Aż 8 na 10 rekruterów przygotowujących ogłoszenie o pracę prosi kandydatów o zgodę na przetwarzanie danych osobowych – wynika z ankiety zrealizowanej wśród przedstawicieli działów HR. Ale czy rzeczywiście jest to konieczne? Wbrew powszechnej opinii, najczęściej nie.
Na większości życiorysów znajdziemy formułkę: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dn. 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych…)”. Wielu rekruterów sądzi, że zamieszczenie takiej klauzuli przez kandydata w dokumentach aplikacyjnych jest konieczne, aby wziąć pod uwagę jego kandydaturę w dalszych etapach procesu rekrutacyjnego.
To błąd – rekruter może, ale wcale nie musi prosić kandydata o zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Otóż podstawą do przetwarzania danych osobowych kandydatów jest konieczność wypełnienia ciążącego na przyszłym pracodawcy obowiązku prawnego, a nie zgoda kandydata. Art. 22¹ Kodeksu pracy określa szczegółowo, jakie dane może uzyskać podmiot prowadzący rekrutację. Należą do nich imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia oraz dane kontaktowe wskazane przez taką osobę. Pracodawca może żądać informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia gdy informacje te są niezbędne do powierzenia wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Odchudzanie CV ze zbędnej klauzuli
Podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników to art. 221 Kodeksu Pracy. To w oparciu o ten zapis pracodawca, i co się z tym wiąże również rekruter, może przetwarzać dane kandydata. Artykuł ten określa również szczegółowo, jakie dane może uzyskać firma prowadząca rekrutację. Należą do nich m.in. imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Są to niezbędne dane personalne i wszystkie informacje, które pozwolą wybrać kandydata odpowiedniego na dane stanowisko.
Kiedy jednak nie warto wysyłać CV na dietę?
Zgoda kandydata jest niezbędna w przypadku chęci wykorzystywania jego CV w przyszłych procesach rekrutacyjnych. Zgoda taka może być wyrażona np. poprzez zaznaczenie przez kandydata określonego przycisku wyboru pod formularzem aplikacyjnym (tzw. check box). System eRecruiter umożliwia pobierania zgód w takiej formie. Treść wyrażonej zgody zapisuje się także w systemie przy odpowiedziach kandydata z formularza w danej rekrutacji.
Zgoda potrzebna jest także w przypadku zbierania danych w zakresie wykraczającym poza dane wskazane art. 22¹ Kodeksu pracy (np. wizerunek oraz zainteresowania kandydata do pracy).
EKSPERT RADZI
Mirosław Gumularz – Radca Prawny, Ekspert ds. Ochrony Danych Osobowych
„Rekrutujący, którzy chcą dbać o przestrzeganie przepisów prawa, ale również dobro kandydatów, powinni również pamiętać, że nie o wszystko mogą zapytać. Nawet, jeżeli mamy zgodę potencjalnego pracownika w postaci klauzuli, nie wolno nam pytać o wyznanie, rasę czy stan cywilny. Wszystkie te informacje mogą zostać uznane za podstawę do dyskryminacji.”
Masz wątpliwości, czy zgodna na przetwarzanie danych osobowych kandydata jest konieczna, a może nurtują Cię inne pytania względem ochrony danych osobowych w procesie rekrutacji? Pobierz bezpłatny e-book „RODO w rekrutacji: najczęściej zadawane pytania”.
Dowiesz się z niego, m.in.:
- jakich danych można wymagać od kandydata w formularzu aplikacyjnym?
- o czym pamiętać rekrutując kandydatów za social media?
- co wziąć pod uwagę przy współpracy z agencją doradztwa personalnego?
