Z chaosu do porządku: Jak automatyzacje usprawniły współpracę Działu People&Culture z menedżerami w BIDFOOD

W dynamicznie rozwijającej się organizacji, działającej w wielu lokalizacjach w całej Polsce, rekrutacja prowadzona wraz z menedżerami szybko stała się źródłem chaosu informacyjnego: decyzje ginęły w mailach, kandydaci nie otrzymywali feedbacku, a Dział People&Culture tracił czas na ręczne zbieranie informacji od hiring managerów z kilku różnych miejsc.

Nasza rozmówczyni, Dominika Przybysz – Koordynator ds. Rekrutacji i Doświadczeń Kandydata – opowiada, jak dzięki eRecruiter można uporządkować współpracę z menedżerami w rozproszonej strukturze tak, aby była spójna, ustandaryzowana i jednocześnie nie obciążała nadmiernie żadnego z zespołów.

Wyzwanie: Informacje od menedżerów ginęły w mailu, telefonie i… na papierze

Kiedy Dominika dołączyła do BIDFOOD dwa lata temu, eRecruiter był już wdrożony w firmie. Problem polegał na tym, jak był on używany.

W praktyce decyzje menedżerów wracały różnymi kanałami: raz przez system, raz mailem, raz SMS-em napisanym samodzielnie, a czasem w ogólne nie wracały. Dział People&Culture musiał ręcznie zbierać informacje z wielu miejsc i wpisywać je do systemu z opóźnieniem.

Wpływało to też na Candidate Experience, bo nie zawsze było jasne, kto za co odpowiada:

Utrudniało to raportowanie, spowalniało procesy i sprawiało, że kandydaci często nie otrzymywali informacji zwrotnej.

Rozwiązanie: uporządkowanie fundamentów procesu, a potem wdrożenie automatyzacji

Doświadczenie z eRecruiterem, które Dominika wyniosła z poprzedniej firmy, pomogło Działowi People&Culture nazwać to, co nie działało: przy rosnącej skali rekrutacji proces niepotrzebnie się wydłużał, a część działań toczyła się poza systemem.

Krok 1: Najpierw zaufanie, potem narzędzia

Dział People&Culture wiedział, że sama technologia nic nie zmieni bez gotowości ludzi. Zanim rozpoczęły się dyskusje o automatyzacjach usprawniających współpracę z menedżerami, zaczęli od ich edukacji odnośnie korzystania z eRecruitera.

Podczas konkretnych rekrutacji Dominika udostępniała ekran i na żywo pokazywała menedżerom możliwości systemu. Rozwiała dzięki temu mity, takie jak ten, że notatki dodawane przy CV w eRecruiterze są widoczne.

Wraz z zespołem dostosowali również formularze pod realne potrzeby rekrutacyjne – filtrowanie po oczekiwanym wynagrodzeniu, okresie wypowiedzenia, lokalizacji. Dziś firma ma kilkanaście formularzy nazwanych i dopasowanych do stanowiska, działu i lokalizacji.

Wspólnie z Kamilem Kwiatkowskim [Expert Customer Success Manager oraz Koordynator Rozwoju Sprzedaży Automatyzacji eRecruiter] nagrali godzinny webinar pokazujący system z perspektywy hiring managera. Nagranie trafiło na wewnętrzną platformę wiedzy BIDFOOD i działa do dziś jako samodzielny materiał onboardingowy dla każdego nowego menedżera, który będzie rekrutował.

Krok 2: Siedem automatyzacji, które zmieniły wszystko

Gdy menedżerowie działali już płynnie w systemie, Dział People&Culture przeprowadził analizę całego procesu rekrutacyjnego krok po kroku – szukając miejsc, gdzie automatyzacja może zdjąć powtarzalną pracę, nie zastępując człowieka. Pierwsze wdrożenie było małe, ale natychmiastowe w efektach.

To był sygnał do testowania kolejnych rozwiązań. Dziś BIDFOOD korzysta z 7 automatyzacji (kilka z nich zostało spersonalizowanych pod ich potrzeby):

• Automatyczny SMS po nieodebranym połączeniu – wyższa skuteczność pierwszego kontaktu;
• Automatyczny SMS z adresem i szczegółami spotkania – wysyłka do kilkunastu osób w kilka sekund;
• Automatyczne tagowanie CV – wyszukiwanie kandydatów bez ręcznej pracy;
• Generowanie pytań przez AI – menedżer idzie na rozmowę z gotową, dopasowaną listą pytań;
• Automatyczne podziękowania po zakończeniu etapu – nikt nie zostaje bez odzewu;
• Automatyczna wiadomość po wysłaniu aplikacji – kandydat od razu otrzymuje potwierdzenie i wie, że jego zgłoszenie dotarło;
• Automatyczna wiadomość po odrzuceniu – po ocenie „1″ lub kliknięciu czerwonego kciuka, status zmienia się automatycznie na odrzucenie, a kandydat otrzymuje informację zwrotną.

Automatyzacja pytań przez AI okazała się największym zaskoczeniem dla menedżerów.

Rezultaty zmian: mniej ręcznej pracy i lepsza komunikacja

Efekty: korzyści dla Działu People&Culture, menedżerów i kandydatów

Efekty są widoczne z trzech perspektyw jednocześnie:

Plany na rozwój w strefie procesu rekrutacji

Dominika nie zatrzymuje się na obecnych sześciu automatyzacjach. BIDFOOD planuje dalsze rozszerzenie systemu – w tym łączenie różnych modułów eRecruitera, a w związku z rebrandingiem firmy – budowę nowej strony Kariera, postawionej na indywidualizm i człowieka.

Docenia też fakt, że eRecruiter wychodzi poza standardowe portfolio i tworzy automatyzacje skrojone pod konkretną organizację:

Wnioski i rekomendacje

Na pytanie, co Dominika powiedziałaby firmom, które obawiają się wdrożenia automatyzacji w ich proces rekrutacji, rekruterka odpowiada:

BIDFOOD zaczął od SMS-a do kandydata, który nie odbierał telefonu. Jeden krok. Jeden natychmiastowy efekt i to pociągnęło kolejne pięć. A które automatyzacje Tobie pomogą usprawnić pracę?