Płynna komunikacja w rozproszonych zespołach rekrutacyjnych
Wyższy standard feedbacku
Onboarding i program poleceń pod kontrolą
Spójna polityka różnorodności
Każdy zespół rekrutacyjny działa inaczej — ma inne priorytety, inne bolączki i inną skalę. Dlatego obok gotowych automatyzacji HR Workflows, eRecruiter oferuje też dedykowane rozwiązania customowe – projektowane wspólnie z klientem, dokładnie pod konkretne potrzeby organizacji.
Poniżej prezentujemy pięć historii z pięciu różnych firm. Każda z nich zmagała się z innym wyzwaniem, jednocześnie każda znalazła odpowiedź w dedykowanej automatyzacji eRecruiter.
Branża: różne
Zastosowanie: Automatyzacje HR Workflows
Profil organizacji:
Duże przedsiębiorstwo, kilkanaście równoległych rekrutacji, zespół HR rozproszony po Polsce.
Kto jest przypisany do której rekrutacji? Kiedy pojawia się nowa aplikacja? Czy wniosek o wakat już został zaakceptowany? Komunikacja wewnątrzzespołowa jest tak samo istotna, jak komunikacja z kandydatami. W organizacjach, w których toczy się wiele rekrutacji jednocześnie, a zespoły pracują w różnych lokalizacjach, ważne jest, by każdy rekruter był na bieżąco z tym, co dzieje się w jego obszarze.
Rozwiązanie: automatyczne powiadomienia wewnętrzne
Wspólnie z zespołem HR zaprojektowaliśmy automatyzację, która uruchamia się przy kluczowych zdarzeniach w systemie:
przypisanie rekrutera do projektu → wiadomość z nazwą rekrutacji,
pojawienie się nowej aplikacji → powiadomienie o kandydacie,
akceptacja wniosku o wakat → informacja o starcie procesu.
Efekt:
Komunikacja w zespole jest płynna, a każdy rekruter wie, kiedy i gdzie powinien działać.
Profil organizacji:
intensywna rekrutacja, wysoki standard Candidate Experience jako priorytet.
Wysoki standard komunikacji z kandydatami to wartość, którą firma stawiała na pierwszym miejscu. W praktyce, przy dziesiątkach otwartych procesów, bardzo łatwo było o opóźnienie – kandydaci czekali na informację zwrotną, a candidate experience na tym cierpiało.
Rozwiązanie: automatyczne przypomnienia o feedbacku
System eRecruiter zaczął odliczać czas od momentu spotkania z kandydatem i wysyłać rekruterom notatki przypominające o konieczności udzielenia informacji zwrotnej. Kandydaci z kolei otrzymywali automatyczne wiadomości — zarówno informujące o przedłużającym się procesie, jak i zawierające ogólny feedback.
Efekt:
Utrzymanie wysokiego standardu komunikacji przestało być zależne od pamięci rekrutera. Kandydaci są informowani na bieżąco, rekruterzy mają spokojną głowę, a firma buduje konsekwentny wizerunek pewnego pracodawcy.
Profil organizacji:
Firma aktywnie wspierająca różnorodność wiekową, z rozbudowaną polityką DEI (Diversity, Equity, Inclusion – Różnorodność, Sprawiedliwość, Włączanie).
Organizacja chciała aktywnie wspierać kandydatów z grupy Silversów, ale stanęła przed wyzwaniem: jak to robić skutecznie i zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych? Ręczne tagowanie i analiza CV były czasochłonne i narażone na błędy.
Rozwiązanie: automatyczne tagowanie kandydatów
Na życzenie klienta wdrożyliśmy pytanie o przedział roku urodzenia w formularzu rekrutacyjnym oraz regułę automatycznego dodawania tagu „Silver” dla wskazanych grup wiekowych. Uzupełnieniem jest tagowanie AI, które analizuje treść CV i dodaje dodatkowe oznaczenia — przyspieszając i ujednolicając selekcję.
Efekt:
Firma może prowadzić spójną politykę różnorodności bez ryzyka prawnego i manualnej pracy zespołu HR. Dane są zbierane za zgodą kandydata, a tagowanie dzieje się automatycznie.
Profil organizacji:
Średnia firma o zróżnicowanej strukturze zatrudnienia, kilkadziesiąt zatrudnień rocznie.
Zatrudnienie nowej osoby wiąże się z szeregiem działań po stronie HR, przełożonego i IT. Klienci szukali sposobu, by te działania były uporządkowane i uruchamiane we właściwym czasie.
Rozwiązanie: dedykowane ścieżki onboardingowe
Wdrożyliśmy automatyczne przypisywanie wiadomości i zadań w zależności od rodzaju zatrudnienia. Każdy dział: HR, IT i przełożony, dostaje swój zestaw kroków z jasnymi terminami i automatycznymi przypomnieniami. Firma może tworzyć własne ścieżki onboardingowe, dopasowane do typu stanowiska lub formy zatrudnienia.
Efekt:
Onboarding przebiega sprawnie, a każdy wie, co i kiedy ma zrobić.
Profil organizacji:
Firma z aktywnym programem poleceń pracowniczych, nagrody wypłacane w dwóch ratach.
Programy poleceń są skuteczne, ale wymagają dobrej organizacji – szczególnie w zakresie wypłat nagród w odpowiednich terminach.
Rozwiązanie: automatyzacja przypomnień o wypłacie nagród
Na podstawie danych z procesu rekrutacyjnego, w dniu rozpoczęcia pracy poleconego kandydata, system wysyła wiadomość z przypomnieniem o I racie nagrody, a po 6 miesiącach przypomnienie o II racie.
Uzupełnieniem jest Moduł Poleceń Pracowniczych, który pozwala tworzyć stronę z ofertami pracy, generować linki polecające i promować program online i offline. To rozwiązanie wspiera transparentność i terminowość – kluczowe dla zaufania do programu poleceń.
Efekt:
Nagrody są wypłacane terminowo, bez ryzyka przeoczenia. Pracownicy ufają programowi, chętniej polecają znajomych, a firma pozyskuje kandydatów z ciepłego źródła.
Każda z opisanych automatyzacji powstała na bazie realnych potrzeb naszych klientów. To nie są gotowe szablony – to customowe rozwiązania, które wspierają zespoły rekrutacyjne w ich codziennej pracy. Jeśli chcesz sprawdzić, jak mogą działać u Ciebie – daj nam znać. Sprawdź również automatyzacje eRecruiter dostępne od ręki.
Podziel się
Przetestuj nasz system ATS
