6 prostych automatyzacji HR, które ułatwią codzienną pracę rekrutera.

Automatyzacje HR to jeden z kluczowych obszarów w działach personalnych – pomagają oszczędzać czas i koszty. Dzięki automatyzowaniu prostych, powtarzalnych zadań, pracownicy działów HR mogą skupić się na bardziej strategicznych i kreatywnych zadaniach.

Automatyzacje w HR warto zacząć od prostych procesów. Bardzo często możliwe jest to dzięki narzędziom, które dostępne są za darmo. Skonfigurowanie ich i dostosowanie do Twoich potrzeb zajmie dosłownie kilka minut.

Dzięki bezpłatnym narzędziom takim jak Calendly, Cronofy, MS Bookings czy Google Calendar zautomatyzujesz proces umawiania spotkań, a korzystając z platform takich jak Slack i Teams, usprawnisz komunikację w zespole i firmie. Dzięki integracjom tych narzędzi z systemem eRecruiter możesz oszczędzić jeszcze więcej czasu w codziennej pracy rekrutera.

Automatyzacja umawiania spotkań z kandydatami dzięki Calendly, MS Bookings, Google Calendar i Cronofy

Umówienie spotkania z kandydatami bywa bardzo czasochłonne. Szukanie terminów i wielokrotne wymienianie się mailami można jednak zastąpić prostą automatyzacją – z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi Calendly, MS Booking, Google Calendar i Cronofy (MS Booking będzie bezpłatny jeśli Twoja firma korzysta z pakietu Microsoft, zaś Google Calendar – jeśli korzysta z Google Workspace Business).

Calendly umożliwia automatyczne wysyłanie zaproszeń do spotkań i przypomnień, a także zapewnia integrację z kalendarzami Google, Microsoft Outlook i iCloud. MS Bookings i google Calendar działają analogicznie, ale są bardziej zintegrowane, odpowiednio z ekosystemem Microsoft lub Google.

Wszystkie te narzędzia pozwalają na tworzenie harmonogramów spotkań i udostępnianie ich zainteresowanym osobom np. kandydatom za pośrednictwem linków.  W każdym z nich możesz ustawić przedziały czasu które chciałbyś przeznaczyć na rozmowę z kandydatami np. codziennie w godz. 9:00 – 11:30 (możesz tez wybrać różne przedziały czasu dla każdego dnia) oraz czas trwania spotkania np. 30 min. Można również ustawić miejsce i formę spotkania. Kandydaci wybierają preferowany termin z dostępnych i dokonują rezerwacji. Zarezerwowane terminy zostaną automatycznie oznaczone w Twoim kalendarzu. Przed spotkaniem kandydat otrzyma przypominajkę o zbliżającym się terminie.

Co istotne, oba narzędzia umożliwiają tworzenie kalendarzy współdzielonych przez klika osób np. rekrutera i hiring managera.

Jeżeli korzystasz z systemu eRecruiter, dzięki integracji tych narzędzi z naszym ATSem, nie będziesz musiał wysyłać wiadomości z linkiem. Zrobi to za Ciebie eRecruiter 😊 – wysyłając, po przeniesieniu kandydata na dany etap np. Spotkanie, określoną przez Ciebie wiadomość e-mail lub SMS z linkiem do Twojego kalendarza.

Automatyzacja komunikacji z zespołem dzięki Slack i Teams

Teams i Slack to bardzo popularne narzędzia do komunikacji w zespole i firmie. Umożliwiają efektywną współpracę oraz pomagają w „byciu na bieżąco” – służą do łatwego dzielenia się informacjami, przesyłania wiadomości tekstowych, plików i in. Można tworzyć na nich kanały zespołowe i ogólnofirmowe, organizować spotkania, ale również  integrować z wieloma innymi narzędziami.

Dzięki prostej automatyzacji, dowolne informacje z systemu eRecruiter mogą być automatycznie wysyłane prosto na kanał Twojego zespołu lub całej organizacji w aplikacjach Teams lub Slack. Dzięki temu wszyscy zainteresowani będą informowani na bieżąco o najważniejszych zmianach w prowadzonych procesach oraz, dzięki zamieszczonych w powiadomieniach linkach, uzyskają łatwy dostęp do szczegółów.

Przykładowe informacje, które można automatycznie przesyłać na kanał Slack lub Teams:

• informacja o nowym kandydacie w rekrutacji wraz z odnośnikiem do danej rekrutacji i aplikacji,
• informacja o wypełnionym teście kompetencji wraz z linkiem do profilu kandydata,
• połączenie z modułem programu poleceń: informacja o nowej rekrutacji i możliwość wygenerowania własnego linku polecającego,
• informacja o ocenie danego kandydata na 5 i odnośnik do Interaktywnej Karty Kandydata w systemie eRecruiter.

Jakie korzyści przyniosą te automatyzacje w Twoim dziale HR?

Integracja kalendarzy Calendly, MS Booking, Cronofy i Google Calendar z eRecruiter to:

• łatwiejszy proces umawiania spotkań i oszczędność czasu – kandydaci wybierają dogodne dla siebie terminy i godziny, co przyspiesza proces rekrutacji,
• klarowna i sprawna komunikacja między kandydatem a rekruterem,
• wzmacnianie profesjonalnego wizerunku pracodawcy, który docenia swoich kandydatów i stara się zrobić wszystko, aby proces rekrutacji był jak najprostszy i wygodny.

Integracja Teams lub Slack z eRecruiter zapewnia:

• oszczędność czasu – dzięki automatyzacji nie musisz manualnie publikować informacji dot. rekrutacji,
• sprawny przepływ informacji pomiędzy członkami zespołu – wszyscy są na bieżąco i żadna informacja nie umknie 😊

Kliknij, aby sprawdzić możliwości automatyzacji komunikacji SMS z kandydatami oraz to, jak wpływa ona na zwiększenie efektywności procesów rekrutacyjnych.

Korzystasz z systemu eRecruiter i chciałbyś wdrożyć integrację z Calendy, MS Bookings, Google Calendar, Cronofy, Slack lub Teams? Skontaktuj się ze swoim opiekunem!

Jeśli nie korzystasz jeszcze z naszego systemu ATS i chciałbyś dowiedzieć się, jak eRecruiter wspiera pozyskiwanie i selekcję kandydatów – napisz do nas!

FAQ

Czym są automatyzacje HR i po co wdraża się je w pracy rekrutera?
Automatyzacje HR pomagają wykonywać proste i powtarzalne zadania szybciej oraz mniejszym nakładem pracy. Dzięki temu rekruter może oszczędzać czas, ograniczać koszty i skupiać się na bardziej strategicznych oraz kreatywnych działaniach.

Jak można zautomatyzować umawianie spotkań z kandydatami?
Umawianie spotkań można zautomatyzować z użyciem narzędzi takich jak Calendly, MS Bookings, Google Calendar czy Cronofy. Pozwalają one udostępniać kandydatom dostępne terminy, automatycznie rezerwować wybrane godziny, oznaczać je w kalendarzu i wysyłać przypomnienia przed spotkaniem.

Jakie korzyści daje integracja kalendarza z systemem rekrutacyjnym?
Integracja kalendarza z systemem rekrutacyjnym upraszcza umawianie spotkań, przyspiesza komunikację z kandydatami i pozwala ograniczyć ręczne wysyłanie wiadomości. Kandydaci mogą samodzielnie wybierać dogodny termin, a rekruter zyskuje lepszą organizację pracy i sprawniejszy przebieg procesu.

Jak automatyzacja może usprawnić komunikację w zespole HR?
Automatyzacja może przesyłać najważniejsze informacje z systemu rekrutacyjnego bezpośrednio do kanałów w Teams lub Slacku. Dzięki temu zespół jest na bieżąco z nowymi kandydatami, wynikami testów, ocenami kandydatów czy nowymi rekrutacjami, bez potrzeby ręcznego przekazywania tych informacji.

Jakie efekty daje wdrożenie prostych automatyzacji HR?
Proste automatyzacje HR usprawniają przepływ informacji, oszczędzają czas i poprawiają kontakt z kandydatami. Pomagają też budować bardziej profesjonalny wizerunek pracodawcy, ponieważ proces rekrutacyjny staje się prostszy, szybszy i wygodniejszy dla wszystkich stron.