Jak WTW w Polsce udowodniło, że jeden rekruter może zadbać o feedback dla każdego kandydata

Według Raportu Candidate Experience 2025 eRecruiter aż 97% kandydatów uważa otrzymanie informacji o odrzuceniu za ważne lub bardzo ważne. Jednocześnie ponad 90% przyznaje, że brak takiej informacji to ich powtarzające się doświadczenie. Główny powód, który podają pracodawcy? Brak czasu i zbyt duża liczba kandydatów, czyli problem, który staje się szczególnie dotkliwy, gdy rekrutacją zajmuje się jedna osoba.

O tym, jak jeden rekruter może zadbać o feedback dla każdego kandydata i zbudować proces, do którego kandydaci chętnie wracają, opowiada Piotr Martyna, Lead Recruiter w WTW.

Wyzwanie: dziesiątki rekrutacji rocznie i feedback, który ginie po drodze

Piotr Martyna prowadzi samodzielnie rekrutacje do trzech spółek i zatrudnia rocznie około 80 osób. Różne marki, różne role, różni hiring managerowie i jeden rekruter, który musi nad tym wszystkim panować. Ale największym problemem nie jest skala rekrutacji, tylko regularny feedback dla kandydatów, niezależnie od tego, ilu procesów dotyczy naraz.

Dochodził do tego opór ze strony hiring managerów, którzy nie chcieli rezygnować z kandydatów na wszelki wypadek, trzymając ich w nieokreślonym zawieszeniu. Kandydaci czekali bez odpowiedzi i znikali zirytowani lub przejęci przez konkurencję.

Rozwiązanie: zmiana podejścia i zasada, która wszystko porządkuje

Zmiana przyszła z zewnątrz. Piotr trafił na branżowe spotkanie, gdzie temat feedbacku w rekrutacji był głównym wątkiem. To tam zrozumiał, że podejście trzeba zmienić.

Z tego przekonania wyrosła prosta, ale wymagająca konsekwencji zasada: kandydat nie może zostać bez decyzji. Każda kandydatura musi dostać decyzję. Jeśli manager nie jest gotowy zatrudnić kogoś teraz, to kandydat dostaje odmowę z szacunkiem i otwartymi drzwiami na przyszłość. Piotr konsekwentnie tłumaczy to menedżerom: lepiej odrzucić kandydata na wstępie i wrócić do niego później, niż trzymać go w zawieszeniu bez odpowiedzi.

Bez systemu, który pozwala zarządzać każdą kandydaturą w jednym miejscu i konsekwentnie dostarczać feedback dla kandydatów, taki proces byłby niemożliwy do utrzymania, dlatego Piotr postawił na eRecruitera.

eRecruiter w praktyce: jak Piotr zarządza feedbackiem i procesem

Zarządzanie procesem w jednym miejscu

eRecruiter pozwala Piotrowi prowadzić wszystkie rekrutacje do trzech spółek z jednego miejsca. Każde CV ma swoje notatki dodane przez rekrutera, przypisany etap i pełną historię kontaktu. Piotr zawsze wie, gdzie jest dany kandydat i co już zostało z nim ustalone, nawet jeśli proces trwa kilka tygodni. Dzięki temu nie musi polegać na pamięci ani przeszukiwać maili. Wszystkie aplikacje z różnych źródeł, np. strony kariery, Pracuj.pl czy poleceń pracowniczych, spływają do jednego systemu, co pozwala mieć pełny obraz rekrutacji bez przeskakiwania między narzędziami.

Feedback dla kandydatów dopasowany do etapu

Piotr stosuje prostą zasadę: im kandydat jest na dalszym etapie procesu, tym bardziej spersonalizowany feedback otrzymuje.

Kandydaci, którzy tylko zaaplikowali, dostają automatyczną zbiorczą wiadomość z systemu – krótką, ale konkretną: rekrutacja zakończona, dziękujemy, zapraszamy w przyszłości. To eRecruiter wysyła ją za Piotra, bez angażowania jego czasu, dzięki szablonom wiadomości powiązanym z konkretnym etapem rekrutacji. Kandydaci, z którymi przeprowadzono rozmowę, otrzymują bezpośredni telefon od Piotra.

Jeśli szukasz gotowych standardów, jak formułować taką odpowiedź krok po kroku, sprawdź nasz poradnik „Feedback po odrzuceniu z rekrutacji. Jak zrobić to dobrze?”.

Hiring managerowie jako partnerzy

Managerowie mają dostęp do eRecruitera, gdzie widzą notatki po screeningu i spersonalizowane pytania wygenerowane przez system dla każdego kandydata z osobna. Dzięki temu przychodzą na spotkania przygotowani, a Piotr nie musi wysyłać osobnych briefingów. Włączenie menedżera już na starcie jest dla niego kluczowe, bo to on najlepiej wie, kogo szuka do swojego zespołu.

eRecruiter dodatkowo automatycznie przypomina hiring managerom o aplikacjach czekających na ocenę i informuje ich o nowych notatkach dodanych przez rekrutera, dzięki czemu żadna kandydatura nie czeka na decyzję managera dłużej, niż to konieczne.

Strona kariery jako samodzielne źródło kandydatów

WTW zbudowało stronę kariery w eRecruiterze, która transparentnie prezentuje wszystkie trzy spółki – każdą osobno, z przypisanymi ofertami pracy. Obok Pracuj.pl i poleceń pracowniczych to jedno z trzech głównych źródeł aplikacji i ważny element budowania marki pracodawcy.

Efekty: kandydaci, którzy są wdzięczni za feedback, nawet ten z odmową

Efekt zmiany podejścia okazał się zaskakujący nawet dla samego Piotra, bo pokazał, jak rzadko kandydaci w ogóle otrzymują feedback dla kandydatów na tym etapie rekrutacji.

Kandydaci, którym Piotr podziękował za aplikację – wracają. Sami, gdy pojawia się nowa oferta albo z inicjatywy Piotra, kiedy otwiera się stanowisko, które może ich zainteresować. A obawa przed trudnymi rozmowami? Z czasem znika, bo regularne udzielanie feedbacku sprawia, że staje się to po prostu częścią procesu.

Wnioski

Pytany o to, co zmieniłby, gdyby zaczynał od zera, Piotr odpowiada bez wahania: wyeliminowałby trzymanie kandydatów na potem już od pierwszego dnia. Każda aplikacja powinna zostać oceniona na bieżąco, a menedżerowie powinni wiedzieć, że brak decyzji to też decyzja i nie jest dobra ani dla kandydata, ani dla procesu.

FAQ – najczęstsze pytania dotyczące feedbacku dla kandydatów w praktyce

Jak poprawić komunikację z kandydatami?

Zasada, która działa u Piotra Martyny z WTW: żaden kandydat nie zostaje bez decyzji. W eRecruiterze szablony wiadomości przypisane do etapu rekrutacji wysyłają zbiorczą odpowiedź automatycznie, a notatki przy profilu kandydata pozwalają wrócić do rozmowy nawet po kilku tygodniach, bez polegania na pamięci rekrutera.

Jak poprawić candidate experience?

Największym problemem candidate experience jest brak feedbacku — 97% kandydatów uznaje go za ważny, a ponad 90% regularnie go nie dostaje (Raport Candidate Experience 2025, eRecruiter). W WTW rozwiązała to jedna zasada: każda aplikacja dostaje decyzję, wspierana przez szablony wiadomości i Planer spotkań w systemie eRecruiter.

Jak zarządzać aplikacjami kandydatów?

W eRecruiterze wszystkie aplikacje ze strony kariery, Pracuj.pl czy poleceń pracowniczych spływają do jednego systemu, z przypisanym etapem, notatkami i historią kontaktu przy każdym kandydacie. Tak Piotr Martyna z WTW zarządza rekrutacjami do trzech spółek jednocześnie, bez przeskakiwania między narzędziami i bez polegania na pamięci.

Jak usprawnić proces rekrutacji?

Jedna zasada zmienia wiele: żaden kandydat nie zostaje bez decyzji, a każdy etap ma przypisany szablon wiadomości i sposób kontaktu. Piotr Martyna z WTW łączy to z centralnym zarządzaniem aplikacjami w eRecruiterze — dzięki temu samodzielnie prowadzi rekrutacje do trzech spółek i ok. 80 zatrudnień rocznie, nie tracąc kontroli nad feedbackiem.

Jakie eRecruiter wspiera udzielanie feedbacku kandydatom?

Najważniejsze to: szablony wiadomości powiązane z etapem rekrutacji, notatki i historia kontaktu przy profilu kandydata, Ocena aplikacji dla managerów oraz Planer spotkań ułatwiający szybki kontakt telefoniczny. Tych funkcji używa Piotr Martyna z WTW, prowadząc samodzielnie rekrutacje do trzech spółek.