„Liczby się liczą” – głosi tytuł książki autorstwa Chipa Heath i Karli Starr. Ci, którzy dostrzegają wartość w people analytics, z pewnością dodadzą: liczby się liczą również w HR. Z artykułu dowiesz się, jak przy pomocy analizy danych poprawiać efektywność działań rekrutacyjnych i na co być wyczulonym, by nie popaść w „liczbozę”.
„Liczby się liczą” – głosi tytuł książki autorstwa Chipa Heath i Karli Starr. Ci, którzy dostrzegają wartość w people analytics, z pewnością dodadzą: liczby się liczą również w HR. Jak pokazuje najnowsza publikacja eRecruiter, „Raport: Efektywność rekrutacji 2023”, według prawie trzech na czterech respondentów monitorowanie i raportowanie wyników rekrutacji jest podstawą w planowaniu zmian i usprawnień procesów. Ponad połowa twierdzi, że jest to cenna informacja o trendach i zmianach na rynku. Z artykułu dowiesz się, jak przy pomocy analizy danych poprawiać efektywność działań rekrutacyjnych i na co być wyczulonym, by nie popaść w „liczbozę”.
Według Emilio Castilla, profesora MIT Sloan School of Management, people analytics, nazywany także talent analytics, to oparte na danych podejście do usprawniania decyzji personalnych. Jego celem jest wspieranie w osiąganiu sukcesu zarówno całej organizacji, jak i poszczególnych pracowników. People analytics opiera się na założeniu, że pozyskując z różnych źródeł dane o pracownikach, można projektować rozwiązania adekwatne do potrzeb zatrudnionych i oczekiwań biznesu. Podejście to staje się coraz wyraźniejszym trendem i kierunkiem rozwoju HR. W obszarze rekrutacji stosowanie analityki personalnej pozwala m.in.:
Pozwala zatem wpływać na wiele różnych sfer, nie tylko tych związanych stricte z procesami rekrutacyjnymi. Warto jednak pamiętać, że to właśnie od jakości rekrutacji i etapu selekcji kandydatów będą zależeć dalsze działania w całym cyklu życia pracownika, przekładające się również na efektywność biznesową.
Zacznijmy od początku, czyli od rekrutacji. Jakie mierniki warto zastosować, by ocenić jej skuteczność? Wybór jest szeroki i tak naprawdę sprawdzić możemy niemal wszystko:
Wobec mnogości danych z jednej strony oczywiście nie warto ograniczać się do jednego wskaźnika, jakim jest np. liczba nadesłanych CV. Z drugiej strony nie należy popadać w odwrotną skrajność, czyli w zjawisko potocznie nazwane „liczbozą”. Sam fakt gromadzenia danych i otaczania się różnorodnymi statystykami nie wystarczy, by prowadzić skuteczne people analytics. Liczby powinniśmy czytać, analizować i interpretować, by wyciągać wnioski.
Mamy dane i co dalej? To kluczowe pytanie, na które warto sobie odpowiedzieć, jeszcze na długo przed… ich zebraniem! Przede wszystkim zastanówmy się: co i dlaczego chcemy mierzyć? Możemy oczywiście próbować „omiernikować” mnóstwo działań, ale spójrzmy na to racjonalnie – czy będzie nam to rzeczywiście potrzebne? Co stanowi priorytet? Pod jakim kątem chcemy zweryfikować efektywność rekrutacji? Co koniecznie powinniśmy zbadać, a jakie wskaźniki nie współgrają z wymogami danego procesu czy specyfiką firmy? A może warto wdrożyć jakieś nowe wskaźniki i sprawdzić obszary, które wcześniej nie były przez nas analizowane? Jakie cele w ten sposób chcemy zrealizować? Pamiętajmy, że dobór wskaźników to pierwszy, ale nie ostatni krok, jeśli chcemy faktycznie wdrożyć konkretne zmiany w przyszłości. Pomocą w ich wyborze mogą być raporty rynkowe, które dają nam punkt odniesienia. Przykładowo, z najnowszego badania eRecruiter wynika, że do najpopularniejszych mierników należą obecnie:
Od ich pomiaru warto rozpocząć działania w nurcie people analytics w naszych procesach rekrutacyjnych.
Źródło: „Raport: efektywność rekrutacji 2023”, eRecruiter
Zgromadzenie liczb to jedno, ale kluczowe będzie znalezienie odpowiedzi na pytanie, co kryje się za tymi konkretnymi statystykami. Ważne, by nie intepretować ich w oderwaniu od kontekstów i bez znajomości realiów firmowych. Na każdą sytuację należy spojrzeć indywidualnie i uwzględnić różne przyczyny. Jak czytamy w książce Anny Morawiec-Bartosik „Liczby w HR”, HR-owcom często wydaje się, że złożoność procesu trudno jest policzyć inaczej niż liczbą nowo zatrudnionych albo liczbą prowadzonych rekrutacji. Tymczasem analiza może być znacznie szersza i dotyczyć wielu poziomów.
Zdaniem ekspertów, warto oczywiście monitorować liczbę przeprowadzanych rocznie procesów rekrutacyjnych, ale zależy ona od tylu zmiennych, że finalnie i tak nie dostarcza pogłębionych informacji. Sama liczba pozyskanych CV też nie świadczy o sukcesie, bo znacznie więcej zależy od jakości tych aplikacji. Również podpis na umowie, złożony przez zrekrutowanego kandydata, niekoniecznie musi być miarą efektywności rekrutacyjnej. Bowiem często miarą „sukcesu” jest dopiero pozytywne ukończenie przez niego okresu próbnego. Innym ciekawym, a wciąż rzadko praktykowanym rozwiązaniem, jest mierzenie poziomu rezygnacji na ostatnim etapie rekrutacji. Dlaczego ktoś, kto już prawie znalazł się na firmowym pokładzie, nagle wycofuje się, mimo wcześniejszego zainteresowania i zaangażowania? Warto szukać odpowiedzi również na to pytanie, gdyż może ono wpłynąć na poprawę doświadczeń kandydatów, a finalnie – na strukturę zatrudnienia.
Źródło: „Raport: efektywność rekrutacji 2023”, eRecruiter
Podsumowując, organizacja sama musi zdecydować, które wskaźniki chce mierzyć, by na ich podstawie wprowadzać zmiany. Bowiem istotą pomiaru efektywności rekrutacji oraz people analytics nie jest samo zbieranie i analizowanie danych. Kluczowe są wnioski, które wyciąga organizacja, dotyczące szczególnie obszarów wymagających poprawy. Dzięki takiemu podejściu możemy stale monitorować postęp i sprawdzać, czy wprowadzane zmiany przynoszą oczekiwane efekty. Takie podejście do analityki rekrutacyjnej zakłada, że nigdy nie jest ona skończonym procesem, a raczej ciągłym cyklem pomiarów i zmian.
Gdy wchodzimy na poziom analityki i przetwarzania danych, łatwo czasem zapomnieć, że za każdą liczbą stoi konkretna osoba – nasz pracownik lub kandydat.
W całym procesie rekrutacyjnym nie możemy zapomnieć, że chodzi o człowieka, więc warto zadbać o jego zadowolenie, nie tylko na potrzeby EB czy własnej bazy kandydatów
– podkreśla autorka książki „Liczby w HR”. Zatem poza zbieraniem opinii od pracowników i kandydatów w ankietach, pamiętajmy, by dać też coś od siebie. Feedback jest istotny na każdym etapie procesu.
Obszar rekrutacji, który niełatwo zmierzyć, a który często jest niezwykle czasochłonny i problematyczny, to komunikacja. Jak podkreśla Anna Morawiec-Bartosik, sukces polegający na zapełnieniu wakatu nie zależy wyłącznie od rekrutera. Ważną rolę odgrywa też np. menedżer rekrutujący do swojego zespołu. To z nim kandydat się często kontaktuje i spotyka podczas rozmów rekrutacyjnych. Zatem skuteczna komunikacja to wspólny obszar odpowiedzialności HR-u i biznesu.
O tym, jak istotna jest komunikacja w kontekście pozyskiwania pracowników, mówi publikacja eRecruiter „Raport: Efektywność rekrutacji 2023”. Wynika z niego, że bolączką rekruterów, HR-owców i osób zaangażowanych w nabór nowych pracowników są zbyt długie procesy rekrutacyjne. Tylko nieco mniej niż jedna trzecia deklaruje, że czas trwania rekrutacji w ich firmach jest optymalny. Ponad 60% respondentów natomiast twierdzi, że najbardziej czasochłonnym etapem rekrutacji są spotkania z kandydatami. Na kolejnych miejscach znalazły się: komunikacja z menedżerami, komunikacja z kandydatami oraz selekcja aplikacji.
To oczywiście ważne, żeby spotkaniom z kandydatom poświęcić odpowiednio dużo uwagi i nie pozwolić, by do tego elementu procesu wdarł się pośpiech. Jednocześnie dobrze jest przeanalizować:
Warto w tym celu porozmawiać z biznesem, podzielić się własnymi obserwacjami i wspólnie wyciągnąć wnioski. Uważne słuchanie to coś, co pozwoli poznać doświadczenia i poziom satysfakcji menedżerów z przebiegu procesu, spotkań z kandydatami i wyboru nowego pracownika. To wszystko pomoże wypracować wspólnie lepsze rozwiązania i usprawnić komunikację.
Oprócz kwestii nie w pełni zależnych od zespołu HR, jak komunikacja na linii kandydat-menedżer, istnieją obszary, na które rekruter może mieć szczególny wpływ. Warto spojrzeć na podejmowane przez siebie działania i zastanowić się, co my sami możemy zrobić, by przyczynić się do większej skuteczności procesów. Wsparciem dla nas może być technologia (np. systemy do zarządzania rekrutacjami), w tym szczególnie automatyzacja, która „wyręcza” w codziennych zadaniach. Dzięki jej zastosowaniu zyskujemy czas na inne jakościowe działania, umożliwiające lepsze zrozumienie oczekiwań biznesu oraz potrzeb kandydatów i pracowników. Z badania eRecruiter wynika, że system do zarządzania rekrutacjami przyczynia się do:
Aż 98% badanych użytkowników systemów ATS (Applicant Tracking System) przyznaje, że stosowanie takiego narzędzia wpływa na poprawę efektywności procesów rekrutacyjnych w firmie. Nie wyobrażają sobie oni, aby mogli zrezygnować z takich funkcjonalności systemu, jak zarządzanie procesem rekrutacji (68%), funkcje związane z RODO (48%) czy zarządzanie danymi kandydatów (44%).
Warto również stale przyglądać się metodom i narzędziom, z których korzystamy, by dotrzeć do kandydatów. Zrozumienie wpływu źródeł pozyskiwania kandydatów na liczbę i jakość aplikacji jest ważnym elementem analityki rekrutacyjnej. W „Badaniu efektywności rekrutacji” eRecruiter spytał pracowników HR o podejmowane przez nich działania zwiększające responsywność na ogłoszenia o pracę. Okazuje się, że aby zwiększyć skuteczność oferty i liczbę dopasowanych do niej kandydatów, rekruterzy – poza opublikowaniem treści w tzw. job boardzie – podejmują dodatkowe aktywności. Aż 60% respondentów dba o promocję ogłoszeń w social mediach. Taki sam odsetek badanych sięga po programy poleceń pracowniczych. Ponad połowa (56%) korzysta z zakładki Kariera na firmowej stronie, mając świadomość, że dla kandydatów jest to cenne źródło wiedzy o firmie.
Źródło: „Raport: efektywność rekrutacji 2023”, eRecruiter
Gdy wiemy już, co i jak mierzyć, nie pozwólmy, by uzyskane wyniki pozostały tylko w naszej tabelce. Zgodnie z definicją people analytics, choć dotyczy obszarów najmocniej związanych z HR-em, jest de facto sprawą całej organizacji. Zastanówmy się zatem, jak prezentować w firmie dane, by przyciągnąć uwagę? Jak przygotować się do spotkania z menedżerami lub zarządem, gdy chcemy porozmawiać o skuteczności procesów rekrutacyjnych? Autorzy książki „Liczby się liczą. Data storytelling, czyli jak opowiadać o danych” zauważają, że najlepszym sposobem na przedstawienie statystyk dotyczących ludzi jest odwołanie się… do ludzi. A zatem chodzi o zaproszenie menedżerów lub zarządu do wyobrażenia sobie człowieka, a nie myślenia wyłącznie w kategoriach liczb. Wówczas statystyki staną się bliższe i bardziej zrozumiałe. Czytamy:
Niezależnie od tego, jak bardzo rozwinięte będą nasze umiejętności matematycznego myślenia, nigdy nie będą one tak instynktowne, jak nasze umiejętności (zestawy narzędzi) myślenia o konkretnych problemach. Wykorzystaj siłę swojego umysłu i skonkretyzuj swoje liczby.
Aby zwiększyć siłę oddziaływania liczb i przyciągnąć uwagę, autorzy polecają:
Liczby w świecie biznesu mają coraz większe znaczenie. Aby projektować lepsze procesy HR-owe i rekrutacyjne, należy mierzyć efektywność swoich procesów, nie zapominając przy tym, by uzyskane dane przekuć na konkretne wnioski i rozwiązania.
Podziel się
Podziel się wrażeniami!
