Są etapy rekrutacji, które potrafią ciągnąć się niczym makaron. Największą potrzebą rekruterów jest więc zwykle uproszczenie i przyspieszenie selekcji aplikacji, bo każde pięć minut jest dla nich na wagę złota. Przeprowadzając rekrutację zwracają uwagę przede wszystkim na oszczędność czasu.
Tak właśnie wynika z sondy*, którą przeprowadził eRecruiter wśród rekruterów, pracujących na stanowiskach m.in. specjalisty, kierownika, managera i dyrektora w różnych branżach (głównie produkcja i HR, ale też oprogramowanie, doradztwo, handel i finanse).
Aż 49 procent ankietowanych przyznało, że podczas realizacji projektów rekrutacyjnych najbardziej liczy się dla nich czas. Zwracają również uwagę na łatwy dostęp do aplikacji (33 proc.) Na kolejnych pozycjach znalazło się bezpieczeństwo danych, wygoda i wsparcie ekspertów.
– Selekcja aplikacji to jedna z najbardziej czasochłonnych części procesu rekrutacyjnego – przyznaje Agata Błaszkiewicz, Dyrektor Działu HR z firmy Colliers International. – Sporo czasu zajmuje też umawianie spotkań i dzwonienie do kandydatów po kolejnych etapach rekrutacji z informacją zwrotną. Najbardziej jednak czasochłonne są same spotkania z kandydatami.
W podobnym tonie wypowiada się Patrycja Bednarska, HR & Recruitment Specialist w firmie Stanley Black & Decker Polska.
Wciąż najbardziej czasochłonną częścią pracy rekrutera jest zapoznawanie się z dokumentami przesłanymi przez kandydatów i ich selekcja. Niestety zazwyczaj tylko około połowa z nadesłanych aplikacji spełnia wymagania stawiane na danym stanowisku – ubolewa nasza rozmówczyni.
Selekcja CV jest trudnym zadaniem nie tylko ze względu na fakt, że wymaga sprawdzenia wielu aplikacji i pochłania godziny. To mocno absorbujący etap również dlatego, że spośród kilkuset podań trzeba wychwycić te, które będą najwłaściwsze. Tymczasem kandydaci czasem reprezentują podobne kompetencje i kwalifikacje. Wybór osób, które przejdą do kolejnych etapów, a jednocześnie odrzucenie pozostałych to duża odpowiedzialność. Nie zawsze też kandydaci ułatwiają selekcję – niektóre informacje trzeba uzupełniać, „wczytywać” się w nie do końca czytelne treści, dodzwaniać i dopytywać, zmagać się z CV, w których dostrzec można np. przerost formy nad treścią, a za rozbudowaną i kolorową grafiką nie idą podstawowe informacje o danej osobie.
Narzędzia HR kontra „pożeracze” czasu
Nic dziwnego, że większość rekruterów wskazuje selekcję aplikacji jako etap, który chcieliby uprościć (36 proc. uczestników sondy). Można zrobić krok w tym kierunku – na przykład przy użyciu systemów rekrutacyjnych, które pomagają m.in. selekcjonować CV według określonych wymogów. Zdaniem osób rekrutujących usprawnienia wymaga też proces komunikacji z kandydatem (14 proc.) oraz mierzenie efektywności rekrutacji (13 proc.). Jak pokazują wyniki sondy, z systemów dla HR korzysta aż 55 proc. ankietowanych. Pozostali stosują programy pocztowe.
System pomaga nam również na dalszych etapach rekrutacji, np. w informowaniu kandydatów, że ich aplikacja została odrzucona i podziękowaniu za rekrutację lub w zaproszeniu do innej rekrutacji, do której pasuje nam dana grupa kandydatów. Jest to wielka oszczędność czasu i jednocześnie narzędzie do stosowania dobrych praktyk w rekrutacji – mówi Agata Błaszkiewicz.
Patrycja Bednarska dodaje z kolei, że w firmie, w której pracuje m.in. formularze aplikacyjne pozwalają zaoszczędzić czas.
W systemach rekrutacyjnych istnieje możliwość dodawania formularzy. Kandydat odpowiadając na pytania w nich zawarte przechodzi przez wstępną selekcję. Rekruter może wtedy sięgnąć po przeselekcjonowane aplikacje, bez konieczności zapoznawania się z tymi, które nie spełniają wymagań – tłumaczy przedstawicielka Stanley Black & Decker Polska.
Kolejne funkcjonalności mile widziane
Wielu rekruterów chce podążać za technologiami i liczy na kolejne, nowoczesne udogodnienia. – Z pewnością już działające systemy będą się rozwijać, oferując coraz bardziej zaawansowane funkcje, dające możliwość przejęcia wstępnej selekcji nadsyłanych aplikacji – twierdzi Patrycja Bednarska.
Jak zauważa Agata Błaszkiewicz, nawet rekruter stosujący system, musi mieć „czujne oko”, bo może się zdarzyć, że wychwyci w aplikacji coś ważnego mimo, że system wstępnie odrzuci aplikację ze względu na niespełnianie kryteriów. – Takie etapy, jak spotkania i rozmowy z kandydatami raczej pozostaną stałymi elementami procesów. Na nich nie można bardzo oszczędzać czasu, żeby nie obniżyć przy tym poziomu i efektywności rekrutacji – argumentuje przedstawicielka Colliers International.
*Sonda „Rekrutacja oczami rekruterów” przeprowadzona na stronie eRecruiter.pl/TyWybierasz w dniach 20.05-30.06.2014
Katarzyna Klimek-Michno
Dziennikarka Dziennika Polskiego z sześcioletnim doświadczeniem w prasie codziennej. Z wykształcenia filolog. Laureatka nagrody „Phil Epistemoni – Przyjaciel Nauki”. Absolwentka studiów podyplomowych z zarządzania zasobami ludzkimi. Specjalizuje się w tematyce HR.
