Rekrutacja w małej firmie: jak Take Group uporządkowało procesy z eRecruiterem

Mała firma, jedna osoba w HR, rekrutacje co miesiąc i ktoś z zewnątrz, kto mówi: „eRecruiter? To nie jest system dla was, tylko dla dużych korporacji.” Słysząc takie stwierdzenie, nasza rozmówczyni postanowiła to sprawdzić i przekonać się sama.

O tym, jak eRecruiter zmienia codzienną pracę w rekrutacji, niezależnie od wielkości firmy, opowiada Luna Olszyńska, HR & Recruitment Specialist w Take Group.

Wyzwanie: dynamiczny wzrost, ciągłe rekrutacje i chaos w arkuszach

Take Group rośnie szybko, a nowe role pojawiają się wraz z każdym etapem rozwoju. Stanowiska programistyczne i specjalistów SEO otwierają się praktycznie co miesiąc. Kiedy Luna dołączyła do zespołu, pierwszą rekrutację musiała przeprowadzić bez systemu ATS, więc zaczęła działać w arkuszu.

Dochodziła do tego rozproszona komunikacja z hiring managerami: informacje o kandydatach krążyły w mailach, a Luna musiała ręcznie pilnować terminów wysyłania wiadomości, żeby żaden kandydat nie poczuł się pominięty.

Decyzja: zarząd dał zielone światło, Luna wybrała eRecruiter

Gdy Luna dołączyła do Take Group, zarząd od razu dał jej jasny sygnał: wybierz narzędzie, które ci odpowiada i zacznij działać. Temat narzędzi nie wymagał długich dyskusji, zarząd rozumiał wartość dobrego systemu i dał Natalii wolną rękę w wyborze.

Luna testowała różne rozwiązania. Gdy porównała ceny i możliwości, eRecruiter wypadł najlepiej: intuicyjny, przejrzysty i w cenie dostępnej dla małej firmy.

Cały proces decyzyjny, od wyboru systemu po wdrożenie, zajął niecały tydzień.

eRecruiter w praktyce: jak Luna zarządza rekrutacją w małej firmie

Wszystkie informacje w jednym miejscu

eRecruiter dał Natalii jedno przejrzyste miejsce dla wszystkich danych o kandydatach, niezależnie od tego, skąd trafili do systemu.

Kandydaci z różnych źródeł spływają do jednego systemu. Nawet ręczne dodawanie CV jest zautomatyzowane, dane kandydata uzupełniają się same po wgraniu dokumentu.

Widoki systemu dopasowane do potrzeb

Luna korzysta zarówno z widoku kanban, jak i listy, zależnie od tego, czego akurat potrzebuje. Według jej doświadczenia do przeglądu kandydatów lepszy jest kanban, do szybkiego wyszukiwania konkretnej osoby sprawdza się lista.

Oceny, tagi i baza kandydatów na przyszłość

eRecruiter pozwala Natalii oceniać każdego kandydata w skali od 1 do 5, dodawać tagi i notatki, dzięki czemu łatwo wrócić do konkretnej osoby przy nowej rekrutacji. Co ważne, baza kandydatów nie jest tylko archiwum po zakończonej rekrutacji. Luna regularnie sięga do niej przy nowych procesach, żeby sprawdzić, czy ktoś z poprzednich rekrutacji nie pasuje do nowej roli.

Hiring managerowie w systemie

Wcześniej, zanim Luna dołączyła do Take Group, hiring managerowie sami przeglądali CV spływające z różnych miejsc. Teraz mając dostęp do systemu, widzą notatki i mogą oceniać kandydatów bez zbędnej komunikacji mailowej.

Żeby wdrożyć hiring managerów do systemu, wystarczyło raz wspólnie przejść przez eRecruitera. Po tym zaczęli działać samodzielnie bez dodatkowych szkoleń.

Jeśli zastanawiasz się, które wskaźniki warto śledzić w małej firmie, sprawdź nasz przegląd 17 kluczowych wskaźników rekrutacji.

Efekty: 2-4 godziny zaoszczędzone na każdej rekrutacji

Luna zmierzyła czas, jaki udało jej się zaoszczędzić na jednej rekrutacji. Okazało się, że dzięki eRecruiter zyskuje od 2 do 4 godzin, które wcześniej pochłaniał przegląd CV, komunikacja z managerami, ocena aplikacji i obsługa odrzuceń.

Ale efekt, który Luna podkreśla najmocniej, jest inny. Po intensywnym dniu rekrutacji wyszła na spacer i uświadomiła sobie, że nie jest zmęczona.

Wnioski: eRecruiter sprawdza się u małych firm

Gdy Luna ogłosiła, że Take Group wdrożyło eRecruiter, odezwał się ktoś z zewnątrz z komentarzem: „To nie jest system dla was.” Luna uśmiechnęła się tylko pod nosem, bo wiedziała, że to nieprawda.

Zapytana o radę dla właścicieli małych firm, Luna nie ma wątpliwości:

FAQ – najczęstsze pytania dotyczące rekrutacji w małej firmie

Czy małe i średnie firmy potrzebują systemu ATS?
Tak. Rekrutacja w małej firmie jest równie wymagająca jak w dużej organizacji, tylko przy mniejszych zasobach. W przypadku Take Group, 19-osobowej firmy technologicznej rekrutującej co miesiąc specjalistów IT i SEO, prowadzenie procesów w arkuszach powodowało chaos, rozproszenie aplikacji i dodatkową pracę administracyjną. Po wdrożeniu eRecruiter wszystkie dane kandydatów znalazły się w jednym miejscu, a managerowie mogą oceniać kandydatów bez wymiany wielu wiadomości e-mail.
Największą korzyścią okazała się oszczędność czasu. Według HR & Recruitment Specialist w Take Group, eRecruiter pozwolił zaoszczędzić od 2 do 4 godzin na każdej rekrutacji, dzięki automatyzacji pracy z CV, ocenom kandydatów, tagom i łatwiejszej współpracy z managerami.

Jaki ATS dla małej firmy jest dostępny w przystępnej cenie?
Dla małych firm liczy się nie tylko funkcjonalność, ale również koszt wdrożenia i utrzymania systemu. W Take Group przed wyborem rozwiązania porównywano różne narzędzia ATS. Ostatecznie wybrano eRecruiter, ponieważ oferował funkcje potrzebne w codziennej rekrutacji w cenie odpowiedniej dla niewielkiej organizacji.
Jak podkreśla zespół Take Group, już podstawowy moduł eRecruiter pozwala uporządkować aplikacje, zadbać o zgodność z RODO, budować bazę kandydatów i udostępniać proces rekrutacyjny managerom. Dzięki temu mała firma może profesjonalizować rekrutację bez inwestowania w rozbudowane rozwiązanie klasy enterprise.

Czy wdrożenie eRecruiter w małej firmie jest trudne?
Nie. Doświadczenia Take Group pokazują, że wdrożenie ATS nie musi być skomplikowanym projektem. W ich przypadku proces od wyboru rozwiązania do rozpoczęcia pracy w eRecruiter zajął mniej niż tydzień, mimo że za rekrutację odpowiada jedna osoba.
Dodatkowo hiring managerowie szybko zaczęli korzystać z systemu samodzielnie po krótkim wprowadzeniu. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi firma mogła szybko zastąpić arkusze i rozproszone pliki uporządkowanym procesem rekrutacyjnym bez długich szkoleń i dodatkowych zasobów.

Czy wdrożenie ATS wymaga wsparcia działu IT?
Nie, mimo że firma jest technologiczna, wdrożeniem zajęła się samodzielnie jedna osoba z HR, bez angażowania zespołu IT. Interfejs eRecruiter jest na tyle intuicyjny, że zarówno HR, jak i hiring managerowie mogli zacząć z niego korzystać po jednym wspólnym przejściu przez system.

Jaki system ATS sprawdzi się w zespole liczącym około 20 osób?
Dla zespołu wielkości Take Group (19 osób, jedna osoba w HR, kilka rekrutacji miesięcznie) sprawdza się podstawowy moduł ATS, który porządkuje aplikacje w jednym miejscu, umożliwia ocenę i tagowanie kandydatów oraz daje hiring managerom bezpośredni dostęp bez dodatkowej komunikacji mailowej. Zdaniem Luny Olszyńskiej wielkość firmy nie jest tu czynnikiem decydującym, bo rekrutacja pojawia się niezależnie od liczby pracowników, a uporządkowany proces oszczędza czas bez względu na skalę.