Ukryte koszty zatrudnienia pracownika

Czy wiesz, ile może kosztować Twoją firmę zatrudnienie nieodpowiedniego pracownika. Z danych brytyjskiego instytutu Recruitment & Employment Confederation (REC) wynika, że jedna trzecia firm jest przekonana, że nietrafione zatrudnienie nie wpływa na ich biznes. Tymczasem zatrudnienie nieodpowiedniej osoby na stanowisku managera średniego szczebla może kosztować firmę nawet 132 000 funtów. W polskich realiach całkowity koszt zatrudnienia pracownika może się znacznie różnić – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, poziomu stanowiska i przyjętego modelu pracy. Dla przykładu, całkowity koszt wynagrodzenia osoby zatrudnionej na umowę o pracę obejmuje nie tylko wynagrodzenie brutto, ale również składki ZUS finansowane przez pracodawcę, składki na ubezpieczenia społeczne, składkę zdrowotną, fundusz pracy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych (FGŚP) oraz obowiązkowe badania lekarskie i szkolenia BHP. Wszystkie te elementy składają się na realny koszt pracodawcy, który nie jest tożsamy z kwotą brutto wynagrodzenia. Dziś rzucimy okiem na to, jakie są ukryte koszty zatrudnienia i gdzie dokładnie wycieka ta fortuna.

Z artykułu dowiesz się:

• jakie są koszty zatrudnienia pracownika?
• jakie dodatkowe wydatki ponosi pracodawca po podpisaniu umowy z nowym pracownikiem?
• jakie są mogą być koszty zatrudnienia niewłaściwego kandydata?

1. Koszty zatrudnienia pracownika

Koszty rekrutacji to jak wiadomo nie tylko bezpośrednie koszty związane z zakupem i publikacją ogłoszenia, ale także liczne koszty pośrednie związane z innymi działaniami działu HR, przy okazji prowadzenia procesu rekrutacyjnego. Do kosztów pośrednich zaliczyć należy koszty pracy rekrutera, czyli średnią liczbę godzin, które ten poświęca na selekcję aplikacji, a także na spotkania z kandydatami. Nie można też zapominać o czasie kierownika działu poświęconym na rekrutację, ponieważ on również w niej uczestniczy.

Co więcej, kosztami rekrutacji są także te związane z planowaniem procesów czy narzędziami wykorzystywanymi w rekrutacji. Mowa tu o systemach ATS, narzędziach oceny kandydata itp. Jak widać na koszt zatrudnienia pracownika składa się nie tylko cena ogłoszenia o pracę, ale także wiele innych bardziej złożonych czynników. Ich skala rośnie jeszcze bardziej, gdy doliczymy wynagrodzenie head hunterów i agencji doradztwa personalnego, które niekiedy są angażowane w proces poszukiwania kandydatów.

Warto pamiętać, że pośrednie koszty zatrudnienia pracownika obejmują także przygotowanie stanowiska pracy, zapewnienie higienicznych warunków pracy oraz przeszkolenie pracownika z zakresu procedur wewnętrznych i bezpieczeństwa. W przypadku umowy o pracę koszty pracodawcy mogą sięgać nawet 160% wynagrodzenia netto pracownika, szczególnie gdy uwzględnimy składki ZUS, składkę emerytalną, rentową, ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenie wypadkowe.

Jeśli chcesz poznać formułę na szybkie obliczenie kosztu zatrudnienia pracownika, więcej w tym temacie przeczytasz w artykule: Jak obliczyć koszty rekrutacji pracownika i jak ten koszt optymalizować?

2. Wdrożenie nowego pracownika

Do kosztów wdrożenia nowego pracownika zalicza się np. koszt programów onboardingowych. Ich celem jest przeprowadzenie pracownika przez okres aklimatyzacji w nowej organizacji i możliwie najszybsze zintegrowanie nowej osoby z firmą. Do takich wydatków wliczamy też wartość pracy działu szkoleń, poświęconą na planowanie procesu wdrożenia i dostosowania go do potrzeb pracownika oraz specyfiki stanowiska. Dodatkowo do tych wydatków doliczyć trzeba koszt zaplanowanych spotkań wdrożeniowych, czas pracy osób w nie zaangażowanych oraz koszt materiałów szkoleniowych.

Zatrudniony kandydat wchodząc w nową rolę potrzebuje od 3 do 6 miesięcy, aby jego praca zaczęła przynosić organizacji wartość dodaną. Czas po którym wartość jego pracy przewyższa koszty inwestycji w jego zatrudnienie i wdrożenie to często 9, a nawet 12 miesięcy. To pokazuje skalę inwestycji jaką pracodawca podejmuje decydując się na rekrutację i zatrudnienie nowego pracownika. Naturalne jest to, że inwestycja ta jest podyktowana potrzebą i nadzieję, że poniesione koszty z czasem się zwrócą i to z nawiązką.

W 2025 roku pracodawcy coraz częściej uwzględniają również koszty onboardingu w środowisku zdalnym lub hybrydowym. Pracownik zatrudniony w takim modelu wymaga nie tylko wdrożenia operacyjnego, ale też cyfrowego – m.in. dostarczenia sprzętu, licencji do systemów oraz zdalnego wsparcia. Szacuje się, że pełne wdrożenie pracownika na umowę o pracę, uwzględniające wynagrodzenie pracownika, może kosztować od 20 do 40 tys. zł (według Gamfi onboarding to koszt 7-krotnej przeciętnej pensji pracownika). Taki całkowity koszt zatrudnienia pracownika obejmuje również jego udział w obowiązkowych szkoleniach BHP, koszt materiałów wdrożeniowych oraz czas pracy opiekuna wdrożeniowego.

3. Koszty zatrudnienia a niewykorzystane okazje biznesowe

Jeśli nowy pracownik zasilił szeregi działu sprzedaży lub obsługi klienta, ale okazało się, że jego podejście do obowiązków lub posiadane kompetencje pozostawiają wiele do życzenia, to do kosztów złego zatrudnienia dojść mogą tzw. niewykorzystane okazje biznesowe. Przez to pojęcie rozumiemy wartość kontraktów z klientami, którzy mogli zostać pozyskani, ale na skutek zbyt niskich starań lub np. niekompetencji pracownika nie nawiązali z współpracy z firmą. Do takich okazji zalicza się także niepozyskanych partnerów biznesowych, których pracownik nie zidentyfikował jako kluczowych dla biznesu.

4. Nadwyrężone relacje z klientami

Wszyscy wiemy, że dobre relacje z klientami stanowią klucz do sukcesu w biznesie. Jeśli jednak relacje te w jakiś sposób zostaną zachwiane, firma narażona jest na ponoszenie dodatkowych kosztów. Można tu wymienić takie przykłady, jak koszty rabatów czy prezentów „na przeprosiny”, które mają załagodzić ew. sytuacje sporne między odchodzącym pracownikiem a klientem czy partnerem biznesowym. Są to jednak koszty drobne. Sytuacja robi się bardziej poważna, gdy nasz pracownik zawarł w umowie z klientem zobowiązania, których firma nie może dotrzymać, a niezrealizowane zobowiązania skutkują koniecznością zapłaty kar umownych za niedotrzymanie warunków kontraktu. Właśnie tak mogą się zakończyć sprawy wynikające z nieszczerości pracownika, jego nadużyć, niezrealizowanych działań, złych wyliczeń.

Warto pamiętać, że każda pomyłka na etapie zatrudnienia pracownika może przełożyć się na koszty uzyskania przychodu firmy – od utraconych kontraktów, przez obniżenie reputacji, aż po konieczność ponoszenia kosztów w godzinach nadliczbowych przez inne osoby, które przejmują obowiązki nieefektywnego pracownika.

5. Niższe morale zespołu

Skutkiem niskiej efektywności czy też błędów pracownika może być to, że pozostali pracownicy będą zmuszeni do nadrobienia niedociągnięć i braków w pracy słabszego członka zespołu. W efekcie może to być przyczyną frustracji kluczowych pracowników i niejako zachętą do szukania innych wyzwań zawodowych. Oprócz złego pracownika firma straci także tych mających duże znaczenie dla organizacji. Atmosfera w dziale także na tym traci, ponieważ wszyscy są obciążeni dodatkową pracą kompensującą niską efektywność jednego z pracowników.

Długotrwała obecność nieefektywnego pracownika może również prowadzić do wzrostu rotacji, a to z kolei generuje kolejne koszty, w tym nowe rekrutacje, przeszkolenie pracownika zastępczego oraz konieczność ponownego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

6. Potencjalne problemy prawne

Ekstremalnym rezultatem złego zatrudnienia są potencjalne problemy prawne. Klient, któremu nie zostały dotrzymane warunki umowy np. z powodu zaniedbania pracownika, o czym była już mowa powyżej, może nawet pozwać firmę. Może się to przełożyć na długi i kosztowny proces sądowy, a także zaszkodzić reputacji firmy w oczach obecnych i potencjalnych klientów.

Myśląc o kosztach zatrudnienia w momencie rozpoczęcia proces rekrutacji nowego pracownika, z reguły nie bierzemy pod uwagę tych nieoczywistych kosztów. Doświadczenia wielu firm pokazują jednak, że te ukryte koszty niejednokrotnie mogą być bardziej dotkliwe i obciążające.

Koszty złego zatrudnienia to nie tylko bezpośrednie koszty, mierzone w jednostkach pieniężnych, ale także koszty zawiązane z nadszarpnięciem reputacji firmy, utraty postrzeganej jakości produktów i usług, zmniejszenie zaufania klienta. W dłuższej perspektywie może się to przerodzić w realne straty finansowe firmy. Pół biedy jeśli zły pracownik to jednostkowy przypadek, a swój nietrafiony wybór odkryjemy już w trakcie okresu próbnego – wtedy koszty będą mniejsze. Co jednak, gdy takich pracowników będzie kilku lub kilkudziesięciu, a każdy narazi firmę na jakąś stratę?

W przypadku umowy zlecenie niektóre obowiązki ciążące na pracodawcy różnią się od tych związanych z umową o pracę, jednak wciąż konieczne jest opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne w określonych przypadkach, co również wpływa na całkowitym kosztem pracodawcy.

Co zatem zrobić, by zminimalizować koszty zatrudnienia nieodpowiedniego pracownika?

Najlepszym rozwiązaniem jest takie planowanie procesu rekrutacji oraz metod badania kandydatów, aby nie pozostawiać miejsca na przypadek. Badanie zaangażowania kandydata oraz jego kompetencji najlepiej zacząć już na samym wstępie procesu rekrutacji. Możemy to zrobić za pośrednictwem formularzy aplikacyjnych, formułując w nich odpowiednie pytania, każdorazowo dostosowane do poziomu i charakteru stanowiska. Innymi skutecznymi metodami w kolejnych etapach procesu są: badanie kompetencji kandydatów przy pomocy testów, stosowanie Assessment Center, próbki pracy oraz sprawdzanie referencji.

Analizując procesy rekrutacyjne, które prowadzę w Sephora Polska, to selekcję CV i wywiad telefoniczny, określiłabym jako te etapy, na które poświęcam najwięcej czasu i uwagi.  Przegląd i weryfikacji informacji zawartych w aplikacjach jest bardzo staranny, ponieważ chcemy mieć pewność, że na spotkanie zapraszamy najwłaściwszych kandydatów – podkreśla Magdalena Gromaszek, HR Specialist w Sephora Polska

Pomocnym narzędziem wspierającym rekrutera w jego wyborach z pewnością jest system ATS, które umożliwiają ocenę i selekcję kandydatów, kwalifikowanie ich do kolejnych etapów rekrutacji, a co istotne przy unikaniu kosztów złego zatrudniania, przechowają historię wszystkich aplikacji kandydata do naszej firmy.

W przypadku zatrudnienia pracownika w trybie zdalnym lub hybrydowym warto zwrócić szczególną uwagę na proces onboardingu oraz przygotowanie stanowiska pracy. Brak fizycznego kontaktu może utrudniać ocenę zaangażowania i motywacji kandydata, dlatego tym bardziej pomocne są systemy ATS oraz narzędzia do zdalnej selekcji. Koszty błędnego zatrudnienia w środowisku zdalnym mogą być trudniejsze do wykrycia i dłużej wpływać na produktywność zespołu.

Podsumowując, na koszt zatrudnienia pracownika składa się nie tylko kwota wynagrodzenia brutto, ale także wszystkie obowiązkowe składki i wydatki ukryte. W 2025 roku, przy wzroście płacy minimalnej i rosnących kosztach pracy, całkowity koszt zatrudnienia może istotnie obciążyć budżet pracodawcy. Warto więc analizować wysokości wynagrodzenia w kontekście całościowego obciążenia finansowego, które ponosi pracodawca. Niezależnie od podstawy umowy, czy to umowa o pracę, czy przypadek umowy zlecenie, istotna jest świadomość, że składki na Zakład Ubezpieczeń Społecznych, obowiązki związane z PPK, FGŚP, funduszem pracy oraz wynagrodzeniem chorobowym mają realny wpływ na koszty zatrudnienia pracownika w 2025 roku.

P.S. Unikaj kosztów złego zatrudnienia – sprawdź, jak eRecruiter pomaga w szybkim i efektywnym wyborze najlepszych kandydatów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Ile naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika w 2025 roku?

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku zależy od wielu czynników, m.in. wysokości wynagrodzenia brutto, podstawy umowy (np. umowa o pracę, umowa zlecenie), rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej czy obowiązkowych składek ZUS. Przykładowo, przy zatrudnieniu pracownika na minimalne wynagrodzenie brutto (4 666 zł), całkowitym kosztem pracodawcy może być kwota powyżej 5 600 zł miesięcznie.

Jakie składki ponosi pracodawca przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę?

Pracodawca zobowiązany jest do opłacenia składek na ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie rentowe, ubezpieczenie wypadkowe, fundusz pracy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych (FGŚP) oraz, w przypadku uczestnictwa pracownika w programie, także składki na pracownicze plany kapitałowe.

Czym różni się koszt zatrudnienia w przypadku umowy o pracę i umowy zlecenie?

W przypadku umowy o pracę pracodawca ponosi pełen pakiet kosztów składkowych i formalnych, w tym obowiązkowe badania lekarskie, szkolenia BHP, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W przypadku umowy zlecenie niektóre składki nie są wymagane, jeśli zleceniobiorca ma inne tytuły do ubezpieczenia. Jednak w praktyce wiele zleceń wiąże się z obowiązkiem opłacania składek, co sprawia, że różnice w kosztach mogą być mniejsze, niż się wydaje.

Jak wzrost płacy minimalnej wpływa na koszty pracodawcy?

Wzrost płacy minimalnej oznacza automatyczny wzrost wysokości wynagrodzenia brutto, a więc także wzrost obowiązkowych składek ZUS finansowanych przez pracodawcę. Przykładowo, podniesienie płacy minimalnej o 200 zł brutto może zwiększyć całkowity koszt zatrudnienia pracownika o nawet 250–300 zł miesięcznie.

Czy trzeba doliczać do kosztów również przygotowanie stanowiska pracy?

Tak. Przygotowanie stanowiska pracy, zakup sprzętu, zapewnienie higienicznych warunków pracy czy dostęp do narzędzi cyfrowych to pośrednie koszty zatrudnienia, które często są pomijane przy szacowaniu wydatków. W przypadku pracy zdalnej dochodzą jeszcze koszty internetu, energii, laptopa oraz ewentualnych ryczałtów, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Co jeszcze wchodzi w skład kosztów zatrudnienia poza pensją?

Oprócz wynagrodzenia netto wypłacanego pracownikowi, całkowity koszt zatrudnienia obejmuje składki ZUS, szkolenia BHP, badania lekarskie, a w wielu przypadkach także koszty wdrożenia i przeszkolenia pracownika. W firmach, które zatrudniają większą liczbę osób, znaczenie mają również takie elementy jak rotacja, absencje, wynagrodzenia chorobowe czy koszty nadgodzin innych pracowników, którzy przejmują obowiązki.