzania talentami (TMS) czy systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS). Dzięki temu, wszystkie dane dotyczące rekrutacji są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie procesem rekrutacji. System umożliwia także tworzenie bazy kandydatów i zarządzanie nią, co daje możliwość szybkiego wyszukiwania i kontaktowania się z potencjalnymi kandydatami przy prowadzeniu przyszłych projektów rekrutacyjnych.
Dostęp do kluczowych funkcji, takich jak oceny kandydatów i zarządzanie projektami rekrutacyjnymi, sprawia, że system ATS eRecruiter jest nieocenionym narzędziem w procesie rekrutacji. Dzięki niemu, firmy mogą efektywnie zarządzać całym procesem rekrutacji, co przekłada się na lepsze wyniki i większą satysfakcję zarówno rekruterów, jak i kandydatów.
wyszukiwanie kandydatów w ATS eRecruiter
Jak uargumentować konieczność wprowadzenia systemu rekrutacyjnego?
Choć same działy HR na ogół szybko zauważają, że proces rekrutacji pracowników wymaga przebudowy i odpowiednich narzędzi, potrzebę inwestycji w system ATS trzeba odpowiednio przedstawić zarządowi firmy. W tej części tekstu postaramy się podpowiedzieć, jak ją odpowiednio uargumentować.
Oczywiście należy zacząć od krótkiego opisania systemów ATS, ale najważniejsze będą tutaj praktyczne aspekty wprowadzenia zautomatyzowanego systemu rekrutacyjnego i odniesienie ich do konkretnych potrzeb danej firmy. Poniżej przedstawiamy przykładową argumentację opartą na podstawowych funkcjach dostępnych w systemach rekrutacyjnych.
Oszczędność czasu i odciążenie zespołu HR
Każdy, kto pracuje w dziale HR, wie, ile czasu poświęca się na selekcję kandydatów – konstruowanie formularzy aplikacyjnych, tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych, przeglądanie setek CV, odpowiadanie na zgłoszenia i organizowanie rozmów rekrutacyjnych. ATS umożliwia automatyzację tych zadań – system sam przefiltruje zgłoszenia na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów, wyśle potwierdzenia odbioru aplikacji oraz poinformuje kandydatów o kolejnych etapach procesu. To nie tylko odciąży nasz zespół, ale także pozwoli mu skupić się na bardziej strategicznych działaniach w ramach projektu rekrutacyjnego, jak rozmowy z najlepszymi kandydatami czy budowanie relacji.
Dokładniejsze dopasowanie kandydatów
Nie ma nic gorszego niż zatrudnienie osoby, która po krótkim czasie okazuje się nieodpowiednia na dane stanowisko. ATS, dzięki zaawansowanym algorytmom, jest w stanie dokładniej dopasować kandydatów do wymagań stanowiska, analizując ich doświadczenie, kwalifikacje czy umiejętności. Oznacza to, że już na wczesnym etapie rekrutacji system podpowie nam, które osoby warto zaprosić na rozmowę, co z kolei zwiększa szanse na zatrudnienie właściwego kandydata za pierwszym podejściem i znacznie upraszcza pozyskiwanie kandydatów.
Lepsze doświadczenia kandydatów
Rekrutacja to nie tylko wybór najlepszych osób, ale także budowanie wizerunku naszej firmy. Proces rekrutacyjny, który jest chaotyczny, długi i pozbawiony komunikacji, może odstraszyć potencjalnych kandydatów, nawet tych najbardziej utalentowanych. ATS dba o komunikację – automatycznie wysyła informacje zwrotne, informuje o postępach, a nawet personalizuje wiadomości. Kandydaci czują się docenieni, a przez to są bardziej zaangażowani, co wpływa pozytywnie na ich opinię o naszej firmie, nawet jeśli finalnie nie zostaną zatrudnieni.
Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych
W dobie RODO ochrona danych osobowych w procesach rekrutacyjnych to podstawa. ATS nie tylko zapewnia bezpieczne przechowywanie danych kandydatów, ale także automatycznie zarządza zgodami na ich przetwarzanie. Dzięki temu mamy pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z przepisami prawa, a dane naszych kandydatów są odpowiednio chronione i nie będą miały w nie wglądu osoby niepowołane.
Raportowanie i lepsza analiza procesu rekrutacji
Jednym z największych wyzwań, z jakimi spotykamy się w dziale HR, jest ocena efektywności naszych działań rekrutacyjnych. ATS pozwala generować raporty, które pokazują nam m.in., ilu kandydatów złożyło aplikacje, jak szybko przebiega proces rekrutacyjny czy jakie źródła aplikacji są najskuteczniejsze. Te dane są kluczowe, gdy chcemy nie tylko lepiej zarządzać rekrutacją, ale także zoptymalizować koszty i czas potrzebny na zatrudnienie nowych pracowników. Dane tego typu są nieocenione przy kolejnych projektach rekrutacyjnych, pozwalając na optymalizację rekrutacji, np. przez wysyłanie ogłoszeń rekrutacyjnych wyłącznie do najlepszych źródeł kandydatów.
Potencjalne oszczędności i korzyści finansowe
Automatyzacja procesów rekrutacyjnych nie tylko skraca czas zatrudniania nowego pracownika, ale także pozwala zaoszczędzić na kosztach związanych z pracą ręczną, administracją oraz zarządzaniem aplikacjami. ATS umożliwia szybsze dotarcie do odpowiednich kandydatów, co redukuje koszty zatrudnienia niewłaściwych osób oraz skraca czas, w którym wakat pozostaje nieobsadzony.
Co więcej, dzięki automatyzacji i centralizacji danych, możliwe jest lepsze zarządzanie budżetem rekrutacyjnym. Ułatwiona analiza wydajności procesów rekrutacyjnych pozwala na efektywniejsze alokowanie środków w trwających i przyszłych kampaniach rekrutacyjnych i ograniczenie niepotrzebnych wydatków.
Więcej o wpływie automatyzacji na pracę działów HR możesz przeczytać tutaj.
Prezentacja systemu ATS eRecruiter
Dla lepszego zobrazowania funkcji, jakie ma do zaoferowania system zarządzania procesem rekrutacji od eRecruiter, przedstawiamy krótki filmik, który zaprezentuje go w praktyce:
Jakie są zalety wdrożenia systemy ATS do procesów rekrutacyjnych w firmie?
Systemy ATS (Applicant Tracking System) oferują szeroką gamę korzyści, które w dłuższej perspektywie mogą znacząco wpłynąć na poprawę funkcjonowania działu HR i całej organizacji. Dzięki automatyzacji procesów rekrutacyjnych, firmy mogą usprawnić zarządzanie aplikacjami, zwiększyć efektywność działań oraz zredukować koszty. Oto przegląd najważniejszych zalet wdrożenia systemu ATS.
Automatyzacja powtarzalnych zadań i oszczędność czasu
Automatyzacja rutynowych czynności, takich jak przeglądanie CV, planowanie rozmów kwalifikacyjnych czy odpowiadanie kandydatom, pozwala działowi HR oszczędzić wiele godzin pracy. Tradycyjnie, przetwarzanie dużych ilości aplikacji wymaga znacznych zasobów ludzkich i czasowych. ATS automatycznie segreguje i analizuje aplikacje, filtrując kandydatów zgodnie z wcześniej ustalonymi kryteriami, co znacząco przyspiesza ten proces. W konsekwencji, pracownicy HR mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, takich jak przeprowadzanie rozmów z najbardziej obiecującymi kandydatami czy budowanie strategii rekrutacyjnych.
Warto również podkreślić, że systemy ATS mogą zautomatyzować komunikację z kandydatami – wysyłając automatyczne potwierdzenia otrzymania aplikacji, informując o kolejnych etapach procesu, a nawet wysyłając odrzucenia. Dzięki temu rekruterzy nie muszą poświęcać czasu na manualne zarządzanie komunikacją, a jednocześnie proces staje się bardziej przejrzysty i profesjonalny z perspektywy kandydata.
Optymalizacja kosztów rekrutacji
Zautomatyzowanie kluczowych procesów rekrutacyjnych nie tylko skraca czas pracy personelu, ale również zmniejsza koszty związane z administracją rekrutacyjną. Procesy takie jak selekcja kandydatów czy zarządzanie bazą danych mogą być realizowane szybciej i przy mniejszym zaangażowaniu zasobów ludzkich. Co więcej, skrócenie czasu zatrudniania odpowiednich osób redukuje koszty związane z utrzymywaniem wakatów w firmie, które mogą negatywnie wpływać na wydajność operacyjną.
Dodatkowo, ATS minimalizuje ryzyko zatrudnienia niewłaściwych kandydatów, co może generować koszty związane z koniecznością przeprowadzenia ponownej rekrutacji. Trafne dopasowanie kandydatów do stanowisk dzięki ATS przyczynia się do większej satysfakcji pracowników oraz zmniejsza rotację, co również wpływa na redukcję kosztów.
System rekrutacyjny ATS może być stosowany zarówno w rekrutacjach zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o różnicach w ich przebiegu i zastosowaniu, sprawdź nasz artykuł – Rekrutacja zewnętrzna vs. rekrutacja wewnętrzna.
Centralizacja i uporządkowanie danych
Jednym z głównych wyzwań w tradycyjnej rekrutacji jest zarządzanie dużą ilością danych kandydatów w różnych formatach i lokalizacjach. ATS rozwiązuje ten problem, centralizując wszystkie aplikacje w jednym miejscu i organizując je w łatwo dostępny sposób. Dane kandydatów są przechowywane w zorganizowanej formie, co umożliwia szybkie ich wyszukiwanie i analizę.
Uporządkowane archiwum aplikacji sprawia, że rekruterzy mają stały dostęp do bazy talentów, co jest szczególnie przydatne, gdy poszukują kandydatów na nowe stanowiska w firmie. Możliwość łatwego przeszukiwania tych danych pozwala firmom na szybkie reagowanie na potrzeby rekrutacyjne, bez konieczności zaczynania każdego procesu od zera.
Lepsza komunikacja i współpraca wewnętrzna
ATS nie tylko usprawnia procesy zarządzania danymi kandydatów, ale także poprawia wymianę informacji między zespołami. System ten umożliwia płynną komunikację między działem HR a menedżerami odpowiedzialnymi za rekrutację. Rekruterzy mogą w prosty sposób dzielić się informacjami o kandydacie, opiniami na temat jego kwalifikacji oraz etapem, na jakim znajduje się w procesie. Dzięki temu wszyscy zaangażowani w rekrutację mają dostęp do tych samych informacji, co przyspiesza podejmowanie decyzji i eliminuje niepotrzebne opóźnienia.
ATS umożliwia również generowanie raportów i analiz na temat skuteczności procesów rekrutacyjnych. Takie narzędzia pozwalają na identyfikację obszarów do poprawy, co w dłuższej perspektywie może przyczynić się do zwiększenia efektywności działań HR i lepszego zarządzania budżetem rekrutacyjnym.
Poprawa doświadczenia kandydatów (Candidate Experience)
W dzisiejszym konkurencyjnym rynku pracy, doświadczenia kandydatów odgrywają kluczową rolę w budowaniu wizerunku firmy. ATS umożliwia stworzenie przejrzystego, zorganizowanego i profesjonalnego procesu rekrutacyjnego, który pozytywnie wpływa na postrzeganie firmy przez kandydatów. Możliwość automatycznego informowania kandydatów o statusie ich aplikacji, czy wysyłania spersonalizowanych wiadomości, zwiększa zaangażowanie i buduje relację z potencjalnymi pracownikami.
Ponadto, system ATS pozwala na łatwiejsze i bardziej intuicyjne aplikowanie na stanowiska, co zmniejsza barierę wejścia dla kandydatów. Proces staje się szybszy i bardziej przyjazny, co z kolei zwiększa szanse na przyciągnięcie najlepszych talentów.
Sprawdź nasz raport na temat Candidate Experience w Polsce.
profil kandydata w systemie eRecruiter
Wyzwania związane z wdrożeniem ATS
Wdrożenie nowego systemu informatycznego, takiego jak ATS, wiąże się z pewnymi wyzwaniami, które mogą wpłynąć na sposób, w jaki firma adaptuje się do nowego narzędzia. Chociaż system ATS przynosi liczne korzyści, to proces jego implementacji wymaga odpowiedniego przygotowania, aby uniknąć ewentualnych trudności. Poniżej omówiono najczęstsze wyzwania, które mogą się pojawić przy wdrażaniu tego systemu.
Szkolenie pracowników
Jednym z pierwszych wyzwań, które firma musi pokonać, jest konieczność przeszkolenia zespołu HR z obsługi nowego systemu. Nawet najbardziej intuicyjne narzędzia wymagają czasu, aby użytkownicy mogli w pełni poznać wszystkie funkcje i nauczyć się, jak wykorzystać je w codziennej pracy. Brak odpowiednich szkoleń może skutkować nieefektywnym wykorzystaniem systemu i opóźnieniami w procesach rekrutacyjnych.
Proces szkolenia powinien obejmować zarówno podstawowe funkcje systemu, jak i bardziej zaawansowane narzędzia, takie jak generowanie raportów, analiza danych czy integracja z innymi platformami. Warto również pamiętać, że nie tylko dział HR powinien być przeszkolony – menedżerowie odpowiedzialni za rekrutację również powinni wiedzieć, jak korzystać z ATS, aby skutecznie współpracować z zespołem HR.
Integracja z istniejącymi narzędziami
Kolejnym wyzwaniem może być integracja ATS z innymi systemami kadrowymi, które są już używane w firmie. ATS musi być kompatybilny z obecnymi narzędziami, aby dane mogły być łatwo wymieniane między różnymi systemami. Choć problem ten nie jest powszechny w przypadku nowoczesnych, elastycznych ATS-ów, takich jak te oferowane przez eRecruiter, warto upewnić się, że wybrane rozwiązanie integruje się bezproblemowo z istniejącymi platformami, takimi jak systemy zarządzania kadrami (HRM) czy oprogramowanie do zarządzania płacami.
Przed wdrożeniem ATS warto dokładnie przeanalizować obecne systemy i upewnić się, że wybrane narzędzie będzie w stanie współpracować z nimi bez zakłóceń. W przypadku braku takiej kompatybilności mogą pojawić się dodatkowe koszty lub opóźnienia związane z koniecznością modyfikacji lub wymiany obecnych rozwiązań technologicznych.
Koszt wdrożenia
Koszt zakupu i wdrożenia systemu ATS może być istotnym czynnikiem, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Chociaż jest to jednorazowy wydatek, który w dłuższym okresie przyniesie firmie oszczędności, początkowe koszty mogą być dla niektórych firm wyzwaniem. Koszt ten obejmuje nie tylko sam zakup oprogramowania, ale również integrację systemu, szkolenia pracowników oraz ewentualne dostosowanie platformy do specyficznych potrzeb firmy.
Jednak w kontekście długoterminowych oszczędności, które wynikają z automatyzacji procesów rekrutacyjnych, inwestycja w ATS szybko się zwraca. Zredukowane koszty związane z dłuższymi procesami rekrutacyjnymi, błędami przy selekcji kandydatów czy koniecznością powtarzania rekrutacji z powodu złego dopasowania osób do stanowisk mogą znacznie przewyższyć początkowy wydatek na wdrożenie systemu. Ponadto, wiele systemów ATS oferuje elastyczne modele cenowe, takie jak płatności subskrypcyjne, które pozwalają firmom dostosować wydatki do swojego budżetu.
Zmiana kultury pracy i adaptacja zespołu
Wprowadzenie nowego systemu, zwłaszcza w firmie, która do tej pory korzystała z tradycyjnych metod rekrutacji, może napotkać opór wśród pracowników. Zmiana kultury pracy i przyzwyczajeń zespołu to wyzwanie, które wymaga odpowiedniego zarządzania. Pracownicy mogą być sceptyczni wobec nowego systemu, obawiając się, że wpłynie on na ich codzienne obowiązki lub że będą musieli poświęcić czas na naukę nowych narzędzi, co spowoduje tymczasowy spadek efektywności.
Fundamentalnym aspektem, który może pomóc przezwyciężyć te obawy, jest jasna komunikacja ze strony kadry zarządzającej oraz pokazanie, jakie korzyści przyniesie ATS w codziennej pracy. Warto zaangażować pracowników na wczesnym etapie wdrożenia, aby zrozumieli, jak system pomoże im w wykonywaniu obowiązków i jak poprawi ich efektywność.
preselekcja AI w systemie ATS eRecruiter
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu systemu ATS
Wdrożenie systemu ATS to ważny krok w stronę profesjonalizacji procesów rekrutacyjnych, ale tylko wtedy, gdy jest przemyślane i dobrze przeprowadzone. Niestety, wiele firm powiela te same błędy, które ograniczają korzyści płynące z nowego narzędzia.
1. Brak analizy realnych potrzeb – wybór systemu bez wcześniejszego zdefiniowania problemów, które ma rozwiązać, prowadzi do nietrafionych decyzji. ATS musi być dopasowany do skali rekrutacji, potrzeb zespołu i sposobu pracy.
2. Zbyt rozbudowane rozwiązanie – firmy często wdrażają systemy z nadmiarem funkcji, których potem nikt nie używa. Przerost formy nad treścią sprawia, że narzędzie staje się niewygodne i nieintuicyjne.
3. Niedostateczne szkolenie zespołu – nawet intuicyjny system jak eRecruiter wymaga wdrożenia. Bez szkolenia użytkownicy korzystają tylko z podstawowych funkcji, ignorując te, które naprawdę zwiększają efektywność.
4. Brak integracji z innymi systemami HR – ATS, który działa w oderwaniu od reszty narzędzi, generuje dodatkową pracę. Warto zadbać o płynny przepływ danych i automatyzację.
5. Pominięcie managerów liniowych – skuteczna rekrutacja to współpraca, nie tylko obowiązek HR. Jeśli managerowie nie korzystają z ATS, cały proces traci spójność i przejrzystość.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu ATS?
Wybór odpowiedniego narzędzia do śledzenia aplikacji zależy od wielu czynników. Decyzja o wyborze konkretnego systemu ATS powinna być oparta przede wszystkim na potrzebach firmy. Aby móc w pełni czerpać korzyści płynące z usprawnienia procesów rekrutacyjnych, przed podjęciem decyzji konieczne jest przeprowadzenie gruntownej analizy. Bez tego nie uda się osiągnąć zamierzonych celów.
Przykładowo, jeżeli priorytetem jest dla Ciebie zmniejszenie czasu i kosztów rekrutacji, zdecyduj się na program, który daje możliwość automatyzacji powtarzalnych czynności (np. automatyzacja powiadomień wysyłanych do kandydatów czy automatyzacja wysyłki aplikacji do managerów). Spowoduje to, że osoby biorące udział w procesie rekrutacji nie będą zmuszone poświęcać tyle czasu na wykonywanie rutynowych i czasochłonnych zadań. Efektywność procesu rekrutacji zwiększy również możliwość publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych na wielu portalach i tworzenia nielimitowanej bazy kandydatów w jednym programie.
Jeżeli szczególnie zależy Ci na bezpieczeństwie, powinieneś wybrać system z zabezpieczeniami, które ochronią dane kandydatów przed wyciekiem. Oprogramowanie do śledzenia aplikacji powinno również automatycznie zbierać zgody kandydatów na przetwarzanie danych osobowych oraz prosić o ich przedłużenie. Komfort użytkowania systemów rekrutacyjnych zwiększa się dzięki możliwości ich instalacji na mobilnych urządzeniach, np. smartfonach i tabletach.
Dobór systemu ATS w zależności od wielkości firmy
Wybierając system ATS, warto uwzględnić nie tylko potrzeby procesowe i funkcjonalne, ale również skalę działalności organizacji. Inne wyzwania rekrutacyjne mają bowiem małe firmy, inne średnie przedsiębiorstwa, a jeszcze inne duże korporacje. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kryteria doboru systemu ATS w zależności od wielkości firmy:
System ATS dla małych firm
W przypadku mniejszych organizacji najważniejsze są prostota obsługi, intuicyjny interfejs i niski próg wdrożenia. Taki system powinien być gotowy „od ręki”, bez potrzeby długiej konfiguracji czy integracji z innymi narzędziami. Kluczowe są również koszty – warto wybierać rozwiązania oparte na elastycznym modelu subskrypcyjnym, który nie obciąży nadmiernie budżetu.
Funkcje, które szczególnie sprawdzą się w małych firmach:
- publikacja ofert pracy na wielu portalach z jednego miejsca,
- automatyczne powiadomienia dla kandydatów,
- podstawowa baza kandydatów z opcją tagowania i wyszukiwania,
- szybka ocena aplikacji bez zbędnej biurokracji.
Małe firmy często prowadzą rekrutacje okazjonalnie, dlatego system powinien być lekki, dostępny z poziomu przeglądarki lub urządzenia mobilnego, bez konieczności angażowania działu IT.
System ATS dla średnich przedsiębiorstw
Firmy, które dynamicznie się rozwijają, potrzebują narzędzia, które będzie rosło razem z nimi. Tutaj ważna staje się elastyczność systemu, możliwość dopasowania do zmieniających się procesów i łatwa integracja z dodatkowymi modułami lub zewnętrznymi narzędziami HR.
Funkcje istotne dla średnich firm to:
- zarządzanie kilkoma równoległymi rekrutacjami,
- dostęp dla wielu użytkowników o różnych rolach (HR, menedżerowie),
- możliwość tworzenia raportów i analiz bez specjalistycznej wiedzy,
- opcja budowania własnych formularzy aplikacyjnych i ścieżek rekrutacji.
Średnie firmy często zaczynają tworzyć własną markę pracodawcy, dlatego system ATS powinien wspierać personalizację komunikacji oraz dbać o pozytywne doświadczenia kandydatów (candidate experience).
System ATS dla dużych firm i korporacji
W przypadku dużych organizacji i korporacji, system ATS musi być rozbudowany, wydajny i zdolny do obsługi wielu skomplikowanych procesów jednocześnie. Niezbędna jest też możliwość integracji z systemami HR, takimi jak TMS, HRIS, ERP czy narzędzia do onboardingu.
Najważniejsze funkcje w tym segmencie to:
- zaawansowane filtrowanie i analiza danych rekrutacyjnych (np. analiza lejka rekrutacyjnego),
- możliwość tworzenia niestandardowych raportów i dashboardów,
- automatyzacja komunikacji na dużą skalę,
- ścisła kontrola dostępu i zgodność z przepisami (np. RODO, audyty danych),
- obsługa wielu języków i lokalizacji.
Korporacje prowadzące rekrutacje masowe potrzebują systemu, który będzie stabilny, bezpieczny i w pełni skalowalny – nawet przy tysiącach aplikacji miesięcznie.
Jak wybrać system ATS, aby zoptymalizować proces rekrutacji?
Wybór systemu ATS to kluczowy krok w optymalizacji procesów rekrutacyjnych w firmie. Aby skutecznie wdrożyć takie rozwiązanie, konieczne jest przejście przez kilka istotnych etapów, które zagwarantują, że system będzie odpowiadał specyficznym potrzebom organizacji i przyniesie oczekiwane korzyści. Pierwszym krokiem jest mapowanie aktualnego procesu rekrutacji oraz określenie na podstawie jego wyników, jakie są najistotniejsze problemy. W tym celu warto zasięgnąć opinii osób zaangażowanych w proces rekrutacji.
Następnie musimy określić jakie funkcje systemu ATS mogą wyeliminować zdiagnozowane problemy. Ważne również jest, aby program ATS integrował się z systemami kadrowymi firmy oraz był otwarty na integracje z dostawcami innych rozwiązań dla branży HR. W naszym HR Marketplace znajdziesz wiele rozwiązań, które można bez problemu zintegrować z naszym systemem ATS, dostosowując go do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przetestować kilka wybranych systemów ATS. Wielu dostawców oferuje darmowe okresy próbne, które pozwalają ocenić, jak system sprawdza się w praktyce. Testowanie powinno obejmować m.in. symulację rzeczywistych procesów rekrutacyjnych czy sprawdzenie integracji z obecnymi narzędziami używanymi w firmie.
Na podstawie wyników testów oraz analizy potrzeb, można dokonać ostatecznego wyboru systemu ATS, który najlepiej odpowiada wymaganiom firmy. Warto również zwrócić uwagę na możliwość jego skalowania w przyszłości.
ATS a CRM – czym się różnią?
ATS (Applicant Tracking System) i CRM (Customer Relationship Management) to dwa różne systemy informatyczne, które, choć mają pewne podobieństwa, pełnią różne funkcje w biznesie. Oba te narzędzia są kluczowe w efektywnym zarządzaniu zasobami – jednak każde z nich koncentruje się na innym aspekcie działalności. Zrozumienie różnic między nimi oraz korzyści, jakie oferują, jest kluczowe do ich właściwego zastosowania w organizacji.
ATS – System do zarządzania procesem rekrutacyjnym
ATS jest narzędziem używanym przede wszystkim w rekrutacji. Jego głównym zadaniem jest wsparcie firm w zarządzaniu procesem zatrudniania. ATS ułatwia publikację ofert pracy, zbieranie aplikacji oraz śledzenie postępów kandydatów na różnych etapach rekrutacji. Dzięki automatyzacji wielu zadań, takich jak sortowanie aplikacji, wysyłanie automatycznych odpowiedzi czy planowanie rozmów kwalifikacyjnych, ATS znacząco oszczędza czas działu HR.
Korzyści z używania ATS to:
- optymalizacja procesu rekrutacyjnego – ATS automatyzuje wiele zadań, co pozwala rekruterom skupić się na bardziej strategicznych aspektach.
- śledzenie kandydatów – pozwala na monitorowanie postępów w rekrutacji i utrzymywanie uporządkowanej bazy kandydatów.
- zgodność z przepisami – systemy ATS mogą pomóc w spełnieniu wymagań prawnych dotyczących ochrony danych osobowych.
CRM – system do zarządzania relacjami z klientami
CRM to narzędzie do zarządzania relacjami z klientami, wykorzystywane głównie w sprzedaży i marketingu. System ten pozwala na zarządzanie bazą klientów, analizę ich potrzeb, monitorowanie interakcji oraz prowadzenie kampanii sprzedażowych i marketingowych. Głównym celem CRM jest budowanie długotrwałych relacji z klientami i zwiększenie ich satysfakcji, co bezpośrednio przekłada się na wyniki finansowe firmy.
Korzyści z używania CRM to:
- lepsza organizacja działań sprzedażowych – CRM umożliwia zarządzanie kontaktami z klientami i śledzenie historii interakcji.
- personalizacja komunikacji – system CRM pozwala na dostosowanie ofert do indywidualnych potrzeb klientów.
- analiza danych – narzędzie to dostarcza danych, które pomagają w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji biznesowych.
ATS i CRM to dwa całkowicie odrębne systemy o odmiennych celach. ATS skupia się na automatyzacji procesów rekrutacyjnych i zarządzaniu kandydatami, natomiast CRM jest kluczowym narzędziem do budowania i zarządzania relacjami z klientami. W zależności od potrzeb organizacji, każde z tych narzędzi może przyczynić się do zwiększenia efektywności działań w różnych obszarach działalności firmy.
System zarządzania procesem rekrutacji (ATS) – podsumowanie
System ATS to skuteczne narzędzie do procesów rekrutacyjnych. Dzięki niemu firmy mogą sprawniej i efektywniej pozyskiwać kandydatów do pracy. Wykorzystanie systemów śledzenia aplikacji minimalizuje ryzyko popełnienia błędu oraz przyczynia się do powstawania oszczędności finansowych. Implementacja programu ATS pozwala m.in. na łatwe zarządzanie bazą kandydatów, płynną wymianę informacji pomiędzy działem HR a managerami generowanie raportów i zestawień oraz szybkie dotarcie do szerokiego grona potencjalnych kandydatów. W rezultacie, wdrożenie systemu rekrutacyjnego pozwala pracodawcy nie tylko oszczędzać środki, ale także budować nowoczesny wizerunek firmy, który pozwala skuteczniej konkurować z innymi przedsiębiorstwami.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Na koniec przygotowaliśmy zestawienie często powtarzających się pytań na temat systemów ATS:
1. Czym dokładnie jest system ATS?
ATS (Applicant Tracking System) to oprogramowanie do zarządzania procesami rekrutacyjnymi. Umożliwia m.in. zbieranie aplikacji, automatyzację komunikacji oraz analizę danych rekrutacyjnych. Przykładem takiego systemu jest eRecruiter, który wspiera zarówno małe, jak i duże firmy w prowadzeniu skutecznych rekrutacji.
2. Czy ATS sprawdzi się w małej firmie?
Tak. Systemy takie jak eRecruiter oferują funkcje przydatne również dla małych firm – np. szybka publikacja ofert, automatyczne powiadomienia i intuicyjna obsługa. Dzięki temu można usprawnić proces rekrutacji bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów.
3. Jakie funkcje są najważniejsze w systemie ATS?
Do kluczowych funkcji należą: filtrowanie aplikacji, zarządzanie bazą kandydatów, automatyzacja wiadomości oraz generowanie raportów. eRecruiter dodatkowo umożliwia tworzenie formularzy aplikacyjnych i integrację z popularnymi portalami ogłoszeniowymi.
4. Czy ATS może pomóc w poprawie Candidate Experience?
Zdecydowanie tak. eRecruiter pozwala na wysyłanie automatycznych, ale spersonalizowanych wiadomości do kandydatów oraz informowanie ich o kolejnych etapach rekrutacji. To poprawia doświadczenie aplikujących i buduje pozytywny wizerunek pracodawcy.
5. Czy system ATS jest bezpieczny pod kątem RODO?
Tak, eRecruiter działa zgodnie z wymaganiami RODO, oferując funkcje takie jak automatyczne zbieranie zgód, anonimizacja danych czy kontrola dostępu. Dane kandydatów są odpowiednio chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
6. Ile kosztuje wdrożenie systemu ATS?
Koszt zależy od zakresu funkcjonalności i wielkości firmy. eRecruiter oferuje różne pakiety i elastyczny model rozliczeń, dzięki czemu można dopasować rozwiązanie do budżetu firmy – bez kompromisu na jakości.
7. Czy można przetestować system ATS przed zakupem?
Tak, eRecruiter umożliwia bezpłatne przetestowanie systemu, co pozwala na ocenę jego funkcjonalności przed decyzją o wdrożeniu. To szansa, by sprawdzić, jak system działa w codziennej pracy.
8. Jak długo trwa wdrożenie ATS?
W przypadku systemu eRecruiter, wdrożenie jest szybkie i nie wymaga rozbudowanych zasobów IT. Większość klientów może zacząć korzystać z platformy już w ciągu kilku dni od podpisania umowy.
9. Czy ATS można zintegrować z moim obecnym systemem kadrowym?
Tak, eRecruiter oferuje integracje z systemami HR, payroll, a także zewnętrznymi platformami do onboardingu czy testów kompetencji. Dzięki temu dane płynnie przepływają między narzędziami.
10. Czy ATS wspiera rekrutacje wewnętrzne?
Tak, eRecruiter umożliwia prowadzenie zarówno rekrutacji zewnętrznych, jak i wewnętrznych – z dostępem tylko dla wybranych pracowników. Dzięki temu można skutecznie realizować politykę awansów i mobilności wewnętrznej.
11. Co się dzieje z bazą kandydatów po zakończeniu rekrutacji?
eRecruiter umożliwia budowanie i zarządzanie własną bazą talentów. Można w niej gromadzić dane kandydatów do wykorzystania w przyszłości, z zachowaniem zgodności z RODO i łatwym dostępem do historii zgłoszeń.
12. Czy system ATS można obsługiwać z telefonu?
Tak. eRecruiter dostępny jest również w wersji mobilnej, co pozwala rekruterom na przeglądanie aplikacji, kontakt z kandydatami i zarządzanie procesami rekrutacyjnymi z dowolnego miejsca.
13. Czy ATS wspiera działania employer brandingowe?
Tak. W systemie eRecruiter można personalizować komunikację z kandydatami, tworzyć spójne szablony wiadomości i zadbać o estetyczny wygląd ogłoszeń. To wszystko wspiera budowanie silnej marki pracodawcy.
14. Czy korzystanie z ATS wymaga przeszkolenia?
eRecruiter został zaprojektowany z myślą o prostocie i intuicyjności, ale oferujemy też wsparcie wdrożeniowe i szkolenia dla zespołów. Nawet osoby bez doświadczenia z narzędziami HR mogą szybko rozpocząć pracę z systemem.
15. Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu ATS?
Jednym z błędów jest wybór zbyt skomplikowanego systemu bez uwzględnienia rzeczywistych potrzeb firmy. eRecruiter pomaga uniknąć tego ryzyka dzięki elastycznemu podejściu, wsparciu konsultacyjnemu i możliwości testowania przed wdrożeniem.
