Ukryte koszty zatrudnienia pracownika

Czy wiesz, ile może kosztować Twoją firmę zatrudnienie nieodpowiedniego pracownika. Z danych brytyjskiego instytutu Recruitment & Employment Confederation (REC) wynika, że jedna trzecia firm jest przekonana, że nietrafione zatrudnienie nie wpływa na ich biznes. Tymczasem zatrudnienie nieodpowiedniej osoby na stanowisku managera średniego szczebla może kosztować firmę nawet 132 000 funtów. Przenosząc to na polskie realia, suma wydatków może sięgać kilku set tysięcy złotych. Jeśli takich nietrafionych rekrutacji zdarzy się kilka w roku, można zgadywać, że jest to spora kwota, która dyskretnie ucieka z budżetu firmy. Dziś rzucimy okiem na to, jakie są ukryte koszty zatrudnienia i gdzie dokładnie wycieka ta fortuna.

Z artykułu dowiesz się:

• jakie są koszty zatrudnienia pracownika?
• jakie dodatkowe wydatki ponosi pracodawca po podpisaniu umowy z nowym pracownikiem?
• jakie są mogą być koszty zatrudnienia niewłaściwego kandydata?

1. Koszty zatrudnienia pracownika

Koszty rekrutacji to jak wiadomo nie tylko bezpośrednie koszty związane z zakupem i publikacją ogłoszenia, ale także liczne koszty pośrednie związane z innymi działaniami działu HR, przy okazji prowadzenia procesu rekrutacyjnego. Do kosztów pośrednich zaliczyć należy koszty pracy rekrutera, czyli średnią liczbę godzin, które ten poświęca na selekcję aplikacji, a także na spotkania z kandydatami. Nie można też zapominać o czasie kierownika działu poświęconym na rekrutację, ponieważ on również w niej uczestniczy.

Co więcej, kosztami rekrutacji są także te związane z planowaniem procesów czy narzędziami wykorzystywanymi w rekrutacji. Mowa tu o systemach ATS, narzędziach oceny kandydata itp. Jak widać na koszt zatrudnienia pracownika składa się nie tylko cena ogłoszenia o pracę, ale także wiele innych bardziej złożonych czynników. Ich skala rośnie jeszcze bardziej, gdy doliczymy wynagrodzenie head hunterów i agencji doradztwa personalnego, które niekiedy są angażowane w proces poszukiwania kandydatów.

Jeśli chcesz poznać formułę na szybkie obliczenie kosztu zatrudnienia pracownika, więcej w tym temacie przeczytasz w artykule: Jak obliczyć koszty rekrutacji pracownika i jak ten koszt optymalizować?

2. Wdrożenie nowego pracownika

Do kosztów wdrożenia nowego pracownika zalicza się np. koszt programów onboardingowych. Ich celem jest przeprowadzenie pracownika przez okres aklimatyzacji w nowej organizacji i możliwie najszybsze zintegrowanie nowej osoby z firmą. Do takich wydatków wliczamy też wartość pracy działu szkoleń, poświęconą na planowanie procesu wdrożenia i dostosowania go do potrzeb pracownika oraz specyfiki stanowiska. Dodatkowo do tych wydatków doliczyć trzeba koszt zaplanowanych spotkań wdrożeniowych, czas pracy osób w nie zaangażowanych oraz koszt materiałów szkoleniowych.

Zatrudniony kandydat wchodząc w nową rolę potrzebuje od 3 do 6 miesięcy, aby jego praca zaczęła przynosić organizacji wartość dodaną. Czas po którym wartość jego pracy przewyższa koszty inwestycji w jego zatrudnienie i wdrożenie to często 9, a nawet 12 miesięcy. To pokazuje skalę inwestycji jaką pracodawca podejmuje decydując się na rekrutację i zatrudnienie nowego pracownika. Naturalne jest to, że inwestycja ta jest podyktowana potrzebą i nadzieję, że poniesione koszty z czasem się zwrócą i to z nawiązką.

3. Koszty zatrudnienia a niewykorzystane okazje biznesowe

Jeśli nowy pracownik zasilił szeregi działu sprzedaży lub obsługi klienta, ale okazało się, że jego podejście do obowiązków lub posiadane kompetencje pozostawiają wiele do życzenia, to do kosztów złego zatrudnienia dojść mogą tzw. niewykorzystane okazje biznesowe. Przez to pojęcie rozumiemy wartość kontraktów z klientami, którzy mogli zostać pozyskani, ale na skutek zbyt niskich starań lub np. niekompetencji pracownika nie nawiązali z współpracy z firmą. Do takich okazji zalicza się także niepozyskanych partnerów biznesowych, których pracownik nie zidentyfikował jako kluczowych dla biznesu.

4. Nadwyrężone relacje z klientami

Wszyscy wiemy, że dobre relacje z klientami stanowią klucz do sukcesu w biznesie. Jeśli jednak relacje te w jakiś sposób zostaną zachwiane, firma narażona jest na ponoszenie dodatkowych kosztów. Można tu wymienić takie przykłady, jak koszty rabatów czy prezentów „na przeprosiny”, które mają załagodzić ew. sytuacje sporne między odchodzącym pracownikiem a klientem czy partnerem biznesowym. Są to jednak koszty drobne. Sytuacja robi się bardziej poważna, gdy nasz pracownik zawarł w umowie z klientem zobowiązania, których firma nie może dotrzymać, a niezrealizowane zobowiązania skutkują koniecznością zapłaty kar umownych za niedotrzymanie warunków kontraktu. Właśnie tak mogą się zakończyć sprawy wynikające z nieszczerości pracownika, jego nadużyć, niezrealizowanych działań, złych wyliczeń.

5. Niższe morale zespołu

Skutkiem niskiej efektywności czy też błędów pracownika może być to, że pozostali pracownicy będą zmuszeni do nadrobienia niedociągnięć i braków w pracy słabszego członka zespołu. W efekcie może to być przyczyną frustracji kluczowych pracowników i niejako zachętą do szukania innych wyzwań zawodowych. Oprócz złego pracownika firma straci także tych mających duże znaczenie dla organizacji. Atmosfera w dziale także na tym traci, ponieważ wszyscy są obciążeni dodatkową pracą kompensującą niską efektywność jednego z pracowników.

6. Potencjalne problemy prawne

Ekstremalnym rezultatem złego zatrudnienia są potencjalne problemy prawne. Klient, któremu nie zostały dotrzymane warunki umowy np. z powodu zaniedbania pracownika, o czym była już mowa powyżej, może nawet pozwać firmę. Może się to przełożyć na długi i kosztowny proces sądowy, a także zaszkodzić reputacji firmy w oczach obecnych i potencjalnych klientów.

Myśląc o kosztach zatrudnienia w momencie rozpoczęcia proces rekrutacji nowego pracownika, z reguły nie bierzemy pod uwagę tych nieoczywistych kosztów. Doświadczenia wielu firm pokazują jednak, że te ukryte koszty niejednokrotnie mogą być bardziej dotkliwe i obciążające.

Koszty złego zatrudnienia to nie tylko bezpośrednie koszty, mierzone w jednostkach pieniężnych, ale także koszty zawiązane z nadszarpnięciem reputacji firmy, utraty postrzeganej jakości produktów i usług, zmniejszenie zaufania klienta. W dłuższej perspektywie może się to przerodzić w realne straty finansowe firmy. Pół biedy jeśli zły pracownik to jednostkowy przypadek, a swój nietrafiony wybór odkryjemy już w trakcie okresu próbnego – wtedy koszty będą mniejsze. Co jednak, gdy takich pracowników będzie kilku lub kilkudziesięciu, a każdy narazi firmę na jakąś stratę?

Co zatem zrobić, by zminimalizować koszty zatrudnienia nieodpowiedniego pracownika?

Najlepszym rozwiązaniem jest takie planowanie procesu rekrutacji oraz metod badania kandydatów, aby nie pozostawiać miejsca na przypadek. Badanie zaangażowania kandydata oraz jego kompetencji najlepiej zacząć już na samym wstępie procesu rekrutacji. Możemy to zrobić za pośrednictwem formularzy aplikacyjnych, formułując w nich odpowiednie pytania, każdorazowo dostosowane do poziomu i charakteru stanowiska. Innymi skutecznymi metodami w kolejnych etapach procesu są: badanie kompetencji kandydatów przy pomocy testów, stosowanie Assessment Center, próbki pracy oraz sprawdzanie referencji.

Analizując procesy rekrutacyjne, które prowadzę w Sephora Polska, to selekcję CV i wywiad telefoniczny, określiłabym jako te etapy, na które poświęcam najwięcej czasu i uwagi.  Przegląd i weryfikacji informacji zawartych w aplikacjach jest bardzo staranny, ponieważ chcemy mieć pewność, że na spotkanie zapraszamy najwłaściwszych kandydatów – podkreśla Magdalena Gromaszek, HR Specialist w Sephora Polska

Pomocnym narzędziem wspierającym rekrutera w jego wyborach z pewnością jest system ATS, które umożliwiają ocenę i selekcję kandydatów, kwalifikowanie ich do kolejnych etapów rekrutacji, a co istotne przy unikaniu kosztów złego zatrudniania, przechowają historię wszystkich aplikacji kandydata do naszej firmy.

P.S. Unikaj kosztów złego zatrudnienia – sprawdź, jak eRecruiter pomaga w szybkim i efektywnym wyborze najlepszych kandydatów.