Przedłużające się procesy rekrutacyjne są zmorą nie tylko kandydatów i rekruterów, ale też poważnie obciążają funkcjonowanie przedsiębiorstw. Problem ten nasila się ostatnio – gdy obserwujemy zarówno wzrost liczby kandydatów aktywnie poszukujących pracy, jak i wzrost liczby pojawiających się ofert zatrudnienia. W takiej sytuacji warto przeanalizować, które elementy procesu rekrutacji zabierają najwięcej czasu i co warto usprawnić, by poprawić jej efektywność. O najbardziej czasochłonne etapy rekrutacji zapytaliśmy 250 ekspertów branży HR z całej Polski. Ich odpowiedzi zebraliśmy w raporcie, w którym obok obiektywnych danych, znajdują się również praktyczne porady. Zapraszamy do lektury.
Połowa ankietowanych rekruterów twierdzi, że czas trwania procesów rekrutacyjnych w ich firmach nie jest optymalny i powinien być krótszy. Przeciągające się i przedłużane procesy negatywnie wpływają zarówno na zainteresowanie kandydatów, jak i bieżące działania prowadzone w organizacji. Sprawdziliśmy, jakie czynniki powodują, że rekrutacje nie są tak efektywne, jak powinny, i które elementy procesu pochłaniają najwięcej czasu rekruterów.
Pierwszy czynnik – kandydaci
Zapytaliśmy respondentów co ich zdaniem najsilniej wypływa na przedłużanie się procesu rekrutacji. Prawie 100 procent badanych odpowiedziało jednoznacznie, że bardzo lub średnio czasochłonnym etapem rekrutacji są spotkania z kandydatami. Wyniki oczywiście nie są zaskakujące i wydawałoby się, że trudno będzie skrócić czas, który HR-owcy poświęcają kandydatom, gdy niespodziewane rozwiązanie przyniosła… pandemia.
Konieczność przeniesienia większości działań i aktywności do świata online spowodowała, że także rozmowy rekrutacyjne zaczęły odbywać się niebezpośrednio, lecz za pomocą tele- czy wideokonferencji. Z pewnością rozmowa przeprowadzona zdalnie pozwala zaoszczędzić cenne minuty choćby związane z przywitaniem, zaproszeniem do sali konferencyjnej, poczęstunkiem czy późniejszym pożegnaniem kandydata.
Także kandydaci zapytani o to, czy rozmowa online jest dla nich wygodnym rozwiązaniem – przytaknęli. Jak wynika z badania serwisu Pracuj.pl „Praca i rekrutacja zdalna” już 7 na 10 kandydatów pozytywnie ocenia spotkania z rekruterami w formie wideokonferencji. Jeśli dodatkowo weźmiemy pod uwagę fakt, że z badania „Efektywność rekrutacji” wynika, że aż 44 procent rekruterów boryka się z wyzwaniem jakim jest niepojawianie się kandydatów na umówionych spotkaniach – widzimy wówczas, że wymuszony lockdownem tryb pracy online, może przynieść także pewne korzyści. O tym jak firmy prowadzą skuteczne rekrutacje online przeczytacie tutaj
Dobrze ułożona współpraca zapewniła nam szybkie wdrożenie środków zaradczych i przystosowanie się do nowych warunków, jakim jest home office. Formę rozmów online z kandydatami zaczęliśmy stosować, jak tylko zaczęły spływać pierwsze informacje z Chin o epidemii. Dzięki temu uniknęliśmy przerwania ciągłości naszych procesów rekrutacyjnych. Menedżerowie nie odczuli zmiany sposobu spotkań na formę online. Tak jak w przypadku tradycyjnych rozmów, chętnie biorą w nich udział. Nie ukrywam, że możliwość umawiania rozmów rekrutacyjnych online w eRecruiter pomogła nam w jeszcze lepszym zorganizowaniu home office. Spotkania online w systemie są bardzo intuicyjne. Nie wymagały one dodatkowego wdrażania – po prostu wysyłamy link do kandydata oraz menedżera i bez problemu możemy rozpocząć rozmowę – podsumowuje Klaudia Pietryga, Recruiting Specialist w GOMEZ.
Drugi czynnik – selekcja
Zanim jeszcze do spotkania rekrutacyjnego dojdzie, HR-owcy zmagają się z niezbędną analizą aplikacji, które napłynęły w ramach danego procesu. To właśnie selekcja zgłoszeń jest drugim najbardziej czasochłonnym elementem całego procesu rekrutacji – jako bardzo czasochłonny określiło go 35 procent badanych, a jako dość czasochłonny aż 53 procent.
Zapytana o to, jak można usprawnić procesy selekcji dokumentów Magdalena Gromaszek, HR Specialist w Sephora Polska podpowiada:
Na tym etapie niezwykle pomocne są formularze rekrutacyjne, które możemy dostosowywać do potrzeb konkretnej rekrutacji. Zamieszczanie pytań o konkretne kompetencje zdecydowanie przyspiesza proces selekcji aplikacji. To co przyspiesza proces oceny kandydatów to również możliwość wysyłki Interaktywnej Karty Kandydata za pośrednictwem eRecruiter, bezpośrednio do menedżerów. Dzięki takiej dwuetapowej selekcji aplikacji, spotkań rekrutacyjnych jest mniej, ponieważ odbywają się tylko z kandydatami wpisującymi się w ustalony na starcie profil.
Trzeci czynnik – komunikacja
Sprawna komunikacja zarówno z kandydatem, jak i z klientem wewnętrznym – menedżerem zlecającym daną rekrutację – to bez wątpienia kluczowe elementy procesu rekrutacji. Bieżący kontakt, rozmowy i wymiana e-maili z potencjalnymi przyszłymi pracownikami, ale również przesyłanie wybranych kandydatur do menedżerów bywają też czasochłonne. 85 procent ankietowanych rekruterów przyznało, że komunikacja z kandydatami jest bardzo lub średnio czasochłonna. Na szczęście komunikacja wewnętrzna z „właścicielem procesu rekrutacji” przebiega sprawniej i już tylko 28% ankietowanych podziela opinię, że jest to zadanie zabierające bardzo dużo czasu.
Czy można jednak te procesy usprawnić? Według cytowanej w raporcie „Efektywność rekrutacji” ekspertki – Dagmary Dudy, dyrektor personalnej w Grupie Colian – jak najbardziej:
W Colian, w poprawie współpracy i komunikacji z kadrą menedżerską pomagają nam cykliczne spotkania oraz prezentacja statusów. Częstotliwość tych spotkań określana jest bezpośrednio między działami HR a kierownikami. Poza procesami rekrutacyjnymi rozmawiamy o aktualnych wyzwaniach aktywnościowych, sukcesach w dziale i problemach, które staramy się rozwiązywać metodą coachingową.
Systemy ATS są doskonałym wsparciem pracy rekrutera i pozwalają maksymalnie ograniczyć czas poświęcany na komunikację. Dzięki wspomnianej wcześniej Interaktywnej Karcie Kandydata eRecruiter aplikację danego kandydata można łatwo przesłać do wielu osób zaangażowanych w proce rekrutacji – zarówno pracowników HR, jak i menedżerów. Karta usprawnia również proces oceny kandydata – adresat aplikacji może wystawić kciuk w górę, gdy kandydat spełnia oczekiwania pod katem konkretnego procesu, lub kciuk w dół – gdy tak nie jest. Dodatkowo, w ramach powiadomień, system eRecruiter przypomina również wszystkim uczestnikom o braku oceny kandydata i ułatwia w ten sposób rekruterom uzyskanie feedbacku.
Większa efektywność dzięki systemom ATS
Powyżej przedstawiliśmy najbardziej czasochłonne elementy rekrutacji, ale naszych ekspertów zapytaliśmy również o to, co zajmuje im najmniej czasu i w jaki sposób optymalizują czasochłonne zajęcia. Okazuje się, że najmniej czasochłonne według rekruterów są w kolejności: stworzenie treści ogłoszenia, konsultacje dotyczące rekrutacji z innymi członkami działu HR oraz publikacja ogłoszenia. Eksperci cytowani w raporcie „Efektywność rekrutacji” podkreślają również, że w celu skrócenia czasu rekrutacji oraz zwiększenia skuteczności warto także posiłkować się technologią i automatyzować te procesy, które nie wymagają zaangażowania rekrutera, a które zabierają cenny czas.
Jak wskazują eksperci cytowani w badaniu „Efektywność rekrutacji” na każdym etapie rekrutacji istotną pomocą – wręcz rekrutacyjnym asystentem – są systemy ATS. Nie tylko zdejmują z barków rekrutera choćby kwestie związane z wysyłką i publikacją ogłoszeń o pracę, ale także pozwalają zredukować w zasadzie do zera czas selekcji aplikacji. Ich zaletą jest również usprawnienie komunikacji zarówno z kandydatami, jak i menedżerami zaangażowanymi w rekrutację. W czasach, gdy coraz więcej aktywności związanych z pracą wykonujemy zdalnie, wsparcie pracy rekrutera przez system ATS jest najlepszym rozwiązaniem, które gwarantuje przyspieszenie procesu rekrutacji i osiągnięcie jak najlepszej efektywności.
