Współpraca między biznesem a działem rekrutacji jest kluczowym elementem skutecznego procesu zatrudniania nowych pracowników. Od momentu zidentyfikowania potrzeby kadrowej, aż po finalną selekcję kandydata, precyzyjna i przejrzysta komunikacja między hiring managerami a zespołem HR ma ogromne znaczenie. Procesy rekrutacyjne stają się coraz bardziej złożone, a brak odpowiednich narzędzi do wymiany informacji może znacząco spowolnić cały proces. Z raportu „Efektywność rekrutacji 2023” wynika, że aż 83% specjalistów HR wskazuje komunikację z biznesem jako jeden z najbardziej czasochłonnych elementów rekrutacji. Z drugiej strony, 52% firm zauważyło poprawę przepływu informacji po wdrożeniu systemów zarządzania rekrutacjami, co podkreśla znaczenie odpowiednich narzędzi w tym procesie.
W niniejszym artykule skupimy się na pierwszej fazie rekrutacji – zgłaszaniu wakatu. To moment, w którym rodzi się zapotrzebowanie na nowego pracownika. Przeanalizujemy, jakie elementy powinny zostać uwzględnione podczas zgłaszania wakatu oraz jak automatyzacja tego procesu może znacząco poprawić jego efektywność.
Pre-rekrutacja – Moment powstania zapotrzebowania na nowego pracownika
Pierwsza faza rekrutacji, pre-rekrutacja, to moment powstania zapotrzebowania na nowego pracownika. Ma miejsce zazwyczaj gdy firma tworzy nowe stanowisko w związku z rozwojem lub zmianami organizacyjnymi, albo gdy dotychczasowy pracownik opuszcza firmę i konieczne jest jego zastąpienie.
W tej fazie kluczowa jest ścisła współpraca między hiring managerem a zespołem rekrutacyjnym. Hiring managerowie muszą precyzyjnie zdefiniować, jakie są potrzeby biznesowe, a dział HR powinien pomóc w dostosowaniu opisu stanowiska do aktualnych realiów rynkowych. Niezwykle istotne jest, aby już na tym etapie dokładnie określić wymagania dotyczące kwalifikacji, kompetencji oraz doświadczenia, które powinien posiadać kandydat na nowe stanowisko.
Ten etap to także moment, w którym ustala się kluczowe informacje dotyczące budżetu na wynagrodzenie oraz warunków zatrudnienia. Wczesne uzgodnienie tych kwestii pozwala uniknąć późniejszych nieporozumień, które mogą wpłynąć na efektywność całego procesu rekrutacyjnego. Sprawna wymiana informacji między działem HR a biznesem w tej fazie może znacząco przyspieszyć dalsze działania rekrutacyjne i zwiększyć szanse na szybkie znalezienie odpowiedniego kandydata.
Kluczowe elementy zgłaszania wakatu
Zgłoszenie wakatu to istotny moment w procesie rekrutacyjnym, ponieważ stanowi fundament, na którym opiera się reszta działań. Aby zgłoszenie było skuteczne i pozwoliło na sprawne przeprowadzenie rekrutacji, należy uwzględnić w nim kilka elementów.
Po pierwsze, dokładny opis stanowiska. Musi on zawierać precyzyjne informacje na temat obowiązków, które będzie pełnił nowy pracownik. Opis ten powinien być szczegółowy, ale jednocześnie zwięzły, aby uniknąć zbędnych niejasności. Po drugie, wymagania kompetencyjne – w tym wykształcenie, doświadczenie, a także konkretne umiejętności, które będą niezbędne na danym stanowisku. Zdefiniowanie tych elementów już na etapie zgłaszania wakatu pozwala uniknąć późniejszych problemów podczas przeglądania aplikacji kandydatów.
Kolejnym istotnym elementem zgłoszenia wakatu jest określenie wynagrodzenia oraz warunków zatrudnienia. Dobrze jest już na tym etapie ustalić widełki płacowe, aby proces negocjacji z wybranymi kandydatami przebiegał sprawnie. Należy także jasno określić, czy oferowana jest umowa o pracę, kontrakt czy inna forma zatrudnienia.
Oprócz tych elementów warto również zadbać o to, aby zgłoszenie wakatu było zgodne z ogólną polityką firmy w zakresie rekrutacji. Ustandaryzowanie wniosków o wakat dla różnych typów stanowisk wewnątrz firmy pozwala na lepszą organizację i usprawnia cały proces rekrutacyjny. Dobrze zdefiniowany i spójny wniosek o wakat to podstawa efektywnego i szybkiego poszukiwania odpowiedniego kandydata na nowe stanowisko.
Korzyści z automatyzacji procesu zgłaszania wakatu
Automatyzacja procesu zgłaszania wakatu to rozwiązanie, które może znacznie usprawnić proces rekrutacji w firmie, zwłaszcza gdy organizacja zarządza wieloma stanowiskami o różnorodnych wymaganiach. Ustandaryzowanie zgłoszeń, oparte na spójnych formularzach dla różnych typów stanowisk, eliminuje wiele problemów, które mogą pojawić się przy ręcznym zgłaszaniu potrzeb rekrutacyjnych. Spójność oraz jasne wytyczne dla każdego rodzaju stanowiska będzie pomocne zarówno dla działu HR, jak i dla decydentów.
Jedną z największych zalet automatyzacji jest redukcja błędów wynikających z niewłaściwie przekazanych informacji. W systemie automatycznym zgłoszenia są standaryzowane, co oznacza, że wszystkie kluczowe informacje wskazane przez dział HR, takie jak zakres obowiązków, wymagania kompetencyjne czy widełki wynagrodzenia, muszą być podane w jednolity sposób. Dzięki temu rekruterzy oraz osoby decyzyjne mają pełen obraz zapotrzebowania na danym etapie procesu, co minimalizuje ryzyko nieporozumień.
Automatyzacja przyspiesza także proces akceptacji wniosków o wakat. W tradycyjnych modelach, zgłoszenia często muszą przejść przez kilka poziomów akceptacji, co bywa czasochłonne. Systemy takie jak eRecruiter umożliwiają automatyczne przypisanie akceptantów, którzy mogą zatwierdzić lub odrzucić wniosek jednym kliknięciem. Dodatkowo, zastosowanie automatycznych powiadomień dla osób decyzyjnych przyspiesza przepływ informacji i redukuje opóźnienia w procesie rekrutacyjnym. Warto podkreślić, że automatyzacja może także pomóc w dokumentowaniu i śledzeniu statusu każdego zgłoszenia, co z kolei pozwala na optymalizację procesu. Przykładowo, dzięki informacjom o dacie akceptacji wniosku, rekruter może się dowiedzieć, u którego decydenta wnioski najdłużej oczekują, czy przez którego są najczęściej odrzucane.
Dzięki takiemu podejściu organizacja nie tylko zyskuje na efektywności, ale także zwiększa przejrzystość całego procesu, co jest istotne zarówno dla osób zaangażowanych w rekrutację, jak i dla przyszłych pracowników. Usprawniony przepływ informacji, mniejsza liczba błędów oraz standaryzacja procesów przekładają się bezpośrednio na szybsze zatrudnianie najlepszych kandydatów.
Przykład zastosowania Modułu Wakatu w eRecruiter
Moduł Wakatu w systemie ATS eRecruiter to doskonały przykład narzędzia, które automatyzuje proces zgłaszania wakatu i usprawnia współpracę między działem HR a biznesem. Dzięki temu modułowi cały proces wnioskowania o nową rekrutację zostaje przeniesiony do systemu ATS, co pozwala na zebranie wszystkich niezbędnych informacji oraz przeprowadzenie wielopoziomowego procesu akceptacji.
Jedną z podstawowych funkcji Modułu Wakatu w eRecruiter jest możliwość tworzenia szablonów wniosków. Szablony te można dostosować do charakterystyki każdego stanowiska w firmie, co pozwala na szybkie i efektywne zgłaszanie wakatów przez różne działy. Dzięki takim szablonom formularze wniosków są spójne, a pola wskazane przez HR jako obowiązkowe – np. nazwa stanowiska, wymagania kompetencyjne czy budżet – są automatycznie uwzględniane przy tworzeniu projektu rekrutacyjnego, co eliminuje ryzyko pominięcia kluczowych informacji.
Moduł ten umożliwia również wskazanie odpowiednich akceptantów dla danego wniosku o wakat. W zależności od szablonu, proces może obejmować wielopoziomową akceptację, gdzie wniosek musi być zatwierdzony przez różne osoby na różnych szczeblach organizacyjnych. Jeśli wniosek zostanie odrzucony na którymkolwiek etapie, system natychmiast informuje o tym osobę go składającą, co pozwala na szybkie podjęcie decyzji o dalszych krokach lub ponownym zgłoszeniu.
Akceptacja wniosku o wakat przez wszystkich decydentów automatycznie generuje nowy projekt rekrutacyjny, który jest przypisywany do osób w dziale HR wskazanych we wniosku. Dzięki temu rekruterzy mogą natychmiast rozpocząć proces poszukiwania odpowiednich kandydatów, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Wszystkie informacje z wniosku są automatycznie przenoszone do nowego projektu, co dodatkowo upraszcza zarządzanie nim.
Dzięki Modułowi Wakatu eRecruiter nie tylko przyspiesza cały proces, ale także zapewnia większą kontrolę nad każdym etapem rekrutacji, od zgłoszenia potrzeby zatrudnienia, aż po finalne zatrudnienie pracownika. To narzędzie jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zautomatyzować swoje procesy rekrutacyjne i zapewnić spójność działań wewnątrz organizacji.
Podsumowanie – kluczowe wnioski z wdrożenia zautomatyzowanego procesu zgłaszania wakatu
Współpraca między biznesem a działem HR od pierwszych etapów procesu rekrutacyjnego, w tym zgłaszania wakatu, ma kluczowe znaczenie dla skuteczności i efektywności całego procesu zatrudniania. Precyzyjne określenie potrzeb, ujednolicone zgłoszenia oraz przejrzysta komunikacja między działami pozwalają na lepsze dopasowanie kandydatów do stanowisk oraz skrócenie czasu rekrutacji.
Automatyzacja procesu zgłaszania wakatów, jak na przykład w systemie eRecruiter, przynosi wiele korzyści – od eliminacji błędów wynikających z ręcznego wypełniania formularzy, po przyspieszenie akceptacji wniosków i usprawnienie przepływu informacji w firmie. Standaryzacja formularzy dla różnych stanowisk oraz wprowadzenie wielopoziomowych procesów akceptacji pozwalają na lepsze zarządzanie danymi i usprawnienie działań rekrutacyjnych.
Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań, takich jak Moduł Wakatu od eRecruiter, to krok w stronę efektywniejszego i bardziej transparentnego procesu rekrutacyjnego. Automatyzacja zgłoszeń o wakat nie tylko oszczędza czas, ale także przyczynia się do lepszego zarządzania zasobami ludzkimi, co przekłada się na sukces organizacji na rynku pracy.
