Przeglądanie dokumentów aplikacyjnych, ich selekcja, rozmowy z kandydatami – to etapy procesu rekrutacyjnego, które nie mogą się wydarzyć, jeżeli specjalista ds. HR zapomni o jednym kluczowym szczególe. Jakim? Przeprowadzając rekrutację mamy wobec kandydatów, którzy aplikują na naszą ofertę pracy, tzw. obowiązek informacyjny.
Pracodawca gromadząc CV staje się administratorem danych osobowych. W związku z tym są na niego nałożone pewne obowiązki. Jednym z nich jest poinformowanie kandydatów o celu swoich działań (przeprowadzenie rekrutacji). W praktyce, każda osoba biorąca udział w rekrutacji musi wiedzieć, w jakim celu potencjalny pracodawca wykorzysta jej dane i to właśnie pracodawca musi jej taką informację wysłać.
Kiedy i w jakiej formie informować kandydatów?
Informowanie kandydata o tym, że pracodawca stał się administratorem jego danych nie musi być czasochłonne i skomplikowane. Należy co prawda przekazać informacje bezpośrednio osobie, której dane dotyczą, ale rozwiązań ułatwiających ten proces jest kilka. Oprócz wysyłania indywidualnych maili do wszystkich aplikujących osób, można stworzyć odpowiednią klauzulę i zamieścić ją pod formularzem aplikacyjnym. To najlepsza i najbardziej skuteczna forma. Co istotne, może mieć formę tzw. pop-upu, czyli wyskakującego okienka.
Co powinna zawierać klauzula informacyjna?
Od 25 maja 2019 r., po wejściu w życie RODO, obowiązek informacyjny Administratora danych został znacznie rozszerzony. Jeżeli chcesz dowiedzieć się o tym, jak może wyglądać klauzula informacyjna, przeczytaj nasz wpis na ten temat.
EKSPERT RADZI
Mirosław Gumularz – Specjalista ds. Ochrony danych osobowych.
Warto pamiętać, że jeżeli organizujemy ponowną rekrutację i, za zgodą kandydata, przetwarzamy te same dane osobowe, nie musimy ponownie przesyłać informacji o tym, że jesteśmy administratorem danych. Taki obowiązek wystarczy spełnić raz.
