Przeprowadzasz rekrutację i znajdujesz kilku odpowiednich kandydatów, z których ostatecznie wybierasz jednego – taka sytuacja to marzenie każdego rekrutera. Nie tylko ze względu na to, że znalazłeś odpowiedniego kandydata. Zachowując CV odrzuconych, ale wartościowych osób, możesz w przyszłości zaprosić ich do udziału w kolejnych rekrutacjach. Ale czy zawsze? Nie. Na ponowne wykorzystanie CV przez pracodawcę, kandydat musi wyrazić zgodę.
We wpisie Zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata – potrzebna czy nie? pisaliśmy o tym, że formułka na życiorysie wyrażająca zgodę kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych, to zbędny element, bo pracodawca gromadzi informacje na podstawie przepisów Kodeksu Pracy. Kiedy jednak pisemna zgoda potencjalnego pracownika jest niezbędna? W momencie ponownego wykorzystania nadesłanego wcześniej CV.
Bez zgody ani rusz
Wyrażam dobrowolną zgodę na wykorzystanie CV w przyszłych procesach rekrutacyjnych organizowanych przez firmę X – tylko w momencie, gdy zdobędziemy od kandydata pisemną zgodę o takiej lub podobnej treści, będziemy mogli wykorzystać jego życiorys w kolejnych procesach rekrutacyjnych. Co istotne, zgoda taka może zostać pozyskana na etapie gromadzenia CV – na przykład w formularzu rekrutacyjnym. Należy tylko pamiętać o tym, aby zamieścić odpowiednią klauzulę informacyjną, a zgoda była w formie „check boxa”.
Od wejścia w życie RODO, czyli 25.05.2018 r., nie można mówić o jednym wzorze klauzuli informacyjnej oraz zgody na przetwarzanie danych. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób Rozporządzenie jest interpretowane przez Twoją organizację. Jeżeli chcesz zapoznać się z przykładowymi klauzulami i zgodami, przeczytaj nasz wpis na ten temat.
Legalnie, czyli zgodnie z celem
O legalności przetwarzania danych osobowych decyduje zgodność z celem. W przypadku rekrutacji, kandydat przesyła CV, aby wziąć udział w konkretnym procesie rekrutacyjnym, dotyczącym określonego stanowiska. O ile więc nie wskaże on wyraźnie, że przesyłane dane mogą być wykorzystywane również w innych rekrutacjach, działanie takie jest bezprawne.
Praca z danymi osobowymi jest niełatwa, gdyż różne przepisy prawa regulują kwestie w zakresie wykorzystywania danych osobowych. Na pomoc przychodzą rekruterowi systemy rekrutacyjne, które umożliwiają tworzenie szablonów odpowiednich zgód na wykorzystanie danych osobowych i pozwalają na tworzenie bazy kandydatów odrzuconych.
Masz wątpliwości względem ochrony danych osobowych w procesie rekrutacji? Pobierz bezpłatny e-book „RODO w rekrutacji: najczęściej zadawane pytania”.
