Efektywne zarządzanie procesami rekrutacyjnymi u największego pracodawcy w Polsce, bo takim właśnie jest Poczta Polska, jest niewątpliwie olbrzymim wyzwaniem. W 2014 roku przeprowadziliśmy prawie 16 tysięcy procesów rekrutacyjnych, z czego 4,5 tysiąca dotyczyło rekrutacji wewnętrznych. Rekrutacje w Poczcie są organizowane i prowadzone aż w 16 lokalizacjach regionalnych i siedemnastej – centralnej, która odpowiada za rekrutacje top-menedżerów i koordynację dużych projektów rekrutacyjnych. Rekrutujemy na różnorodne stanowiska – od listonosza po dyrektora zarządzającego. Jak przy takim natłoku zadań skutecznie zarządzać tymi procesami i odpowiednio planować pracę rekruterów?
4 składniki skutecznego zarządzania rekrutacjami
1. Określone zasady i dobrze opisane procedury rekrutacji
Po pierwsze skuteczne zarządzanie 16 tysiącami rekrutacji nie byłoby możliwe bez jasno określonych zasad, narzędzi i dobrze omiernikowanych procesów.
Polityka rekrutacji w Poczcie Polskiej oraz Standard obsługi rekrutacyjnej to dwa kluczowe dokumenty, które określają zasady i sposób prowadzenia procesów rekrutacyjnych. Polityka określa zasady rekrutacji, której celem jest poszukiwanie kandydatów o właściwych kompetencjach z wewnętrznego i zewnętrznego rynku pracy w oparciu o wartości Poczty Polskiej. Standard obsługi rekrutacyjnej natomiast, jest podręcznikiem dla każdego spośród 80 rekruterów realizujących procesy rekrutacyjne w całej Polsce. Materiał ten bardziej operacyjne opisuje jak przeprowadzić cały proces rekrutacji. Standard pokazuje także jakie mamy formy rekrutacji, jaki jest standard ogłoszeń, kiedy przeprowadzamy Assessment Center (AC), a kiedy wywiad telefoniczny, co oznacza dla nas etyka w rekrutacji i przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Dokumenty te to jednak zdecydowanie za mało, aby móc efektywnie zarządzać rekrutacjami i wiedzieć, czy na pewno robimy to dobrze.
2. Wsparcie procesów w postaci platformy rekrutacyjnej
Niewątpliwie niezwykle pomocnym narzędziem w naszej codziennej pracy jest platforma rekrutacyjna, która umożliwia zarządzanie rekrutacjami w całej Polsce. Coraz efektywniej też wykorzystujemy możliwości platformy oraz bazy kandydatów, którą posiadamy.
W 2014 roku zaaplikowało do nas prawie 150 tysięcy kandydatów na ponad 9000 procesów rekrutacyjnych. Pokazuje to skalę naszych działań, ale też potencjał jaki drzemie w systematycznie budowanej przez nas bazie CV. Efektywna praca na takiej bazie jest jednym z działań, które pomagają nam usprawnić rekrutacje.
3. Drogowskaz na przyszłość, czyli określone mierniki efektywności
Niezwykle ważnym etapem w udoskonalaniu procesów rekrutacyjnych w Poczcie Polskiej było wprowadzenie mierników rekrutacji, które teraz pozwalają nam na bieżącą ocenę sytuacji i rzeczową rozmowę z klientem wewnętrznym. Opracowując je kierowaliśmy się kryteriami, takimi jak:
- możliwość zaprezentowania klientowi wewnętrznemu jak wygląda realizowana dla niego usługa (SLA),
- adekwatność mierników do procesu rekrutacji,
- łatwość pomiaru.
Wprowadzenie mierników w rekrutacji miało też ścisły związek z wdrożeniem do obszaru HR (w 2013 roku) tzw. zarządzania procesowego, uporządkowaniem przebiegu procesu rekrutacji oraz przystąpieniem do stałego monitoringu i optymalizacji procesu. Dla przykładu nasi klienci wewnętrzni w największym stopniu akcentowali potrzebę skrócenia czasu występowania wakatów, dlatego pomiar czasu rekrutacji był naszym priorytetem.
4. Dążenie do efektywnej rekrutacji
Opracowując Politykę personalną w roku 2013 uznaliśmy, że naszym celem jest dążenie do efektywnej rekrutacji, którą osiągniemy poprzez zapewnienie odpowiedniego czasu, kosztów oraz jakości procesu. Procesy i procedury nie będą dobrze funkcjonowały bez profesjonalnych rekruterów. Głównym czynnikiem zapewniającym jakość rekrutacji jest dobrze przygotowana kadra, dlatego od 2013 roku rozpoczęliśmy Program rozwoju rekruterów, zakładający stały wzrost umiejętności tej grupy pracowników HR, szczególnie w obszarze przeprowadzania wywiadów behawioralnych, w tym także wywiadów telefonicznych, umiejętności budowania i przeprowadzania sesji Assessment Centre i korzystania z narzędzi oceny kompetencji kandydatów. Od połowy 2013 roku każdy z rekruterów odbył co najmniej 6 dni szkolenia w zakresie wywiadu i certyfikacji w zakresie korzystania z testu stylu zachowań. Zbudowaliśmy wspólnie bank pytań „Pytajnik” a w tym roku będziemy koncentrować się na rozwoju kompetencji asesorskich oraz narzędziownika AC.
O tym jak wybrać i określić odpowiednie mierniki efektywności rekrutacji przy dużej różnorodności typów i poziomów stanowisk w organizacji już wkrótce będzie można przeczytać na naszym blogu w artykule >> 3 kluczowe wskaźniki efektywności rekrutacji.
