Jesteś rekruterem, ale nie jesteś alfą i omegą. Masz prawo nie znać tajników IT, niuansów prawnych czy rozwiązań z zakresu ekonomii. Wiedz, że nie świadczy to o Tobie źle, jeśli nie umiesz odpowiedzieć na wszystkie szczegółowe, techniczne czy branżowe pytania kandydatów. Błędem jest jednak zamykanie się na komunikację zarówno z kandydatami, jak i współpracownikami z firmy, którzy wspierają proces rekrutacyjny.
„Nie wiem” – czy zdarzyło Ci się kiedyś tak odpowiedzieć lub pomyśleć, słysząc pytanie kandydata? Jeśli tak, nie jesteś jedyny. Trudno bowiem wymagać od rekrutującego różnego rodzaju specjalistów by posiadał szczegółową wiedzę z wielu dziedzin i odpowiadał na wszystkie branżowe pytania, na przykład specjalistów IT. Aby jednak rekrutacja przebiegała pomyślnie, a kandydat miał o nas dobre zdanie, warto zadbać o właściwą postawę. Oto kilka wskazówek:
1. Bądź przygotowany
Jako rekruter musisz być przygotowany do rozmowy. Niedopuszczalne jest, abyś nie wiedział, jakie kompetencje wymagane są na oferowanym stanowisku czy nie potrafił opowiedzieć kandydatowi o firmie, zaprezentować oferty pracodawcy i udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zatrudnienia, czy ścieżek rozwoju.
2. Przyznaj się do niewiedzy przed samym sobą
Jesteś rekruterem, a nie przedstawicielem branży, w której pracuje kandydat. Nie musisz więc posiadać wiedzy merytorycznej dorównującej Twojemu rozmówcy. Jeśli jednak prosisz kandydata o wykonanie jakiegoś zadania, musisz znać poprawny wynik i mógł porównać go z rozwiązaniem proponowanym przez kandydata.
3. Przyznaj się do niewiedzy przed innymi
Jeśli kandydat zadaje bardzo szczegółowe pytania i wdaje się w niuanse, np. dotyczące jakiegoś systemu, lepiej powiedz, że się na tym nie znasz, ale zapewnij, że dopytasz o to specjalistę i dasz wkrótce odpowiedź. Lepiej uzupełnić wiedzę w oparciu o inne źródło w firmie, niż silić się na fałszywą pewność siebie. Do współpracy w procesach rekrutacyjnych warto też zaprosić innych pracowników, np. menadżerów i specjalistów, którzy znają się na tematach poruszanych podczas rekrutacji.
4. Zaplanuj etapy współpracy
Kluczem do udanej współpracy jest bardzo otwarta komunikacja. Aby kandydaci spełniali oczekiwania osób, które biorą udział w procesie rekrutacji, musimy jeszcze przed rozpoczęciem procesu bardzo dokładnie wspólnie opisać profil kandydatów, na jakich nam zależy – podkreśla Katarzyna Makarska, HR Business Partner w Hilti. – Powinniśmy ustalić, które z formalnych kryteriów oraz kompetencji miękkich są dla nas kluczowe, a które kategorycznie wykluczą kandydata, jakie umiejętności czy cechy są mile widziane, a bez których kandydat sobie nie poradzi na danym stanowisku czy w zespole.
Ważne są więc częste spotkania, rozmowy i wspólne ustalenia tak, aby nie rozminąć się w oczekiwaniach. Aby komunikacja sprawnie przebiegała, należy dobrze zaplanować poszczególne etapy rekrutacji. Każdy z pracowników ma swoje obowiązki, więc warto wcześniej ustalać terminy spotkań z kandydatami tak, aby pasowały one do indywidualnych grafików. – Niezwykle istotne jest także ustalenie długości poszczególnych etapów tak, żeby osoby z nami współpracujące wiedziały ile czasu potrzebujemy np. na wstępną selekcję CV – przestrzega Katarzyna Makarska. Jej zdaniem, bardzo ważny jest też podział obowiązków dotyczących procesu rekrutacji. Należy ustalić, kto udziela informacji zwrotnych kandydatom, jakie „obszary” badamy podczas wywiadów itd.
Wsparcie ze strony HR jest zawsze bardzo cenne. Osoby z działu rekrutacji, z racji swojego doświadczenia, dbają o standaryzację przebiegu rozmowy, co zwiększa przede wszystkim obiektywizm oceny kandydatów – uważa Katarzyna Makarska.
5. Ucz się
Wiedza merytoryczna specjalistów jest konieczna, żeby ocenić wiedzę i kwalifikacje kandydatów. Warto więc z tej wiedzy czerpać, słuchać i obserwować rozmowę kandydata z menedżerem bądź specjalistą, a tym samym poznawać specyfikę branży i ludzi, którzy w niej pracują.
6. Korzystaj z technologii
Współpracę podczas rekrutacji może ułatwić system ATS, który gromadzi notatki i oceny kandydatów. Przykładowo, możesz przesłać rekomendowane aplikacje do kierownika czy zapewnić mu dostęp do systemu tak, aby po spotkaniu z kandydatem mógł zanotować swoje wrażenia. W ten sposób zapewnisz sobie w jednym miejscu przegląd opinii z różnych źródeł.
Katarzyna Klimek-Michno
