Automatyzacja komunikacji w ramach systemów do zarządzania rekrutacjami i ustrukturyzowanie wywiadów telefonicznych z kandydatami ułatwia życie nam wszystkim. Jednocześnie jednak niesie ryzyko zbytniego sformalizowania kontaktu. Im więcej automatyzacji i struktury w kontakcie, tym mniej personalizacji komunikacji. Mówiąc obrazowo: dostosowanie komunikacji do drugiej osoby jest cechą charakterystyczną człowieka, a automatyzacja – cechą charakterystyczną maszyny.
Rozsądny rekruter nie będzie chciał być mylony z maszyną. Dlaczego? Ponieważ leży to w jego interesie. Pokazując ludzką twarz w kontakcie zmniejszamy poziom stresu i „otwieramy” kandydata. Co więcej, budujemy pozytywne doświadczenia kandydatów w relacji z nami i w efekcie podwyższamy atrakcyjność naszego pracodawcy.
Jak nadać relacji z kandydatem wymiar bardziej osobisty?
Kontakt z kandydatem przebiega w trzech podstawowych kanałach:
- elektronicznym – wiadomości e-mail, zautomatyzowane jeśli jest się szczęśliwym posiadaczem systemu ATS,
- telefonicznym – sprowadzający się najczęściej do dwóch komunikatów: czy możemy się spotkać oraz chciałbym poinformować o efektach naszego spotkania,
- bezpośrednim – wywiad, sesja AC.
Odłóżmy na bok kanał bezpośredni (nadaje się na osobny wpis) i skupmy się na pierwszych dwóch punktach – kontakcie elektronicznym i telefonicznym.
Przez lata pracy w doradztwie personalnym i departamencie HR wypracowałem sobie kilka metod budowania bardziej osobistej relacji z kandydatem przy pomocy platformy do rekrutacji i podczas kontaktu telefonicznego. Lubię się dzielić wiedzą, więc i z tobą, drogi czytelniku, chętnie podzielę się moimi doświadczeniami. A ty weź sobie to, co uznasz za przydatne.
NIE trzymaj się sztywno skryptu
Kiedy dzwoni do mnie telemarketer i słyszę, że nasza rozmowa przebiega w oparciu o z góry określony skrypt, odechciewa mi się rozmawiać. Podobnie jest z naszymi kandydatami.
Jeśli kandydat, którego chcemy zaprosić na rozmowę rozpozna skrypt, a umówmy się: nie jest to trudne*, aktywuje mu się rola kandydata, a relacja zostanie silnie sformalizowana. Dlatego warto wyjść choć trochę poza ustalony schemat i pokazać ludzką twarz.
Lubię podczas rozmowy czasami zażartować, chętnie okazuję kandydatowi swoje emocje np. radość że znajdzie czas na spotkanie w zaproponowanym terminie. Oczywiście wszystko odbywa się w ramach etykiety biznesowej. Niemniej zależy mi, aby kandydat wiedział, że po drugiej stronie jest również człowiek, a nie Telerekruter model SX500.
Nadaj swoim wiadomościom spersonalizowany charakter
Staram się, aby moje wiadomości elektroniczne zawierały zwroty budujące i wzmacniające moją relacje z kandydatem. Kiedy wysyłam wiadomość z zaproszeniem na rozmowę, chętnie nawiązuję do mniej formalnych informacji, które pozyskałem podczas naszej pierwszej rozmowy telefonicznej (np. życzę udanego urlopu). Jeżeli piszę w piątek, wysyłam „piątkowe pozdrowienia.” Nie chcę aby kandydaci myśleli, że prowadzą korespondencję z maszyną.
Bądź responsywny
Jeżeli kandydat sam podejmuje kontakt, np. dziękując mi za możliwość spotkania, udzielam odpowiedzi i wymieniam uprzejmości. „Panie Tomku, również bardzo się cieszę, że mieliśmy okazję się spotkać”. Napisanie tego zdania to nic trudnego. A co zyskuję? Szansę na wzmocnienie zindywidualizowanej więzi między mną a kandydatem. Alternatywą jest obojętność, zwyczajne zignorowanie wiadomości od kandydata. Często tłumaczona brakiem czasu, tak naprawdę może być przejawem zwykłego lenistwa.
Jeśli odmawiasz – zadzwoń
Do kandydatów, którzy doszli do ostatniego etapu rekrutacji, a nie zostali wybrani, dzwonię osobiście. Podziękowanie im za udział w rekrutacji to mój obowiązek. Rozmowa to również okazja do wyjaśnienia powodów takiego, a nie innego zakończenia sprawy. Jeżeli jest mi przykro ze względu na odrzucenie kandydata (bo wiem że kandydat ma trudną sytuację osobistą lub wysoko oceniam jego kwalifikacje) nie boję się powiedzieć: „jest mi przykro.” Do standardowej formułki „proszę śledzić nasze ogłoszenia na Pracuj.pl” ciekawszym kandydatom lubię proponować podtrzymanie znajomości na portalu społecznościowym poświęconym kontaktom zawodowym.
Najlepsze rozmowy kwalifikacyjne przypominają rozmowę dwóch dobrze znających się osób. Ich treść, towarzyszące emocje czy mowa ciała są prawdziwe. Ta sama zasada dotyczy wiadomości elektronicznych i rozmów telefonicznych z kandydatami. I choć personalizacja komunikacji nie jest konieczna w kontakcie z każdą grupą aplikujących, jej stosowanie przeważnie pozytywnie przekłada się na cały przebieg rekrutacji.
*standardowy skrypt wygląda mniej więcej tak: kim jestem, czy rozmawiam z odpowiednią osobą, dlaczego dzwonię, czy możemy teraz rozmawiać, czy jest pan nadal zainteresowany ofertą, czy możemy się spotkać , szczegóły prześlę na maila, dziękuję za możliwość spotkania.
PS Sprawdź jak dzięki eRecruiter możesz odciążyć skrzynkę e-mail przy zachowaniu stałej i spersonalizowanej komunikacji z kandydatami. Odbierz swój darmowy 21-dniowy dostęp do platformy.
Mariusz Bzdęga
HR Biznes Partner w firmie z branży energetycznej. Posiada 7-letnie doświadczenie w realizacji projektów rekrutacyjnych. Bloger – twórca i właściciel bloga Manifest HR . Od 2008 roku związany ze Szkołą Wyższą Psychologii Społecznej – nauczyciel akademicki na studiach stacjonarnych i podyplomowych SWPS. Jest certyfikowanym trenerem biznesu, ukończył szkołę trenerów Grupy Trop. Z wykształcenia psycholog i historyk. Chcesz wymienić się doświadczeniami? Napisz do niego na [email protected]
