Jakie dane kontaktowe kandydatów mogą być wykorzystywane do komunikacji w procesach rekrutacyjnych? Jakie kanały komunikacji z kandydatami wybrać, by pozostawać zgodnym z prawem? Mimo że ostatnie zmiany w Kodeksie Pracy w tym zakresie miały miejsce w 2019 roku, temat ten stale budzi pytania przedstawicieli branży rekrutacyjnej. Pomagamy rozwiać najpopularniejsze wątpliwości.
Dane kontaktowe kandydatów – co to?
W uproszczeniu dane osobowe to takie dane, które pozwalają na identyfikację konkretnej osoby fizycznej (jak imię i nazwisko, czy PESEL). Są nimi także dane kontaktowe kandydatów takie jak adres e-mail czy numer telefonu.
Jakie dane można pozyskiwać w rekrutacji?
To, jakimi informacjami może posługiwać się pracodawca prowadząc rekrutacje, reguluje art. 22¹ Kodeksu pracy. Zgodnie z jego postanowieniami można pozyskiwać:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dodatkowo pracodawca może oczekiwać podania od pracownika:
- adresu zamieszkania;
- numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Jakie dane dla danego stanowiska?
Pracodawca każdorazowo powinien działać w oparciu o tzw. zasadę adekwatności. Pod nią kryje się przetwarzanie danych kandydatów w zakresie koniecznym do realizacji celu, czyli zatrudnienia pracownika. Pracodawca nie powinien więc gromadzić na etapie rekrutacji np. skanów dowodów osobistych. Zawierają one dane na temat koloru oczu, wzrostu oraz wizerunku, które nie są pracodawcy potrzebne.
Więcej o danych, jakie można pozyskiwać w rekrutacji oraz podstawach ich przetwarzania znajdziesz w nowym e-booku „RODO w rekrutacji: najczęściej zadawane pytania”.
Dane kandydatów a kanały komunikacji
Zgodność z przepisami to nie jedyny powód rozważań w zakresie danych kandydatów, jakie możemy pozyskiwać w celach rekrutacyjnych. Pracodawcy chcą także wybierać takie kanały komunikacji, które będą dogodne dla obu stron procesu i wpasują się w oczekiwania aplikujących. System ATS pozwala działać zgodnie z RODO.
By pomóc w podjęciu tych trudnych decyzji, przeprowadziliśmy badanie „RODO w rekrutacji”*, w którym zapytaliśmy pracodawców i kandydatów, jakie dane kontaktowe są ich zdaniem najbardziej odpowiednie do komunikacji na potrzeby procesów rekrutacyjnych, a za razem najbardziej dogodne dla obu stron.
Odpowiedzi rekrutujących i aplikujących były zgodne. Zdecydowana większość pracodawców uważa, że prawo powinno dawać możliwość pozyskania zarówno e-maila, jak i telefonu (87%). Również kandydaci nie wyobrażają sobie skutecznej komunikacji w procesie rekrutacji bez podania obu danych kontaktowych (85%).
Odpowiedzi na pytanie o to, które kanały komunikacji chcieliby wykorzystywać pracodawcy i jak wolą być informowani przyszli pracownicy o dalszych etapach rekrutacji, także wyglądają bardzo podobnie. Dziewięciu na dziesięciu przedsiębiorców i ośmiu na dziesięciu pracowników jako najdogodniejsze formy komunikacji uznają równolegle korzystanie z telefonu i adresu e-mailowego.
Wyniki badania pokazują jasno, że obydwie formy kontaktu są bardzo potrzebne i często wykorzystywane na różnych etapach procesu rekrutacji. Agata Błaszkiewicz, HR Director w Colliers International, dodaje:
Wykorzystujemy różne formy kontaktu z kandydatami: e-mail, telefon, Skype i regularnie – social media. Każdy z tych kanałów potrzebny jest nam w innym celu, ale nie wyobrażam sobie rezygnacji z któregokolwiek z nich. Z pewnością konieczność wyboru tylko jednego kanału komunikacji byłaby nie tylko dla nas ogromnym utrudnieniem. Także dla kandydatów różnorodność możliwości i wielość kanałów oznacza łatwiejszy dostęp do pracodawców.
Sytuację pracodawców w świetle przepisów Kodeksu Pracy podsumowuje Patrycja Kozik, Radca Prawny w GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni:
Kodeks pracy w brzmieniu wprowadzonym w związku z wdrożeniem RODO wskazuje, że na etapie rekrutacji pracodawca żąda danych kontaktowych „wskazanych przez kandydata” ( art. 22[1] § 1 KP). Przepis ten wskazuje na swego rodzaju paradoks – z jednej strony pracodawca żąda, z drugiej – to kandydat wskazuje dane, których pracodawca ma żądać. W konsekwencji, w przeciwieństwie do propozycji, które pojawiły się na etapie projektu przepisów, gdzie wskazano na adres e-mail lub telefon jako dane kontaktowe na etapie rekrutacji, nie mamy aktualnie w przyjętych przepisach KP katalogu, z którego w tym zakresie może skorzystać pracodawca. Rekrutujący musi zatem przestrzegać zasad ogólnych RODO, w tym zasady minimalizacji – co może przemawiać za brakiem możliwości zbierania kilku danych kontaktowych.
Pojawia się także pytanie, czy na gruncie powołanego wyżej brzmienia przepisu KP to pracodawca w procesie rekrutacji może zaproponować kandydatowi podanie określonych danych kontaktowych. Jak się wydaje, będzie to dopuszczalne, o ile kandydat będzie miał wybór tj. będzie mógł wskazać dane do kontaktu spośród kilku propozycji wskazanych przez pracodawcę i zaproponowany katalog nie będzie go przy tym dyskryminował np. z uwagi na brak dostępu do wszystkich żądanych kanałów komunikacji.
Masz więcej pytań związanych z RODO w rekrutacji? Już dziś pobierz swój bezpłatny e-book, z którego dowiesz się m.in:
- podania jakich danych można wymagać od kandydata w formularzu aplikacyjnym,
- czy można „sprawdzać” kandydata w Social Mediach,
- jakie praktyki ochrony danych osobowych stosują pracodawcy,
- co należy zrobić, by prowadzenie rekrutacji było zgodne z prawem.
*Badanie „RODO w rekrutacji” przeprowadzone przez eRecruiter w ramach projektu „Kodeks Ochrony Danych Osobowych w rekrutacji”. Badanie miało miejsce w styczniu 2018 r. na grupie 618 specjalistów i 720 pracodawców. Jego celem jest zaprezentowanie stopnia świadomości zarówno pracodawców, jak i kandydatów w zakresie nadchodzących zmian. Dodatkowo w raporcie przedstawione zostały dotychczasowe praktyki pracodawców przetwarzających dane osobowe oraz przyzwyczajenia kandydatów przy aplikowaniu na oferty pracy.
**Artykuł nie ma charakteru porady prawnej, nie wyczerpuje zmian wynikających z przepisów RODO i nie dotyczy konkretnego systemu służącego do rekrutacji pracowników, niemniej wskazuje główne obszary zmian, istotne z punktu widzenia HR.
