Jak Budimex zamienia bazę kandydatów w skuteczne narzędzie i buduje nowoczesny proces rekrutacji

Kandydatów na rynku jest coraz mniej, a w branży budowlanej występują lokalizacje, gdzie nie ma ich praktycznie wcale. Do tego dochodzi nieprzewidywalny harmonogram zatrudniania, który zależy od tego, kiedy ruszy kolejny kontrakt na budowę. Żeby to wszystko działało sprawnie, potrzebny jest system, który nie tylko zbiera aplikacje, ale pozwala do nich wracać w następnych tygodniach lub przy kolejnych rekrutacjach. O tym, jak skutecznie zarządzać takim procesem, opowiada Małgorzata Pleban, Specjalistka ds. Rekrutacji w Budimex.

Wyzwanie: tysiące aplikacji, a właściwy kandydat w wielu przypadkach wciąż trudny do znalezienia

Do końca maja 2026 do Budimex napłynęło blisko 25 000 aplikacji. Jednak sama duża liczba przesłanych CV nie oznacza, że właściwy kandydat zostanie znaleziony, ponieważ branża budowlana czasem wymaga bardzo konkretnych profili. Rekrutowany inżynier budowy może być sanitarny, ogólnobudowlany, elektryczny albo hydrotechniczny, a konkretne kontrakty często narzucają szczegółowe wymagania dotyczące uprawnień.

Do tego dochodzi lokalizacja – Budimex prowadzi inwestycje w całej Polsce i za granicą, a nie każdy kandydat o odpowiadających kompetencjach jest gotowy na relokację.

Dlatego rekruter nie może polegać wyłącznie na bieżącym spływie aplikacji. Musi aktywnie zarządzać bazą – oznaczać kandydatów i wracać do nich przy kolejnych kontraktach, gdy pojawia się nowa potrzeba.

Rozwiązanie: tagi jako fundament pracy z bazą kandydatów

Kluczem do pracy przy takiej skali i charakterze rekrutacji okazał się system tagowania kandydatów – spersonalizowany pod potrzeby Budimex, zbudowany w eRecruiterze. Tagowanie polega na przypisywaniu kandydatom słów kluczowych, które opisują ich kompetencje, specjalizację czy gotowość do relokacji. Dzięki temu, kiedy pojawia się nowy kontrakt, rekruter nie zaczyna od zera – ma gotową bazę oznaczonych kandydatów, do której może od razu sięgnąć – tak jakby szukał profilu na portalu społecznościowym.

Tagi działają też razem z funkcją odpowiedzi preferowanych dostępnych w eRecruiterze. Polega ona na tym, że rekruter podczas tworzenia formularza aplikacyjnego zaznacza, jaka odpowiedź na dane pytanie jest dla niego pożądana – na przykład gotowość do relokacji. System automatycznie oznacza kandydatów, którzy odpowiedzieli zgodnie z preferencją, co pozwala jednym kliknięciem wyfiltrować osoby spełniające ten warunek.

Formularz jako filtr, nie tylko forma

Nie każda rekrutacja wygląda tak samo i dlatego ważne jest stworzenie i korzystanie z różnych formularzy.

Przy poszukiwaniu kandydatów na stanowiska w centrali Budimex stosuje ujednolicony formularz. Jeśli ten sam kandydat pojawia się w kilku rekrutacjach, jego odpowiedzi automatycznie przenoszą się do nowego procesu – bez potrzeby ponownego uzupełniania danych. Żadne informacje się nie gubią.

Osobną ścieżką są rekrutacje na stanowiska o wąskiej specjalizacji – tu formularz tworzony jest pod konkretne wymagania. Małgorzata podaje przykład rekrutacji na pograniczu strategii i finansów, gdzie standardowe pytania nie filtrowały wystarczająco dobrze. Po zmianie formularza na taki z branżowymi pytaniami otwartymi jakość aplikacji wyraźnie wzrosła

Integracja z Teams: koniec z ręcznym tworzeniem spotkań

Przed integracją eRecruiter z Microsoft Teams każde zaproszenie na rozmowę wymagało dwóch osobnych działań: oznaczenia etapu w systemie i ręcznego utworzenia spotkania w Teams. Drobna rzecz, ale przy dziesiątkach procesów tygodniowo sumuje się do realnego kosztu czasu.

Dziś wystarczy jedno. Rekruter zaznacza termin, uczestników i formę spotkania bezpośrednio w eRecruiter i w tym samym momencie: w kalendarzu menedżera pojawia się blokada, kandydat dostaje maila z linkiem do Teams lub adresem biura, a menedżer – link do CV i notatek sporządzonych o kandydacie w systemie.

Ten ostatni element jest szczególnie ważny z perspektywy RODO: CV nie krąży w mailach ani w wiadomościach na Teams. Menedżer wchodzi w link i ma dostęp do wszystkiego – włącznie z notatkami rekrutera i historią poprzednich procesów, jeśli taka istnieje.

Polecenia pracownicze i wielojęzyczność: system, który skaluje się razem z firmą

Budimex prowadzi rekrutacje w sześciu językach: polskim, angielskim, czeskim, słowackim, ukraińskim i niemieckim. Ogłoszenia, formularze aplikacyjne i komunikacja z kandydatem – wszystko jest dostosowane do języka rekrutacji. Pozwala to obsługiwać zarówno spółki działające na rynku niemieckim, jak i kontrakty na Łotwie i w Estonii, gdzie rekrutacja toczy się po angielsku.

Osobnym filarem jest program poleceń pracowniczych, zintegrowany z eRecruiterem. Każdy pracownik może wygenerować swój indywidualny link do konkretnej oferty i przekazać go osobie, którą chce polecić. Kiedy ta osoba zaaplikuje, rekruter od razu widzi w eRecruiter, że to kandydat z polecenia i kto go polecił.

W branży budowlanej polecenia mają szczególną wartość: polecana osoba zazwyczaj wie już, na czym polega praca na kontrakcie. To kandydat z kontekstem i często najszybsza droga do obsadzenia trudnego stanowiska.

Podsumowanie

Budimex pokazuje, że skuteczna rekrutacja przy dużej skali i złożonych wymaganiach nie musi opierać się na ciągłym szukaniu nowych kandydatów. Dobrze zorganizowana baza, przemyślane formularze, sprawna komunikacja z biznesem i program poleceń pracowniczych tworzą razem system, który działa niezależnie od tego, ile kontraktów jest w toku.