Rekrutacja w logistyce: Jak Raben Group podejmuje decyzje rekrutacyjne oparte na danych

Ponad 1500 procesów rekrutacyjnych rocznie, środowisko międzynarodowe, różne kultury, różnorodne stanowiska i kilka spółek – w takim środowisku skuteczne zarządzanie rekrutacją wymaga czegoś więcej niż doświadczenia i intuicji w prowadzeniu procesów. Wyzwanie stanowi nie tylko sam profil poszukiwanych osób, ale skala prowadzonych działań rekrutacyjnych. Kluczowe stają się dane, które pozwalają monitorować przebieg procesów, identyfikować potencjalne trudności i lepiej rozumieć zmiany zachodzące na rynku pracy.

W Raben Group taką rolę pełni eRecruiter, który wspiera nie tylko codzienną pracę rekruterów, lecz także analizę wskaźników rekrutacyjnych i raportowanie wyników do kluczowych osób w organizacji. Jak wykorzystać dane, aby trafniej oceniać sytuację, usprawniać procesy i podejmować decyzje w oparciu o konkretne informacje? O praktycznym wykorzystaniu analityki rekrutacyjnej opowiada Anna Donaj, Group Recruitment Lead w Grupie Raben.

Wyzwanie: jak mierzyć rekrutację w logistyce, gdy każde stanowisko rządzi się innymi prawami

Rekrutacja w logistyce obejmuje stanowiska o bardzo różnych wymaganiach i dynamice procesów. W jednym przypadku liczy się szybkie dotarcie do kandydatów gotowych do podjęcia pracy, w innym – wieloetapową ocenę kompetencji i doświadczenia przyszłego menedżera. Każdy proces ma inną specyfikę, czas trwania i kryteria oceny skuteczności.

Wyzwaniem jest nie tylko sprawne prowadzenie poszczególnych rekrutacji, lecz także ich rzetelna analiza i przedstawienie wyników w formie czytelnego raportu dla managerów rekrutujących. A jeśli do tego dołożymy kontekst współpracy międzynarodowej to wyzwanie się potęguje. Przy koordynacji tak dużej i zróżnicowanej skali działalności konieczne jest połączenie z jednej strony standaryzacji procesów by zapewnić zbliżony poziom doświadczeń kandydatów bez względu na to w jakim kraju kandydat bierze udział w rekrutacji, ale również uwzględnienie specyfiki rekrutacji na stanowisko. Przy tak dużej różnorodności działań ważne jest analizowanie danych z uwzględnieniem kontekstu.

Do tego dochodzi kontekst rynkowy, który bez danych trudno uchwycić. Czy to rynek się zmienił, czy proces wymaga korekty? Bez liczb można się tylko domyślać.

Rozwiązanie: eRecruiter jako centrum analityki rekrutacyjnej

Raben Group od kilku lat wykorzystuje eRecruitera do wspierania procesów rekrutacyjnych w spółkach polskich oraz zagranicznych. Początkowo stanowił wsparcie w zarzadzaniu aplikacjami kandydatów, a z czasem system stał się również istotnym źródłem danych, które pomagają lepiej rozumieć przebieg rekrutacji i oceniać jej efektywność. Dziś eRecruiter stanowi ważne narzędzie analityczne dla spółek Raben Group. Co kwartał na podstawie danych zgromadzonych w systemie przygotowywane jest zestawienie wskaźników rekrutacyjnych, które pozwalają podsumować wyniki i ustalić kierunek dalszych działań lub reagować na powstające trudności.

Jak to działa w praktyce

Identyfikowanie problemów w procesie rekrutacyjnym

Dane z eRecruitera w Raben pomagają ocenić, czy rekrutacja przebiega zgodnie z założeniami, czy też w trakcie realizacji pojawiły się sygnały wskazujące na potrzebę zmiany podejścia. Pozwalają sprawdzić, na jakim etapie znajduje się proces czy kandydaci przechodzą do kolejnych etapów i gdzie mogą pojawiać się trudności.

Jeśli zastanawiasz się, jakie wskaźniki warto ustawić dla swoich procesów, sprawdź raport Rekrutacyjne KPI eRecruiter.

Weryfikowanie obserwacji rynkowych

Dane rekrutacyjne pozwalają nie tylko monitorować przebieg procesów, lecz także weryfikować obserwacje dotyczące sytuacji na rynku pracy. Dzięki nim można sprawdzić, czy dostrzegane zmiany znajdują potwierdzenie w konkretnych wskaźnikach. Jednym z przykładów jest czas podejmowania decyzji przez kandydatów. Dane z eRecruitera pokazują, że mimo usprawniania działań po stronie rekrutacji kandydaci potrzebują coraz więcej czasu na rozważenie oferty i udzielenie odpowiedzi.

Takie zestawienie pozwala lepiej zrozumieć przyczyny wydłużania się rekrutacji i odróżnić kwestie związane z organizacją procesu od czynników wynikających z zachowań kandydatów. Dzięki temu łatwiej określić, które obszary wymagają dalszych usprawnień.

Raportowanie bez Excela

eRecruiter usprawnia również przygotowywanie zestawień na potrzeby lokalnych oddziałów. Rekruterzy, którzy prowadzą jednocześnie kilka lub kilkanaście procesów, nie muszą ręcznie gromadzić danych i tworzyć raportów w Excelu. Wystarczy jedno lub dwa kliknięcia, aby wygenerować gotowe zestawienie kandydatów lub raport dopasowany do konkretnego projektu. To oszczędność czasu i łatwiejszy dostęp do informacji potrzebnych w codziennej pracy.

Automatyzacja komunikacji z kandydatami

Istotnym elementem pracy z eRecruiterem jest także automatyzacja komunikacji. Przeniesienie kandydata do kolejnego etapu rekrutacji może automatycznie uruchomić wysyłkę wiadomości informującej o statusie procesu. Dzięki temu kandydaci otrzymują informacje na bieżąco, a rekruterzy nie muszą pamiętać o ręcznym wysyłaniu każdej wiadomości. Dodatkowo szablony komunikacji można dostosować do identyfikacji wizualnej firmy, co pozwala zachować spójny sposób komunikowania się z kandydatami na każdym etapie rekrutacji. Dzięki czemu kandydat bez względu na rodzaj rekrutacji, w której bierze udział może liczyć na tożsamy standard procesu rekrutacji.

Notatki, które wracają po latach

Przy dużej liczbie prowadzonych rekrutacji systematyczne dokumentowanie spotkań i wniosków z rozmów z kandydatami ma szczególne znaczenie. Notatki w eRecruiterze pozwalają zachować najważniejsze informacje o kompetencjach, doświadczeniu i potencjale kandydatów, a następnie wrócić do nich, gdy pojawi się taka potrzeba. Ułatwiają również przygotowanie podsumowań i konsultowanie rekomendacji z menedżerami.

Efekty: dane, które wspierają pracę rekrutera

Największą wartością eRecruitera jest nie tylko dostęp do poszczególnych funkcji, lecz przede wszystkim możliwość coraz lepszego wykorzystania danych w codziennej pracy. Rozwijane narzędzia analityczne ułatwiają monitorowanie procesów, porównywanie wyników i identyfikowanie obszarów wymagających uwagi.

Możliwości analityczne eRecruitera są stale rozwijane. Jednym z najnowszych rozwiązań jest AI Insights, dostępne w module Raporty Ekspert. Narzędzie wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy danych rekrutacyjnych, wspiera interpretację wyników i wskazuje możliwe kierunki dalszych działań. Dzięki temu dane mogą stać się nie tylko podstawą raportowania, lecz także wsparciem w podejmowaniu decyzji i doskonaleniu procesów rekrutacyjnych.

Wnioski: system, który rośnie razem z potrzebami

Przykład Grupy Raben pokazuje, że skuteczne zarządzanie rekrutacją wymaga nie tylko sprawnej organizacji procesów, lecz także umiejętności analizowania danych i wyciągania z nich praktycznych wniosków. Przy dużej skali działania i różnorodności stanowisk szczególnego znaczenia nabiera możliwość spojrzenia na każdy proces z uwzględnieniem jego specyfiki, porównywania wyników między spółkami oraz identyfikowania obszarów wymagających usprawnień.

Dzięki eRecruiterowi dane stają się częścią codziennej pracy rekruterów. Pomagają monitorować postępy rekrutacji, dostrzegać momenty, w których proces traci dynamikę, a także weryfikować obserwacje dotyczące zmieniających się zachowań kandydatów. Jednocześnie gotowe raporty ograniczają konieczność ręcznego przygotowywania zestawień, automatyzacja komunikacji usprawnia kontakt z kandydatami, a notatki pozwalają zachować istotne informacje i wykorzystywać je w kolejnych etapach pracy. W efekcie rekruterzy mogą poświęcać więcej uwagi analizie sytuacji i podejmowaniu decyzji, zamiast koncentrować się na czynnościach administracyjnych.

Istotna jest również możliwość rozwoju narzędzia wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji. Rozwiązania takie jak AI Insights w module Raporty Ekspert poszerzają możliwości interpretacji danych i pomagają przekładać wyniki analiz na konkretne kierunki działania. Technologia nie zastępuje przy tym doświadczenia rekrutera, lecz dostarcza mu dodatkowych informacji, które mogą wspierać trafniejszą ocenę sytuacji i planowanie kolejnych kroków.

Historia Grupy Raben pokazuje, że analityka rekrutacyjna to coś więcej niż cykliczne raportowanie wyników. To sposób na lepsze rozumienie procesów, szybsze rozpoznawanie wyzwań i podejmowanie decyzji na podstawie faktów, a nie wyłącznie intuicji. W organizacji, w której każdego roku realizowane są setki rekrutacji na różnorodne stanowiska, takie podejście pomaga budować bardziej świadome i uporządkowane zarządzanie rekrutacją. Punktem wyjścia do doskonalenia procesów pozostaje jednak zawsze to samo: wiedzieć, co mierzyć, rozumieć, co mówią dane, i przekładać te informacje na konkretne działania.

FAQ – najczęstsze pytania dotyczące analityki rekrutacyjnej w praktyce

Jak mierzyć efektywność rekrutacji w firmie z wieloma spółkami?

Najlepiej analizować dane na dwóch poziomach: całej grupy i każdej spółki osobno. Tak robi Raben Group, operator logistyczny prowadzący ponad 1500 procesów rekrutacyjnych rocznie w spółkach działających w 17 krajach. W eRecruiterze zespół rekrutacji może porównywać wyniki spółek o podobnym profilu działalności i szybko zobaczyć, gdzie procesy działają gorzej.
Co kwartał na podstawie danych z systemu powstaje zestawienie wskaźników rekrutacyjnych. Pozwala ono podsumować wyniki, ustalić kierunek dalszych działań i reagować na trudności, zanim przełożą się na opóźnienia w zatrudnieniu.

Jak sprawdzić, na którym etapie zatrzymuje się rekrutacja?

Trzeba śledzić, czy kandydaci przechodzą do kolejnych etapów i jak długo trwa proces w porównaniu z wewnętrznymi KPI. W Raben Group dane z eRecruitera pokazują, czy rekrutacja przebiega zgodnie z założeniami. Jeśli proces przekracza zakładany czas, a kandydaci nie przechodzą dalej, dane pozwalają wskazać konkretny etap, który wymaga zmiany.
Dzięki temu rekruter nie musi opierać się na intuicji. Widzi, czy problemem jest brak kandydatów, zbyt długa ocena po stronie firmy, czy inny etap procesu.

Dlaczego rekrutacja się wydłuża, mimo że rekruterzy działają szybciej?

Jedną z przyczyn jest to, że kandydaci potrzebują coraz więcej czasu na decyzję. Dane z eRecruitera w Raben Group potwierdziły, że zespół rekrutacji szybciej analizuje aplikacje i sprawniej umawia spotkania, a mimo to kandydaci wracają do oferty kilka razy i dłużej zwlekają z odpowiedzią.
Analiza danych pozwala odróżnić kwestie związane z organizacją procesu od czynników wynikających z zachowań kandydatów. To ważne, bo te dwa problemy wymagają zupełnie innych działań.

Jak analizować rekrutacje na stanowiska o zupełnie różnej specyfice?

Rekrutacji na różne typy stanowisk nie warto analizować w jednym zbiorczym zestawieniu. W logistyce rekrutacja pracownika magazynu i dyrektora różni się czasem trwania, liczbą etapów i profilem kandydata. Jak podkreśla Anna Donaj, Group Recruitment Lead w Raben Group, wspólna średnia dla takich procesów przestaje odzwierciedlać rzeczywistość.
Dlatego dane z eRecruitera analizuje się z uwzględnieniem kontekstu konkretnego stanowiska, co pozwala trafniej ocenić, który proces faktycznie wymaga poprawy.

Jak przygotować raport rekrutacyjny dla menedżerów bez Excela?

W systemie ATS raport można wygenerować automatycznie, bez ręcznego zbierania danych. W eRecruiterze wystarczy jedno lub dwa kliknięcia, aby przygotować gotowe zestawienie kandydatów albo raport dopasowany do konkretnego projektu. Rekruterzy w Raben Group, którzy prowadzą jednocześnie kilka lub kilkanaście procesów, nie muszą tworzyć zestawień w Excelu.
To oszczędność czasu i łatwiejszy dostęp do informacji, które menedżerowie rekrutujący potrzebują do podejmowania decyzji.

Jaki system ATS sprawdzi się w dużej firmie logistycznej?

Duża firma logistyczna potrzebuje ATS, który obsłuży skalę, różnorodność stanowisk i pracę w wielu spółkach. Raben Group korzysta z eRecruitera w spółkach polskich i zagranicznych, prowadząc ponad 1500 rekrutacji rocznie: od pracowników magazynowych po kadrę kierowniczą.
Kluczowe okazały się analityka rekrutacyjna na poziomie grupy i spółek, gotowe raporty, automatyczna komunikacja z kandydatami, która zapewnia ten sam standard procesu w każdej rekrutacji, oraz intuicyjna obsługa. Administrator może samodzielnie skonfigurować większość ustawień, bez angażowania dodatkowego wsparcia.