Jeżeli zależy Ci na relacjach z kandydatami oraz ich pozytywnych wrażeniach wyniesionych z procesu rekrutacji, na pewno wiesz, że komunikacja ma w tym kluczowe znaczenie. Czy ułożenie spójnego planu komunikacji w projekcie jest czasochłonne, szczególnie jeżeli często rekrutujesz z biznesem? Postanowiliśmy ten temat rozgryźć z firmą, która ma dużo placówek i osób zaangażowanych w rekrutację. Zapytaliśmy, jak to robią rekruterzy w Sephora.
Bez ułożonej komunikacji z managerami, dla których prowadzisz rekrutację, udany dialog z kandydatami może być wyzwaniem. W artykule więc skupimy się na rekrutacjach prowadzonych z biznesem i komunikacji w projekcie, która pomoże usprawnić Twoją codzienną pracę. A może nawet pozwoli zyskać kilka cennych chwil na złapanie oddechu 🙂
Z kim porozmawiamy – nasi eksperci
Magdalena Gromaszek oraz Monika Tarnowska pracują w Sephora ponad 3 lata. W tym czasie sposób prowadzenia rekrutacji z biznesem w firmie przeszedł niemałą metamorfozę. Z bardzo angażującego procesu stał się efektywnym narzędziem ze zwiększoną rolą kierowników. Pozwoliło się to skupić rekruterkom na kluczowych obowiązkach oraz dalszym usprawnianiu (głównie przyspieszaniu) procesu.
Trochę statystyk – jak rekrutuje Sephora
W ubiegłym roku w Sephora przeprowadzono ponad 400 rekrutacji. Zespół dzieli swoje projekty według regionów i działów. Każdy z nich ma inną specyfikę i rządzi się innymi prawami w zależności od obszaru Polski, stopnia bezrobocia, czy dostępności pracowników. Dlatego rekrutacje różnią się pod kątem m.in. wykorzystywanych narzędzi i szeroko pojętej efektywności.
Podstawą są rekrutacje do sieci sprzedaży. 93 perfumerie w całej Polsce to olbrzymie wyzwanie dla działu HR oraz kierowników.
Sytuacja wyjściowa – kiedy dział HR robi wszystko
Do zadań działu HR należało przeprowadzenie całej rekrutacji. Zamieszczanie ogłoszeń, selekcja CV, wywiady telefoniczne czy zapraszanie kandydatów. Po stronie rekruterek była także logistyka spotkań w całej Polsce – od organizacji miejsca rozmów, przejazdów, zgrania kalendarzy wielu zaangażowanych osób, obecność na rozmowach bez względu na poziom stanowiska, na które rekrutowano, po komunikację z kandydatami na każdym etapie rekrutacji.
„Przy rekrutacjach wyjazdowych, proces wymagał zebrania większej grupy kandydatów i zdarzało się, że operacyjne oraz logistyczne działania były rozciągnięte w czasie – tłumaczy Magda Gromaszek. – Wiemy jednak, że kandydat liczy na szybką odpowiedź, decyzję i krótki proces rekrutacji. Ta strona candidate experience była dla nas istotna, więc postanowiliśmy to zmienić.”
Punkt zwrotny – wzmocnienie komunikacji z biznesem
Punktem zwrotnym w rekrutacjach z biznesem było wprowadzenie szkoleń z kompetencji miękkich oraz utworzenie przewodnika dla managerów.
Szkolenia prowadzone są przez dział HR, który dostarcza teorię, ćwiczenie umiejętności i wiele praktycznych wskazówek dotyczących rekrutacji. Jako że warto, by biznes znał narzędzia, na których ma pracować, na szkoleniu odbywa się także symulacja pracy w systemie rekrutacyjnym eRecruiter, który wspiera rekrutacje w firmie. Ogromną wartością dodaną udziału w szkoleniu jest możliwość wymiany doświadczeń, dzielenia się swoimi best practice i wątpliwościami.
Po szkoleniu managerowie dokładnie wiedzą, jakie wsparcie czy narzędzia mają do dyspozycji ze strony działu HR oraz jakie są ich obowiązki i odpowiedzialność. Otrzymują także przewodnik zawierający m.in.
- szablony wiadomości do kandydatów,
- ramy czasowe, w jakich powinni skontaktować się z kandydatem,
- jaki jest zakres ich odpowiedzialności,
- jakie mają do dyspozycji narzędzia i jak się nimi posługiwać,
- jakie wsparcie zapewnia dział HR.
„To zawsze była decyzja kierowników, kogo finalnie zapraszają do swojego zespołu, ale teraz wzrosła ich decyzyjność na pozostałych etapach rekrutacji – podkreśla Monika Tarnowska. – Rozumiemy, że managerowie w perfumeriach mają wiele zadań na co dzień, jednak kluczowe jest, żeby w procesie rekrutacji potrafili wybrać taką osobę, która uzupełni ich zespół pod kątem zarówno umiejętności, jak i kompetencji miękkich oraz dopasowania do zespołu. To wszystko podkreślamy podczas szkoleń z rekrutacji.”
Jak jest teraz – jasny podział odpowiedzialności
Aktualnie cały proces jest krok po kroku ustandaryzowany. Managerowie uzupełniają wniosek o nowy wakat, z którego dział HR otrzymuje wszystkie najważniejsze informacje o rekrutacji. Wie np. od kiedy zacząć projekt, z jakiego powodu, zna wymagania dotyczące kandydata. Następnie publikowane jest ogłoszenie. W zależności od specyfiki regionu i stanowiska, w systemie eRecruiter przygotowywane są specjalne formularze aplikacyjne.
„Kiedyś formularze były krótsze, a większość informacji pozyskiwałyśmy telefonicznie – wyjaśnia Monika. – W tym momencie formularz jest nieznacznie dłuższy, ale pozwala nam pozyskać więcej informacji, co z kolei usprawnia kolejny etap rekrutacji, czyli selekcję aplikacji. Przeselekcjonowane CV wysyłamy do kierownika perfumerii, używając Interaktywnych Kart Kandydatów.”
Interaktywne Karty Kandydatów to wirtualne profile rekomendowanych w danej rekrutacji kandydatów, które dział HR wysyła do managerów przez system eRecruiter. Karty pozwalają managerom zapoznać się z dokumentami aplikacyjnymi kandydatów, tj. CV, czy odpowiedziami na pytania z formularza. Rekruter może dołączyć do nich swój zasadny komentarz. Karty nie obciążają skrzynek mailowych, a dostęp do danych mają tylko uprawnione osoby. Menedżerowie mogą zapoznać się z interaktywnymi profilami kandydatów w każdym miejscu oraz urządzeniu. Mogą także za ich pomocą odsyłać swoje notatki dla rekruterów, które dział HR otrzymuje bezpośrednio do systemu.
„Wcześniej przeszkolony kierownik wie, jakie kroki są po jego stronie – umówienie spotkania z kandydatem, przeprowadzenie rozmowy z wykorzystaniem narzędzi przygotowanych przez nasz zespół. Poza rozwojem kompetencji managerów, który był dla nas niezwykle istotny, zasługą zmian jest także to, że manager może szybciej kontaktować się z kandydatami. Skrócenie całego procesu rekrutacji ma dla nas znaczenie także z biznesowego punktu widzenia.”
Odpowiedzialność za komunikację z kandydatami
Dwie najważniejsze kwestie w komunikacji z kandydatami dla działu HR Sephora to klarowny początek i dostępność. Każdy kandydat otrzymuje w wiadomości zwrotnej dane kontaktowe do rekrutera, gdyby miał dodatkowe pytania. Odpowiedzialność za komunikację jest jasna i ten podział świetnie się sprawdza.
„Już w pierwszej wiadomości do kandydatów omawiamy, jak będzie wyglądał proces. Uprzedzamy go, w jakim przypadku dalszy kontakt nastąpi, kiedy i czego aplikujący może się spodziewać – podkreśla Magda. – Pozostawiamy dane kontaktowe do siebie, gdyby kandydaci chcieli zadać dodatkowe pytania. Na kolejnych etapach komunikację przejmują kierownicy. Nam komunikują swoje decyzje, odsyłając je w postaci notatki na Interaktywnej Karcie Kandydata, które trafiają bezpośrednio do systemu eRecruiter. Dzięki temu jesteśmy na bieżąco i możemy utrzymać porządek w projekcie. Jeżeli kandydat nie zakwalifikuje się do dalszego etapu, otrzymuje informację o statusie swojej aplikacji od kierownika, najczęściej telefonicznie. Propozycję współpracy także przekazuje manager” – dodaje Magda.
Poniżej znajdziesz krótkie porównanie stanu sprzed i po wprowadzeniu zmian:
Jak widać na przykładzie tak dużej marki, jaką jest Sephora, komunikacja z biznesem na każdym etapie rekrutacji i jasny podział odpowiedzialności na poszczególnych etapach rekrutacji działa sprawnie i może służyć za przykład dla innych. Stawiając na usprawnienie procesu i szkolenia osób zaangażowanych, można wypracować ustrukturyzowany schemat działań, który pozwala ograniczyć koszty rekrutacji i szybciej zatrudniać kandydatów. Weźmiecie coś z tego dla siebie?
PS Jeżeli czytaliście naszego ostatniego e-booka, na pewno wiecie, że sprawna komunikacja wewnątrz firmy jest kluczowa dla udanej komunikacji z kandydatami. Dlatego podjęliśmy ten temat. Jeżeli go nie widzieliście, a chcecie wzmocnić swoją wiedzę na ten temat – zachęcam Was do pobrania materiału tutaj.
